Wenn Sie anstelle von eigenen Grundstücken vermieten, versprechen Sie dem Vermieter die Miete, Wartungsgebühren und andere Kosten. Das Bargeld, das Sie jeden Monat oder Quartal zahlen, wird als Mietkosten bezeichnet. Dieses Geld wird in dem Monat, auf den sich die Miete bezieht, in der Erfolgsrechnung verbucht. Vorausbezahlte Miete ist eine Miete, die Sie vor dem Fälligkeitsdatum zahlen. Es handelt sich um eine Vorauszahlung für einen künftigen Nutzen, sodass Sie dies als einen Vermögenswert für das Unternehmen verbuchen.
Was ist Prepaid-Miete?
Wenn ein Unternehmen Räumlichkeiten wie ein Büro, ein Einzelhandelsgeschäft oder ein Fabrikgebäude anmietet, ist die Miete in der Regel im Voraus für den Monat oder das Quartal fällig, das durch die Mietzahlung abgedeckt wird. Die Miete für Juni kann beispielsweise am 31. Mai oder am 1. Juni fällig sein. Viele Unternehmen zahlen die Miete per Scheck. Dies bedeutet, dass sie organisiert sein müssen und einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum in der Post eingecheckt werden müssen. Andernfalls erhält der Vermieter möglicherweise den Mietscheck nicht rechtzeitig, und das Unternehmen kann mit schwerwiegenden wirtschaftlichen Konsequenzen wie Zinsen, verspäteten Gebühren und einer möglichen Räumungserklärung konfrontiert werden.
Die vorausbezahlte Miete ist einfach der für die Miete gezahlte Betrag vor dem Mietzeitraum, auf den sie sich bezieht. Wenn Sie im Mai einen Scheck über die Miete für Juni schreiben, haben Sie eine Vorauszahlung geleistet. Einige Unternehmen können die Miete jeden Monat um ein paar Tage im Voraus begleichen, um sicherzustellen, dass die Mietprüfung rechtzeitig ankommt. Andere entscheiden sich dafür, die Miete für mehrere Monate im Voraus zu bezahlen, beispielsweise aus wirtschaftlichen Gründen, um einen Mietnachlass zu erhalten oder einfach nur, um die Gewissheit zu erhalten, dass die Miete bezahlt wird. Was auch immer Ihre Gründe sind, wenn Sie das Scheckheft vor der fälligen Miete aufbrechen, zahlen Sie die Miete voraus.
Was sind Mietkosten?
Die Mietkosten sind alle Kosten, die mit der Vermietung einer Immobilie während eines Berichtszeitraums verbunden sind. Sie beinhaltet selbstverständlich die Miete, die Sie jeden Monat oder Quartal zahlen, aber auch alle anderen Kosten, die zur Nutzung einer Immobilie erforderlich sind. Beispielsweise können Sie zusätzliches Geld zahlen, um Versicherungen, Wartung, Reparatur der öffentlichen Bereiche des Gebäudes und die Sicherheit abzudecken.
Die Mietkosten sind fixe Kosten, im Gegensatz zu den variablen Kosten. Das bedeutet, dass Sie sie monatlich oder vierteljährlich bezahlen müssen, unabhängig davon, wie viel Produkt Sie produzieren. Selbst wenn Sie den Betrieb für einen Monat einstellen, müssen Sie immer noch Ihre Miete und andere Leasingverpflichtungen zahlen. Somit können Mietkosten die Betriebserträge eines Unternehmens erheblich beeinträchtigen.
Was sind die Unterschiede zwischen vorausbezahlten Mieten und Mietkosten?
In Bezug auf Laien ist der Unterschied einfach: Ein Mietaufwand ist der Betrag, den Sie im Rahmen eines Mietvertrages zahlen müssen, und der vorausbezahlte Mietpreis ist der Mietaufwand, den Sie vor dem Fälligkeitstag zahlen. In buchhalterischer Hinsicht wird es etwas komplizierter.
