Ein Verwaltungsrat benötigt wie jede Arbeitsgruppe Zeit und Informationen, um eine neue Idee aufzunehmen und zu prüfen. Unabhängig davon, ob Sie Abteilungsleiter, Freiwilliger, Berater oder Vorstandsmitglied sind, gelten bei der Vorstellung einer neuen Idee einige grundlegende Richtlinien. Eine prägnante Präsentation, das Antizipieren möglicher Fragen, die Bereitstellung ausreichender Informationen für die Entscheidungsfindung und die umgehende Reaktion auf Bedenken können den Unterschied zwischen Annahme und Ablehnung Ihres Vorschlags ausmachen.
Organisieren Sie Informationen so knapp wie möglich. Dies bedeutet, dass Sie oben in Ihrem Material eine Übersicht oder ein Übersichtsblatt bereitstellen, mit dem die Vorstandsmitglieder die neue Idee und den Schub Ihrer Präsentation in einer kurzen Lektüre verstehen können. Der auf Planware.org dargestellte Gliederungsgeschäftsplan enthält Beispielthemenüberschriften, aus denen Ihr Übersichtsblatt bestehen kann (siehe Ressourcen). Passen Sie sie an, um Ihre vorgeschlagene Idee und Ihren Angriffsplan zu veranschaulichen. Passen Sie die gesamte Gliederung an die Details Ihres Ansatzes an. Mit einer einseitigen Zusammenfassung und einer zweiseitigen Gliederung haben Sie den Vorstandsmitgliedern einen vollständigen Überblick über das Problem, Ihre Forschung und Ihre Lösungsvorschläge gegeben. Nachfolgende Materialien können Themen in der Reihenfolge Ihrer Zusammenfassung erweitern. Auf diese Weise können Leser die gesamte Idee in einer kurzen Lektüre verstehen und auch dabei helfen, Ihre Präsentation an die vom Board zugewiesene Zeit anzupassen. Wenn Sie einige Minuten erhalten, überprüfen Sie die Zusammenfassung. Überprüfen Sie die Gliederung bei längerer Zeit. Mit viel Zeit können Sie sich detailliert mit spezifischen Themen befassen. Dies zeigt sowohl Ihre Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit als auch Ihren Respekt für andere Geschäfte, die der Verwaltungsrat führen muss.
Präsentieren Sie Ideen in verschiedenen Formen. Die öffentlich sprechende Trainerin Patricia Fripp stellt fest, dass sich manche Menschen erinnern, was sie hören, aber die meisten Menschen erinnern sich an das, was sie sehen. Wenn es sich bei Ihrer Idee um eine Neuzuteilung von Ressourcen, um zusätzliche Mitarbeiter oder um die Verbesserung des Marktanteils handelt, sollten Sie diese Informationen mit Grafiken, Diagrammen und Diagrammen kurz darstellen. Mit Software wie Microsoft PowerPoint oder einer Vielzahl von Grafikprogrammen, die bei Pure-Mac aufgelistet sind, können Sie Grafikinformationen in polierter Form präsentieren (siehe Ressourcen). Bieten Sie Druckunterstützung für Grafiken an, damit Boardmitglieder Diagramme und Diagramme später überprüfen können.
Erkennen und beantworten Sie logische Fragen in Ihren Präsentationsunterlagen. Geben Sie Kostenvoranschläge, Beispielschulungspläne oder andere Daten an, um den voraussichtlichen Erfolg Ihrer Idee zu unterstützen. In diesem Bereich unterscheidet sich das Antizipieren von Fragen sehr stark von der Verteidigung Ihrer Idee vor einem Angriff. Vermeiden Sie Abwehrstrategien, z. B. zu kommentieren, dass viele Leute denken, dass die Idee nicht funktioniert, oder logische Fragen als Einwände klassifizieren.
Beantworten Sie unerwartete Fragen unverzüglich. Wenn Sie dem Fragesteller für seine Einsicht danken und zugeben, dass Sie nicht alle Daten oder Details in diesem Bereich haben, kann dies mit einem Versprechen verbunden sein, Antworten innerhalb einer Woche oder eines anderen logischen Zeitrahmens zu erhalten. Folgen Sie durch und halten Sie die Frist ein. Informieren Sie alle Vorstandsmitglieder über die Antworten, nicht nur den Fragesteller. Dies zeigt Ihre Reaktionsfähigkeit auf Bedenken und Ihren Wunsch nach effizienter Kommunikation.
Bereiten Sie sich darauf vor, flexibel auf Vorschläge zu reagieren. Ermitteln Sie Bereiche, in denen Ihre Idee leicht geändert werden kann, und Bereiche, in denen dies schwierig sein wird.Damit haben Sie einen Schritt voraus, um auf Einwände oder Bedenken zu reagieren.
Geben Sie genügend unterstützende Informationen an, um die Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Vor allem bei neuen Ideen möchten die Vorstandsmitglieder die Informationen in ihrem eigenen Tempo prüfen, bevor sie sich verpflichten. Dieser Überprüfungsprozess kann zusätzliche Fragen oder Bedenken aufwerfen. Die Materialien müssen einen vollständigen Ausdruck Ihrer Idee bieten, ohne dabei so überfordert zu sein, dass sie den Entscheidungsprozess behindern. Die Leser benötigen beispielsweise die drei von Ihnen erhaltenen Kostenschätzungen sowie die Namen der möglichen Vermessungsleiter. Zu diesem Zeitpunkt sind sie jedoch nicht bereit, das gesamte Spektrum der Fragen, die die Umfragen enthalten könnten, oder Ihre detaillierte Korrespondenz mit jedem Dirigenten durchzugehen. Ein kurzer Abschnitt zu Erfolg und Zeitrahmen ist angemessen. Eine detaillierte Geschichte jedes Unternehmens steht einer grundlegenden Entscheidung über die Durchführung einer Umfrage im Weg.
Beenden Sie Ihre Präsentation, indem Sie dem Board danken, dass Sie sich die Zeit genommen haben, Ihre Idee zu prüfen, unabhängig von der ersten Reaktion. Mit etwas Glück sind Sie mit mehr Ideen zurück und freuen sich auf Ihren herzlichen Empfang.
