Effektive Kommunikationssysteme sind ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Geschäfts. Um wettbewerbsfähig und produktiv zu bleiben, muss ein Unternehmen einen organisierten, effizienten Ansatz entwickeln, um mit seinen eigenen Mitarbeitern sowie mit Kunden, Lieferanten und anderen Fachleuten zu korrespondieren und zu kommunizieren. Glücklicherweise hat sich die Geschäftskommunikation im Laufe der Zeit weiterentwickelt und umfasst verschiedene Arten von Geschäftsnachrichten, von einfachen und bewährten bis hin zu technologisch anspruchsvollen.
Business Phone-Nachrichten
Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Person hat, müssen Sie eventuell entscheiden, wie Sie eingehende Telefonnachrichten am besten aufnehmen und verteilen können. Einige Unternehmen beschäftigen jemanden, der Telefongespräche überprüft, Nachrichten von Anrufern aufschreibt und sie an die Mitarbeiter verteilt, für die sie bestimmt sind. Andere Unternehmen verwenden ein automatisiertes Voicemail-System, bei dem Anrufer ihre Nachrichten als Sprachaufzeichnung hinterlassen. Bei der Voicemail ist jeder Mitarbeiter dafür verantwortlich, seine eigenen Nachrichten zu verfolgen. In einigen kleineren Unternehmen werden nur Voicemailboxen für die separaten Abteilungen des Unternehmens anstelle von einzelnen Mitarbeitern eingerichtet.
Büro-Memos
Memoranden (Memos) sind eine Art Korrespondenz, mit der Mitarbeiter innerhalb ihrer eigenen Abteilung oder zwischen Abteilungen desselben Unternehmens kommunizieren können. Memos sind in der Regel kurz und besitzen keine formale Formatierung externer Geschäftskorrespondenz. Memos haben jedoch ein Format und eine allgemeine Struktur. Jedes Unternehmen formatiert Memos nach seinen eigenen Vorlieben, aber im Allgemeinen zeigen Memos den Empfänger, den Absender und den Betreff oben an, manchmal in Fettdruck. Der Nachrichtentext befindet sich unterhalb dieser Informationen im normalen Satz. Mitarbeiter können Memos persönlich übermitteln oder die firmeninterne Postverteilung des Unternehmens verwenden. In einigen Berufen, z. B. in den Bereichen Recht und Gesundheitswesen, nutzen die Mitarbeiter Memos, um Kurzmitteilungen an andere Fachleute und in einigen Fällen an Kunden zu senden. Diese Memos können von Personen per Post, per E-Mail oder per Fax verschickt werden.
Geschäftliche E-Mail
Heutzutage verwenden viele Unternehmen E-Mail-Korrespondenz als Kommunikationsmittel innerhalb des Unternehmens sowie mit Kunden, Lieferanten und anderen Unternehmen. Wenn das Unternehmen über eine Website verfügt, verfügen die Mitarbeiter möglicherweise über E-Mail-Adressen mit dem Domänennamen des Unternehmens, z. B. "[email protected]". E-Mail-Korrespondenz ist tendenziell weniger formell als handschriftliche Korrespondenz, was ihre Vor- und Nachteile hat. Viele Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die Verwendung von Unternehmens-E-Mail-Adressen gestatten, halten es für sinnvoll, einen einheitlichen Standard für Unternehmens-E-Mail festzulegen. Unternehmen können die Nutzung von Mitarbeitern nur für geschäftliche Zwecke einschränken und streng regeln, welche Arten von E-Mail-Anhängen ein Mitarbeiter herunterladen darf. Wenn das Unternehmen eine Vertraulichkeitsvereinbarung mit seinen Mitarbeitern hat, wird sich diese Vereinbarung wahrscheinlich auf die Verwendung der E-Mail-Korrespondenz der Mitarbeiter erstrecken. Ein Unternehmen hat durchaus das Recht, von einem Mitarbeiter zu verlangen, dass er das Unternehmen in einem positiven Licht darstellt, während er mit der E-Mail-Adresse eines Unternehmens korrespondiert. In einigen Unternehmen ist es möglicherweise erforderlich, dass Mitarbeiter, die eine Unternehmens-E-Mail verwenden, automatische E-Mail-Signaturen zu ihrer E-Mail hinzufügen. Diese Unterschrift kann den vollständigen Namen und Titel des Mitarbeiters im Unternehmen sowie den Namen des Unternehmens, die Telefonnummer, die Website und andere relevante Informationen enthalten.
Geschäftskorrespondenz
Professionelle Geschäftskorrespondenz hat eine lange und formale Geschichte. Unternehmen beauftragen häufig ein Briefkopfdesign, auf dem die gesamte Geschäftskorrespondenz gedruckt wird. Das Briefkopfdesign kann das Firmenlogo sowie allgemeine Kontaktinformationen wie die Postanschrift des Unternehmens, Telefon- und Faxnummern sowie die Website-Adresse enthalten. Einige Unternehmen passen die Briefkopfvorlage für Einzelpersonen innerhalb des Unternehmens an und fügen den Kontaktinformationen persönliche Erweiterungen und individuelle E-Mail-Adressen hinzu. Schriftliche Geschäftskorrespondenz hat eine formale Struktur. Obwohl das genaue Format variieren kann, steht das Datum im Allgemeinen ganz oben auf dem Brief, und der vollständige Name, der Titel, die Firma und die Postanschrift des Empfängers liegen unterhalb des Datums. Sie müssen keine Betreffzeile oder Feldbezeichnungen wie "An:" neben dem Namen und der Adresse des Empfängers hinzufügen. In der schriftlichen Geschäftskorrespondenz werden Begrüßungsansagen wie "Sehr geehrte Person" am Anfang, gefolgt vom Namen des Empfängers und schließende Anrede wie "Mit freundlichen Grüßen", darunter der Name des Absenders, verwendet. Der Absender möchte den Brief für eine persönliche Berührung von Hand unterschreiben. Wenn jemand anderes als der Absender des Briefes diesen geschrieben oder geschrieben hat, sollte die Schreibkraft die Initialen des Absenders, einen Doppelpunkt und ihre eigenen Initialen unter der Unterschrift angeben. Wenn der gleiche Brief an mehrere Empfänger gesendet wird, sollte er an den Hauptempfänger adressiert werden. Alle anderen Empfänger sollten am Ende der E-Mail neben den Buchstaben "CC" ("Kopie") stehen.