Mietaufwendungen fallen im Allgemeinen in die Kategorie Vertriebs-, allgemeine und Verwaltungskosten, die in die Gewinn- und Verlustrechnung aufgenommen werden. Zu den sonstigen VVG-Kosten zählen verschiedene Ausgaben wie Gehälter, Bürobedarf, Versicherungen und Rechtsstreitigkeiten. Die Mietkosten werden als VVG-Kosten klassifiziert, da ein Unternehmen seine Immobilien nutzt, um zu operieren und Geld zu verdienen.
Produktionsunternehmen können ihre Mietkosten etwas anders behandeln. Es ist weitaus üblicher, dass diese Unternehmen die Mietkosten als Bestandteil der Betriebskosten berücksichtigen. Denn die Miete für das Werksgelände ist an die Produktion gebunden - ohne eine Fabrik gäbe es kein Produkt. Miete, die nicht an die Produktion gebunden ist, z. B. Büroräume, wird den VVG-Kosten berechnet. Am Ende des Tages spielt es jedoch keine Rolle, in welcher Kategorie die Mietkosten enthalten sind - der Endeffekt ist der gleiche.
Was ist der Endeffekt? Wenn Sie Mietkosten anfallen, schreiben Sie das Geldkonto gut und belasten die Mietkosten / das VVG-Konto. In der Gewinn- und Verlustrechnung sind die VVG-Kosten unter den Einnahmen aufgeführt und werden in demselben Block wie die anderen Aufwendungen wie Abschreibungen und Kosten der verkauften Waren aufgeführt. Der Gesamtumsatz abzüglich der Kosten der verkauften Waren ergibt Ihren Bruttogewinn. Bruttogewinn, abzüglich Betriebsausgaben - VVG-Kosten - entspricht Betriebsergebnis. Das Betriebsergebnis ist ein Maß dafür, wie viel Ihres Einkommens letztendlich zu Gewinn führen wird, nachdem die Buchhalter etwa Steuern abgezogen haben. Je höher Ihre Mietkosten sind, desto niedriger ist das Betriebsergebnis. Die Mietkosten haben einen direkten Einfluss auf den Bargeldbetrag Ihres Tresors.
Um zu verstehen, wie die vorausbezahlte Miete in diese Analyse passt, müssen Sie wissen, dass in einem Mietkosteneintrag die Kosten für die Belegung der in der Gewinn- und Verlustrechnung angegebenen Zeitspanne aufgeführt werden - selbst wenn die Miete nicht innerhalb dieser Frist bezahlt wurde. Wenn also die ABC-Gesellschaft ihre Gewinn- und Verlustrechnung für Juni vorbereitet und die Miete für Juni auf 5.000 Dollar ansteigt, würde ABC einen Mietaufwand von 5.000 Dollar ausweisen. Die Firma macht den gleichen Eintrag unabhängig davon, ob sie die Miete im Juni oder im Mai gezahlt hat.
Um mit dieser zeitlichen Abweichung fertig zu werden, muss das Unternehmen die im Voraus gezahlte Mietsumme erfassen, die noch nicht verbraucht wurde. Dies geschieht im Abschnitt "Umlaufvermögen" der Bilanz. Um auf das obige Beispiel zurückzukommen, würde ABC, wenn die Miete im Mai gezahlt wurde, die Vorauszahlung in Höhe von 5.000 US-Dollar als Umlaufvermögen verbuchen, bis die Kosten tatsächlich angefallen sind. Für buchhalterische Zwecke ist die vorausbezahlte Miete ein Vorteil, den das Unternehmen noch nicht in Anspruch genommen hat, aber in der Zukunft irgendwann in Anspruch nehmen wird. Es ist ein Gewinn für das Unternehmen.
