Beim Schreiben eines detaillierten Projektmanagementplans oder -prozesses werden die Schritte und Aufgaben dokumentiert, die zum Erstellen eines Produkts oder einer Dienstleistung erforderlich sind. Ihr Aktionsplan sollte das gesamte Projekt mit allen Phasen beschreiben, angefangen von der Initiierung bis hin zur Überwachung, Durchführung, Kontrolle und Beendigung, empfiehlt das Project Management Institute. Fügen Sie eine Übersicht und Details zu Umfang, Zeitplan, Kosten und Qualität hinzu. Sie sollten auch die Mitglieder des Projektteams, die Kommunikationsstrategie, Risiken, Einkaufsprozesse und Techniken für das Änderungsmanagement auflisten.
Vorlage verwenden
Obwohl Sie Ihr eigenes Format erstellen können, ist es oft einfacher, mit einem vorhandenen Design zu beginnen. Laden Sie eine Vorlage von einer Website wie Microsoft Office, PM Docs oder PM Links herunter. Durch die Verwendung einer Vorlage wird sichergestellt, dass Sie alle erforderlichen Themen abdecken und die Konsistenz mit jedem Projekt beibehalten. Außerdem werden Sie durch eine Vorlage daran erinnert, die Personen zu identifizieren, die Ihren Plan genehmigen, Mittel zuweisen und Ressourcen bereitstellen.
Die Übersichtsanweisung wird verwendet, um die Situation zu beschreiben. Listen Sie beispielsweise die Geschäftsbedingungen auf, die das Projekt erforderlich gemacht haben. Dies kann Kundenfeedback, Pläne von Mitbewerbern oder Anforderungen von Investoren umfassen. Erstellen Sie Abschnitte für Umfang, Zeitplan und Budget. In diesen Abschnitten finden Sie Einzelheiten zu dem Produkt oder der Dienstleistung, die Sie erstellen möchten, Projektmeilensteine, wie viele Personen Sie benötigen, um an dem Projekt zu arbeiten, und zu den Budgetbeschränkungen. Erstellen Sie einen Abschnitt, der Ihren Qualitätsmanagementprozess beschreibt und eine Qualitätssicherungsstrategie und Initiativen zur Qualitätskontrolle enthält. Indem Sie den Prozess dokumentieren, dem Sie folgen möchten, teilen Sie allen Teammitgliedern mit, was sie tun müssen, um die Projektziele und -ziele zu erreichen.
Einzelheiten
Führen Sie die Mitglieder des Projektteams, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Zeitverpflichtungen in den unterstützenden Abschnitten auf. Beschreiben Sie außerdem die Kommunikationsstrategie, die verfolgt wird, z. B. wöchentliche Statusberichte und monatliche Besprechungen. Sie könnten beispielsweise eine Tabelle angeben, die angibt, woran jedes Teammitglied arbeiten soll. Fügen Sie die Aufgabe in die erste Spalte ein und dokumentieren Sie den Status in der zweiten Spalte, z. B. nicht gestartet, in Bearbeitung, abgeschlossen oder verzögert. Fügen Sie Platz für einen zusätzlichen Kommentar in einer dritten Spalte hinzu.
Verarbeiten
Beschreiben Sie abschließend die Pläne, um mit potenziellen Risiken umzugehen, z. B. Verspätungen bei Lieferanten oder zusätzliche Anforderungen der Stakeholder. Definieren Sie Einkaufsprozesse und Listentechniken für das Änderungsmanagement, einschließlich der Frage, wer Anpassungen des Plans genehmigt.
Die Genehmigung
Wenn Ihr Plan fertig ist, überprüfen Sie die Details mit dem Projektteam. Binden Sie ihr Feedback ein, bevor Sie es zur Genehmigung an Ihre Stakeholder weitergeben. Nachdem der Plan genehmigt wurde, arbeiten Sie sich durch die einzelnen Schritte. Halten Sie die Teammitglieder über den Fortschritt auf dem Laufenden. Befolgen Sie dabei die Anweisungen in Ihrer Kommunikationsstrategie. Bewerten Sie während der Arbeit Ihre Bemühungen, damit Sie die erlernten Techniken in Ihr nächstes Projekt integrieren können.
