Die meisten Unternehmen erstellen einen jährlichen Geschäftsplan, der eine Finanzprognose enthält, die auch als Unternehmensbudget bezeichnet wird. Der Plan oder das Budget ist ein Managementinstrument, um das Unternehmen strategisch auszurichten. Es zeigt, welche Schritte erforderlich sind, um die gewählten Strategien zu implementieren - und wie viel diese Schritte oder Maßnahmen kosten -, und sie prognostiziert die Einnahmen und Gewinne, die sich aus ihrer Umsetzung erwarten lassen. Wenn tatsächliche Finanzergebnisse verfügbar sind, in der Regel am Ende eines jeden Monats, werden diese Ergebnisse mit den budgetierten Werten in Budgetvergleichsberichten verglichen.
Vorbereitung
Die tatsächlichen Finanzergebnisse werden von der Buchhaltung eines Unternehmens aufbereitet. Die Budgets können auch durch Buchhaltung erstellt werden, oder es gibt eine spezialisierte Abteilung für Finanzplanung und -analyse, die für die Budgetvorbereitung zuständig ist. Die Budgets haben das gleiche Format wie die monatlichen Abrechnungsauszüge, so dass Vergleiche der tatsächlichen Ergebnisse mit dem Budget einfacher sind. Diese Systeme sind normalerweise automatisiert. Sobald die Budgetwerte eingegeben wurden, werden die Vergleichsberichte automatisch erstellt, sobald die Abrechnungsinformationen verfügbar sind.
Wert
Abweichungen zwischen budgetierten und tatsächlichen Zahlen geben der Unternehmensleitung wichtige Informationen über die Geschäftsentwicklung des Unternehmens. Im Idealfall wurde das Budget sorgfältig vorbereitet, um so genau wie möglich eine Prognose darüber abgeben zu können, was das Unternehmen im kommenden Jahr erreichen kann. Wenn die Budgetvergleichsberichte erhebliche Abweichungen aufweisen, bedeutet dies, dass entweder die zur Erstellung des Budgets verwendeten Annahmen fehlerhaft waren oder sich das Geschäftsumfeld von den erwarteten Werten unterschied. Mit den Budgetvergleichsberichten kann das Managementteam schnell erkennen, wo die Probleme auftreten.
Analyse und Interpretation
In großen Unternehmen mit vielen Abteilungen und mehreren Abteilungen kann die Menge der erstellten Abrechnungen erheblich sein, sodass auch die Menge der Budgetvergleichsberichte groß ist. Buchhalter oder Finanzmitarbeiter verwenden diese Daten und bereiten zusammenfassende Berichte für die Geschäftsleitung zur Überprüfung vor. Diese Berichte, die jeden Monat erstellt werden, enthalten eine narrative Diskussion der Ergebnisse und eine Analyse der Gründe für die wichtigsten Abweichungen. Der Bericht enthält Diagramme und Diagramme, um die wichtigsten Trends zu veranschaulichen, die das Top-Management überprüfen und diskutieren muss. Bei Ausgaben, die höher sind als das Budget, müssen die für die Erstellung der Budgetvergleichsberichte verantwortlichen Analysten häufig auf die Buchungsjournaleinträge für diesen Zeitraum zurückgreifen, um die spezifischen Gründe für die Abweichungen aufzudecken. Bei der Analyse der Umsatzabweichungen wird festgestellt, ob der Absatz niedriger als geplant war oder der durchschnittliche Durchschnittspreis pro Einheit niedriger war als erwartet.
Korrekturmaßnahme
Nach einer Überprüfung der Budgetvergleichsberichte muss das Management feststellen, ob die Abweichungen erheblich genug sind, um Korrekturmaßnahmen zu rechtfertigen. Eine Frage ist, ob die Abweichungen einmalige ungewöhnliche Ereignisse waren oder Teil eines wiederkehrenden Musters waren. Wenn der Umsatz für ein Produkt mehrere Monate unter dem Budget liegt, kann eine Änderung der Marketingstrategie vorgenommen werden, um den Umsatz wieder auf Kurs zu bringen. Alternativ kann der Ertragsausfall auf Faktoren zurückzuführen sein, die außerhalb der Kontrolle des Unternehmens liegen, wie zum Beispiel ein allgemeiner wirtschaftlicher Abschwung. Die Antwort könnte in diesem Fall darin bestehen, die budgetierten Ausgaben zu reduzieren, um die Kluft zwischen Budget und tatsächlichen Ergebnissen in den kommenden Monaten zu verringern.Das Top-Management spricht höhere Ausgaben an als geplant, indem es sich mit den Managern trifft, deren Abteilungen für die Abweichungen verantwortlich waren, und nach dem Grund ihres Auftretens gefragt.
