So verwalten Sie den Vertragsverwaltungsprozess

Vertragsmanagement ist die Praxis, um sicherzustellen, dass die Parameter eines Vertrags gemäß den im Vertrag selbst festgelegten Richtlinien eingehalten werden. Aus diesem Grund muss ein kontinuierliches Management des Vertragslebenszyklus eingehalten werden, um sicherzustellen, dass der Vertrag im ordnungsgemäßen Kontext erfüllt wird. Die Art des zu verwaltenden Vertrages, von Arbeitsverträgen bis hin zu Fertigungsaufträgen, kann nach der gleichen Methode ordnungsgemäß verwaltet werden.

Lesen Sie den Vertrag vollständig durch. Markieren Sie wichtige Datenpunkte, einschließlich Zeitrahmen und Fälligkeiten. Markieren Sie diese kritischen Daten in einem Kalender oder einer anderen Planungsanwendung, um sicherzustellen, dass die geplanten Fertigstellungszeiten verstanden und überwacht werden. Markieren Sie die Schlüsselbereiche des Vertrags, in denen die Aufgaben und die Gesamtzuständigkeiten des im Vertrag genannten Schlüsselpersonals aufgeführt sind. In einem neuen Hochbauvertrag würde beispielsweise ein Vorarbeiter als Ansprechpartner und Verantwortlicher benannt, um sicherzustellen, dass alle Arbeiten an Unterauftragnehmern rechtzeitig abgeschlossen werden.

Planen Sie Update-Meetings und Termine rechtzeitig vor jedem Fälligkeitsdatum, das in den Vertragsparametern angegeben ist. Stellen Sie sicher, dass Sie persönliche Gespräche mit den verantwortlichen Personen führen, um Sie über den gesamten Vertragsverlauf zu informieren. Nutzen Sie die Zwischensitzungen als Mittel, um den Gesamtfortschritt des Vertrags zu beurteilen und auftretende Probleme und Bedenken zu lösen.

Notieren Sie sich sehr detailliert, wer wann und wo für alle an der Vertragsabwicklung beteiligten Parteien gesprochen wurde. Bei diesen Parteien regelmäßig und routinemäßig nachfragen. Senden Sie einmal pro Woche E-Mails oder rufen Sie an, um sicherzustellen, dass die Dinge gemäß dem im Rahmen des endgültigen Vertrags angegebenen Zeitplan funktionieren.

Lassen Sie sich von allen am Vertrag beteiligten Managern und Subunternehmern wöchentlich detaillierte Aktualisierungslisten senden. Lassen Sie die Aktualisierungen per E-Mail, Fax oder herkömmlicher Post senden, um den gesamten Vertragsfortschritt auf Papier zu dokumentieren. Bewahren Sie alle Korrespondenz an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort auf.

Führen Sie eine genaue und ständig aktualisierte Liste der verwendeten Materialien, benötigten Materialien, Versand- und Empfangspläne, Vertragsarbeitszeiten, Arbeitsstunden, die für den Vertragsabschluss anfallen, sowie alle anderen Daten, die sich auf das Budget des Vertrags auswirken. Überprüfen, bewerten und bewerten Sie das Vertragsbudget alle vier bis sechs Wochen, um nach Wegen zu suchen, um die Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern.

Halten Sie zusätzliche Besprechungen ab, um den Vertrag zu besprechen, wenn Probleme auftreten oder Sie auf Probleme aufmerksam gemacht werden. Warten Sie nicht darauf, dass aus Bedenken große Probleme werden, und versuchen Sie, größere Probleme abzuwenden, indem Sie frühzeitig Lösungen finden.