Manchmal scheint die Idee, Richtlinien und Verfahren zu erstellen, überwältigend. Ein grundlegendes Verständnis dieses Dokuments und seines Zwecks kann jedoch hilfreich sein. Der erste Schritt besteht darin, die Definition dieser Begriffe zu lernen und was sie unterscheidet.
Tipps
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Eine Richtlinie bietet einen breiten Überblick über das Unternehmensziel. Ein Verfahren zeigt den Mitarbeitern genau, was sie tun müssen, um das Ziel zu erreichen.
Politik vs. Prozess
Der Hauptunterschied zwischen einer Richtlinie und einem Verfahren besteht darin, was sie Ihren Mitarbeitern mitteilt. Eine Richtlinie gibt einen Überblick über die Haltung des Unternehmens zu einem Problem. Ein Prozess oder eine Richtlinie gibt den Mitarbeitern Anweisungen zur Implementierung der Richtlinie.
Jede Richtlinie in Ihrem Unternehmen sollte präzise und einfach sein. Es sollte ein klares Ziel vermitteln, das auch ein völlig neuer Mitarbeiter verstehen kann. Nur Richtlinien, die diesen Richtlinien entsprechen, können Ihr Geschäft auf dem Laufenden halten.
Die Prozeduren unterstützen dann die von Ihnen verwendeten Richtlinien. Der Prozess sollte klar sein und fast jede Variation eines Problems abdecken. Beispielsweise sollte ein Rücksendeverfahren enthalten, was zu tun ist, wenn der Kunde eine Quittung hat, keinen Kaufnachweis hat oder den betreffenden Artikel verwendet hat. Durch Aufzählungszeichen und kurze Absätze lässt sich der Prozess leicht lesen und beachten.
Ein Beispiel zum Folgen
IT-Richtlinien und -Verfahren sind in vielen Unternehmen wichtig. Es ist allgemein bekannt, dass Mitarbeiter während der Arbeit nicht auf soziale Medien zugreifen sollten. Die Richtlinien können sagen, dass das Unternehmen Mitarbeiter in den Pausen oder wenn es für ihre Arbeitsaufgaben erforderlich ist, auf Social Media zugreifen kann.
Die Verfahren zum Erzwingen dieser Richtlinie können Methoden zum Melden unangemessener Computerverwendung und Schritte enthalten, die Supervisoren ergreifen können, um das Verhalten zu stoppen. Sie können die Befehlskette beschreiben, der diese Berichte folgen sollen, und was die Mitarbeiter erwarten können, wenn sie weiterhin gegen die Richtlinie verstoßen.
Arten von Richtlinien
Sie sollten Verfahren und Richtlinien für jeden Geschäftsbereich erstellen.Wenn Mitarbeiter Fragen zur Interaktion mit Kunden, zum Management oder zur Ausrüstung haben, sollten sie die Richtlinien einsehen können.
In vielen Unternehmen gibt es übergreifende Richtlinien für das Verhalten von Mitarbeitern, die Regeln dafür festlegen, wie sich die Mitarbeiter bei der Arbeit kleiden, handeln und leisten sollen. Weitere wichtige Bereiche sind Disziplin, Gleichbehandlung, sexuelle Belästigung, Anwesenheit, Arbeitsleistung und Arbeitssicherheit.
Nicht immer eins zu eins
Verfahren stützen häufig Unternehmensrichtlinien. Es gibt jedoch nicht immer ein Eins-zu-Eins-Verhältnis von Prozessen und Verfahren. Sie können beispielsweise Richtlinien festlegen, die besagen, dass Ihre Mitarbeiter frei von illegalem Substanzgebrauch sein dürfen, niemals andere Mitarbeiter sexuell belästigen dürfen und kein Geld aus dem Register nehmen dürfen. Dann haben Sie möglicherweise eine Prozedur, die behandelt, wie Berichte mit diesen Verhaltensweisen behandelt werden.
Warum sollten Sie Prozeduren und Richtlinien erstellen?
Jedes Unternehmen mit Mitarbeitern benötigt Richtlinien und Verfahren, um die Mitarbeiter zu führen. Diese Richtlinien stellen sicher, dass alle Personen in einem Unternehmen auf dieselbe Veranstaltung gleich reagieren. Diese Konsequenz ermöglicht es Ihnen, dem Geschäftsinhaber, manchmal abzuweichen. Sie können andere Aufgaben übernehmen und sogar einen Tag frei haben, wenn Sie wissen, dass Ihre Mitarbeiter sich um das Geschäft kümmern können.
Es kann auch dazu führen, dass Kunden wiederkommen und ein positives Markenimage aufbauen. Kunden, bei denen jedes Mal unterschiedliche Rückgabebedingungen gelten, können negative Gefühle für Ihre Marke entwickeln. Kunden, die wissen, was zu erwarten ist, wissen jedoch, dass sie auf Ihr Geschäft zählen können.
Schützen Sie Ihr Geschäft
Ein weiterer Grund, klare Richtlinien und Verfahrensrichtlinien auszuarbeiten, besteht darin, Ihr Unternehmen vor rechtlichen Schritten zu schützen. Ein prominentes Beispiel dafür sind disziplinarische Richtlinien. Sie sollten die Erwartungen der Mitarbeiter, die Disziplinarverfahren und den Zeitpunkt der Entlassung von Mitarbeitern erläutern.
Verfolgen Sie Ihren Prozess jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter Ihre Richtlinien verletzt. Wenn Sie jemanden aus Ihren Mitarbeitern entfernen müssen, können Sie die Kündigung wegen rechtswidriger Kündigungen verhindern. Wenn Sie Ihren Prozess dokumentieren, können Sie nachweisen, dass Sie rechtmäßig gehandelt haben.