Warum Unternehmen Prepaid-Mieten verwenden
Unternehmen verwenden meistens vorausbezahlte Mieten aus kommerziellen Gründen. Eine der wesentlichen Bestimmungen eines gewerblichen Mietvertrags betrifft die Fälligkeit der Mietzahlung. Üblicherweise wird die Jahresmiete in 12 gleichen Zahlungen an dem vom Leasingvertrag angegebenen Zeitpunkt oder in vier gleichen Zahlungen fällig. Wenn die Miete vierteljährlich gezahlt wird, werden im Mietvertrag die vier Mietzahlungstermine angegeben, z. B. der 1. Januar, der 1. April, der 1. Juli und der 1. Oktober. Es gibt keinen Zauber an diesen Terminen - sie sind gerade durch Konventionen entstanden.
Sie werden jedoch feststellen, dass Sie die Miete immer einen Monat oder drei Monate im Voraus zahlen müssen, was zu einer vorausbezahlten Mietsituation führt. Banken und Hypothekenbanken bestehen in der Regel darauf, dass die Vermieter die Mietzahlungen erhalten, bevor die Hypothek für den gleichen Zeitraum fällig wird. Es besteht eine größere Chance, dass die Hypothekenzahlung durch die Mieteinnahmen gedeckt wird. So wird es Ihnen schwer fallen, einen Vermieter zu finden, der Sie in Verzug setzen lässt.
In einigen Fällen können Sie wählen, mehrere Mietzahlungen im Voraus zu zahlen. Sie können beispielsweise anbieten, eine volle Jahresmiete zu zahlen, um sich eine bestimmte Immobilie zu sichern, wenn der Wettbewerb hart ist. Oder Sie stimmen zu, einige Monate im Voraus zu bezahlen, um einen anderen Süßstoff wie einen Rabatt von 10 Prozent auf die Miete zu erhalten. Jedes Unternehmen hat seine eigenen kommerziellen Treiber, um Bargeld auf den Tisch zu legen.
Die einzige Sache, für die Sie die vorausbezahlte Miete nicht verwenden können, ist die Erhebung zusätzlicher Steuerermäßigungen. In der Regel wird ein Unternehmen in demselben Jahr einen Abzug geltend machen, in dem es die Geschäftskosten bezahlt. Wenn Sie also im Jahr 2018 eine Versicherungsprämie in Höhe von 2.000 USD gezahlt haben, würden Sie 2018 den Abzug geltend machen. Stellen Sie sich nun vor, Sie haben einen mehrjährigen Versicherungsvertrag mit einer Rate von 2.000 USD pro Jahr. Wenn Sie möchten, können Sie die Prämien 2018 und 2019 gleichzeitig bezahlen und die Zahlung in Höhe von 4.000 US-Dollar 2018 abziehen. Dies kann je nach Ihrer Steuersituation von Vorteil sein. Leider ist die vorausbezahlte Miete eine Ausnahme vom Abzug, wenn Sie die Regel zahlen. Wenn Sie im Juni 50.000 US-Dollar für eine Jahresmiete zahlen, können Sie am 31. Dezember nur sieben Monate von dieser Miete abziehen.
Beispiele für Mietkosten
Ein wichtiges Merkmal des gewerblichen Leasing ist, dass die Miete während der Mietdauer selten konstant bleibt. Die meisten Unternehmen unterzeichnen Leasingverträge mit einer Laufzeit von fünf oder zehn Jahren, mit der Bestimmung, dass die Miete jährlich steigen wird, entweder als fester Prozentsatz oder entsprechend der Inflation. Anstatt die schwankenden Mietzahlungen zu berücksichtigen, werden die Mietkosten eines Unternehmens von Monat zu Monat konsistent aufgeführt. Dies wird als lineare Abrechnungsmethode bezeichnet.
