Viele Unternehmen beschränken den Zugang zu bestimmten Gebäuden oder Gebäudeteilen, die Mitarbeiter zur Erledigung ihrer Aufgaben betreten müssen. Das Unternehmen kann einem Mitarbeiter einen Schlüssel ausstellen, der es ihm ermöglicht, auf den eingeschränkten Bereich zuzugreifen. Vor der Ausstellung des Schlüssels kann es erforderlich sein, dass der Mitarbeiter eine Schlüsselinhabervereinbarung unterzeichnet, die Regeln für die ordnungsgemäße Verwendung des Schlüssels und Strafen für die nicht bestimmungsgemäße Verwendung enthält.
Haftung
Ein Schlüsselinhabervertrag kann die Haftung für beschädigte Möbel und Ausrüstungen im Sperrbereich begründen. Dies kann vorsätzliche Handlungen umfassen, z. B. wenn der Mitarbeiter eine Tür mit dem Schlüssel öffnet, so dass eine unbefugte Person das Gebäude betreten kann, und unbeabsichtigte Handlungen, z. B. das achtlose Öffnen einer Tür, nachdem der Mitarbeiter das Gebäude verlassen hat.
Vervielfältigung
Eine Schlüsselinhabervereinbarung kann die Duplizierung des Schlüssels durch den Mitarbeiter untersagen. Einige Schlüssel verfügen über eigene Zugriffsbeschränkungen, z. B. elektronische Schlüssel. Ein Metallschlüssel, der keine anderen Sicherheitsmerkmale enthält, ist relativ einfach und kostengünstig zu kopieren. Nach Angaben der Universität von Denver kann ein Arbeitgeber beschließen, eine Anklage gegen einen Angestellten zu erheben, der einen Schlüssel ohne Erlaubnis dupliziert.
Ersatz
Wenn der Mitarbeiter den Schlüssel verliert, kann die Schlüsselinhabervereinbarung festlegen, was der Mitarbeiter tun muss, um einen neuen Schlüssel zu erhalten. In der Vereinbarung kann festgelegt sein, dass der Mitarbeiter einen verlorenen Schlüssel innerhalb eines bestimmten Zeitraums, beispielsweise eines Tages, melden muss. Der Arbeitgeber kann eine Geldstrafe in Höhe von 20 USD in Rechnung stellen, bevor er dem Arbeitnehmer einen neuen Schlüssel gibt. Der Arbeitgeber kann diese Geldstrafe auch dann in Rechnung stellen, wenn der Verlust nicht die Schuld des Arbeitnehmers ist, weil jemand den Schlüssel gestohlen hat. Wenn das Gebäude strengeren Sicherheitsbeschränkungen unterliegt, muss der Arbeitgeber möglicherweise auch die Schlösser des Gebäudes wechseln, so dass der Angestellte möglicherweise auch für den Ersatz des Schlosses zahlen muss, was viel kostspieliger sein kann.
Rückkehr
Die Schlüsselinhabervereinbarung enthält Bedingungen, nach denen der Arbeitnehmer den Schlüssel zurückgeben muss, wenn er vom Arbeitgeber zurückgefordert wird, weil der Arbeitgeber den Schlüssel besitzt. Wenn das Unternehmen beschließt, den Mitarbeiter zu kündigen oder ihn zu beauftragen, in einem anderen Gebäude zu arbeiten, muss der Mitarbeiter den Schlüssel an die Person oder Abteilung zurückgeben, die in der Schlüsselbesitzer-Vereinbarung angegeben ist. Wenn der Mitarbeiter eine Schlüsselkaution hinterlegt, wenn das Unternehmen ihm den Schlüssel gibt, erhält der Mitarbeiter diese Kaution bei Rückgabe des Schlüssels zurück. Wenn der Schlüsselinhaber den Schlüssel nicht innerhalb des in der Vereinbarung festgelegten Zeitraums zurückgibt, kann in der Vereinbarung angegeben werden, dass der Schlüsselinhaber die Schlüsselersatzgebühr und auch die Kosten für das Auswechseln des Schlosses zahlen muss.
