Gutes Projektmanagement bedeutet, zu dokumentieren, was Sie tun und was Sie getan haben.Sowohl die Projektcharta als auch der Projektumfang werden bereits in der Anfangsphase eines Projekts erstellt und helfen, das Projekt in die richtige Richtung zu lenken. Beide Dokumente sind von entscheidender Bedeutung, um ein Projekt auf den Weg zu bringen, sie haben jedoch sehr unterschiedliche Zwecke, Zielgruppen und Inhalte.
Genehmigung
Die Charta hat einen Hauptzweck: einen Projektmanager zu autorisieren, definierte Ressourcen zu verwenden, um ein Projekt abzuschließen. Zweitens sollte die Charta einen Projektsponsor zuweisen. Diese beiden Personen verwalten und unterstützen das Projekt in mehreren Teams und in mehreren Phasen. Die Charta sollte ein kurzes Dokument sein, das mit einer kurzen Einführung in das Projekt beginnt, die Ziele, Zweck und Enddatum enthält. eine Tabelle mit dem Projektmanager, Sponsor und anderen Stakeholdern der Exekutive enthalten; und mit Unterschriften mit den genannten Teilnehmern schließen. Die Charta sollte selten länger als zwei Seiten sein.
Die Genehmigung
Da die Charta von mindestens einem leitenden Mitarbeiter, dem Sponsor, unterzeichnet wird, erhält das Projekt dokumentierte Gültigkeit. Die Charta wird häufig an Führungskräfte oder andere hochrangige Teammitglieder ausgeliefert und weist darauf hin, dass das Projekt genehmigt wurde. Da viele Projekte abteilungsübergreifend verwaltet werden, dient diese Genehmigung auch dazu, andere Teams darauf aufmerksam zu machen, dass ihre Zusammenarbeit erforderlich ist. Häufig wird die Charta zusammen mit einem Geschäftsfall präsentiert, und diese beiden Dokumente dokumentieren den Projektgrund.
Tore
Der Projektumfang definiert die Parameter des Projekts. Zunächst wird ein vorläufiges Dokument (zusammen mit der Charta und anderen Initiierungsdokumenten) erstellt, um die Ziele festzulegen. Dieses Dokument wird in der Regel den Teamleitern vorgelegt, die Mitglieder des Projektteams beisteuern, es enthält jedoch keine Angaben dazu, wie die Aufgaben ausgeführt werden. In einem Bauprojekt würde der vorläufige Umfang beispielsweise die zu erstellende Struktur beschreiben, einschließlich der Anzahl der Räume, der Quadratmeterzahl und der Anzahl der Eingänge.
Rechenschaftspflicht
Das Scope-Dokument hilft den Stakeholdern zu bestimmen, ob ein Projekt abgeschlossen ist. Da das Scope-Dokument definiert, was das Projekt liefern wird, ist es während des gesamten Projekts hilfreich, um zu bestimmen, ob das Projekt im Zeitplan ist, um erfolgreich abgeschlossen zu werden. Wenn es sich bei Ihrem Projekt um die Implementierung einer Software-Suite mit drei Anwendungen handelt und Sie zwei abgeschlossen haben, haben Sie Ihren versprochenen Umfang nicht erfüllt. Aus diesem Grund ändern sich häufig Scope-Dokumente während eines Projekts. Im Gegensatz zu einer Charta gelten Scope-Dokumente als "lebende" Dokumente. Wenn neue Informationen entdeckt werden, können die Ziele geändert werden.