Nehmen Sie beispielsweise an, dass das Unternehmen XYZ einen einjährigen Mietvertrag für den 1. Januar unterzeichnet. Die Miete beträgt für die ersten sechs Monate 2.000 USD pro Monat. Danach beträgt die Miete 2.500 $ pro Monat. Bei der linearen Methode wird XYZ die Mietzahlung für die gesamte Mietdauer ausrechnen. In diesem Beispiel beträgt die Miete sechs Monate bei 2.000 USD und sechs Monate bei 2.500 USD oder insgesamt 27.000 USD. Teilen Sie diesen Betrag durch die 12-monatige Mietdauer, und Sie erhalten eine durchschnittliche Zahlung von 2.250 USD pro Monat. Das Unternehmen erfasst diesen Mietaufwand in der monatlichen Gewinn- und Verlustrechnung.
Natürlich entsprechen die Mietkosten nicht der Realität. In den ersten sechs Monaten zahlt XYZ jeden Monat 250 US-Dollar weniger als die Mietkosten. In den zweiten sechs Monaten zahlt es 250 $ mehr. Um diese Unterschiede auszugleichen, muss das Unternehmen ein Konto für abgegrenzte Mietaufwendungen verwenden.
Ganz einfach: Die XYZ-Gesellschaft wird von Januar bis Juni 250 US-Dollar pro Monat auf die Konto für zurückgestellte Mietkosten aufbringen und dann von Juli bis Dezember 250 US-Dollar von der Konto für latente Mietkosten abziehen. Im Dezember wird auf dem Konto ein Saldo von Null angezeigt. Durch die Verwendung der Rechnungsabgrenzungsposten wird sichergestellt, dass die XYZ Company die Mietaufwendungen nach den linearen Regeln erfasst und gleichzeitig die tatsächlich gezahlten Mietgelder in der Erfolgsrechnung erfasst.
Prepaid-Miete
Die vorausbezahlte Miete wird in der Bilanz des Unternehmens als kurzfristiger Vermögenswert ausgewiesen. Jedes Mal, wenn das Unternehmen die Miete im Voraus bezahlt, muss es das Konto des Umlaufvermögens mit dem Betrag der Mietvorauszahlung belasten und dann eine gleichzeitige Gutschrift auf das Geldkonto schreiben. Wenn das XYZ-Unternehmen die gesamte Jahresmiete von 27.000 US-Dollar im Voraus bezahlt hätte, würde dies die laufenden Prepaid-Aktiva für 27.000 US-Dollar und die Geldmittel für 27.000 US-Dollar belasten.
Die XYZ-Gesellschaft muss dann eine Anpassung vornehmen, um den monatlich verbrauchten Teil der vorausbezahlten Miete zu berücksichtigen. Dies geschieht durch die Überweisung des Rechnungsabgrenzungspostens in die Gewinn- und Verlustrechnung für den Zeitraum, in dem das Unternehmen die Miete aufgibt. Zu einem bestimmten Zeitpunkt in jedem Monat des zwölfmonatigen Leasingverhältnisses würde es daher Mietkosten in Höhe von 2.250 US-Dollar erfassen (belasten) und den vorausbezahlten Vermögenswert um denselben Betrag abziehen (Guthaben). Damit wird die Vorauszahlung letztendlich dem Aufwand belastet.
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die vorausbezahlte Miete bei Mietvorauszahlungen bis zu dem Monat, in dem die Miete verbraucht wird, als Vermögenswert in der Bilanz ausgewiesen wird. Dann berechnen Sie es auf Kosten. Wenn Sie vergessen, die Vorauszahlung in dem Monat, auf den sich die Miete bezieht, auf das Mietkostenkonto zu verschieben, wird der Vermögenswert in Ihrem Abschluss überlastet und der Aufwand unterboten. Es ist wichtig, dass Sie den Abschnitt "Prepaid-Miete" des Kontos für kurzfristige Vermögenswerte überwachen und die Liste aktualisieren, bevor Sie die Bücher am Ende eines jeden Monats schließen.
