Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Regeln für Meetings. Einige folgen einem informellen Prozess, während andere eine formalere Struktur erfordern. Als Manager oder Unternehmer ist es wichtig zu wissen, wie man formelle und informelle Meetings abhält und beendet. Dies verbessert die Kommunikation und führt zu einem produktiveren Ergebnis.
Was bedeutet es, ein Meeting zu vertagen?
Der Begriff "Vertagung" stammt aus den lateinischen Wörtern Anzeige (zu und Diurnus (Täglich). Obwohl viele Menschen den Begriff austauschbar verwenden, um ein Meeting zu beenden, bedeutet "Vertagung" eigentlich, ein Meeting oder einen Tagesordnungspunkt an einen anderen Tag zu verschieben. Zum Beispiel können die Vorstandsmitglieder eines Unternehmens eine Sitzung vertagen, wenn es einfach nicht möglich ist, die anstehenden Probleme zu erörtern, da wichtige Informationen fehlen. Vertagung bedeutet, dass das Treffen später wieder aufgenommen wird, wenn alle bereit sind, das betreffende Thema zu diskutieren. Es ist nicht das Gleiche wie das Beenden oder Beenden eines Meetings, wenn alle Probleme gelöst sind.
Welche Verfahrensregeln gelten für Meetings?
Einige Organisationen, insbesondere Gerichte, Universitäten, Regierungsbehörden und große Organisationen, halten sich an die festgelegten Regeln für die Durchführung von formellen Zusammenkünften. Zum Beispiel kann nach Roberts Regeln für die Neufassung jeder unter bestimmten Umständen ein Antrag auf Vertagung eines Meetings gestellt werden, zum Beispiel:
- In Ermangelung eines Quorums
- Wie in der Satzung der Organisation festgelegt
- Wenn Vorstandsmitglieder das Ende der Tagesordnung erreichen
- Bei einem Notfall oder einer unmittelbaren Gefahr, z. B. wenn der Feueralarm im Gebäude ausgelöst wird.
Zwar werden kleinere Unternehmen unwahrscheinlich Roberts Regeln befolgen, sie bieten jedoch einen einfachen Rahmen für die "offizielle" Vertagung eines Meetings.
Verfahren zum Vertagen einer Besprechung
Ein Meeting kann entweder zu Beginn oder zu einem beliebigen Zeitpunkt verschoben werden. Wenn Sie der Vorsitzende sind, planen Sie einen Plan, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft. Nachdem Sie die Tagesordnung besprochen haben, prüfen Sie, ob jemand einen Antrag auf Vertagung der Sitzung stellen möchte. Fragen Sie nach einem, indem Sie sagen "Höre ich einen Antrag auf Vertagung?" In dem Antrag auf Vertagung sollten Uhrzeit und Datum der nächsten Sitzung sowie alle dringenden Angelegenheiten, die eine Sondertagung vor der nächsten Hauptversammlung erfordern, klar festgelegt werden. Nach Roberts Regeln muss der Antrag unterstützt werden und kann nicht geändert oder debattiert werden.
Eine Sitzung kann ohne Antrag vertagt werden, wenn das Quorum nicht anwesend ist oder ein Notfall vorliegt. Falls es sich bei diesem Tag um einen Feiertag handelt, kann die Besprechung zur selben Zeit und an demselben Ort auf den nächsten Arbeitstag verschoben werden. Ein vertagtes Meeting folgt der gleichen Reihenfolge wie das ursprüngliche Meeting. In den abschließenden Bemerkungen kann der Vorsitzende den Tag und die Uhrzeit für die nächste Sitzung besprechen. Er kann auch Kontaktinformationen bereitstellen, sich bei den Teilnehmern bedanken und in letzter Minute daran erinnern. Falls die Verschiebung 90 Tage oder länger dauert, wird jeder Teilnehmer über Datum und Ort informiert.
Ein weniger formelles Treffen
Nicht alle Meetings sind formell. Daher erfordern nicht alle Sitzungen einen Antrag auf Vertagung. Sales Meetings sind ein gutes Beispiel.Sie sind sicherlich wichtig, und alle Vertriebsmitarbeiter werden erwartet. Der Zweck von Verkaufsgesprächen besteht jedoch darin, dass der Verkaufsleiter Informationen an die Mitarbeiter weiterleitet, möglicherweise Tipps und Ermutigungen anbietet oder diejenigen ermahnt, die ihre Ziele verfehlt haben oder die erforderlichen Unterlagen nicht erledigen konnten. Es wird jedoch keine Abstimmung während der Besprechung stattfinden, da die Meinung des Vertriebsleiters ausschlaggebend ist. Nach einer Besprechung, bei der eine Person zuständig ist, wäre es dumm, einen Antrag auf Vertagung zu stellen. Der Vertriebsleiter fragt möglicherweise nach Fragen, und nach der Beantwortung dieser Fragen sagen Sie einfach: "Das ist alles, was ich heute behandeln wollte. Nehmen Sie einige dieser neuen Broschüren mit und lassen Sie sich die unglaublichen Vorteile dieses großartigen Produkts erklären!"
Ein weiteres Beispiel sind Meetings, bei denen sich Manager treffen, um Probleme und Lösungen zu diskutieren. Die Manager haben weder Zeit für ein formelles Meeting mit Bewegungen und Sekunden noch brauchen sie eine. Sie wissen, worum es bei dem Treffen geht, daher ist keine Agenda erforderlich. Niemand braucht Minuten. Sie werden diese Themen beim nächsten Treffen weiter diskutieren, so dass sie das Treffen technisch verschieben könnten. Ein formales Ende des Treffens wäre jedoch umständlich und unangemessen. Die Chancen stehen gut, dass das Meeting für eine begrenzte Zeit geplant ist, beispielsweise für 30 oder 60 Minuten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, wird jemand sagen: "Lasst uns diese Diskussion nächsten Monat aufgreifen" während andere die Tür verlassen, um wieder an die Arbeit zu gehen.
