Eine Prüfung ist eine objektive Analyse und Prüfung einiger Aspekte der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens, um zu überprüfen, inwieweit die Organisation die erwarteten Standards erfüllt. Audits können unterschiedliche Zwecke haben. Eine Finanzprüfung prüft die Finanzunterlagen eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Ein Compliance-Audit soll sicherstellen, dass das Unternehmen geltende Vorschriften oder Gesetze einhält. In den meisten Fällen besteht ein Audit aus mehreren Schritten oder Phasen, die die genauesten, objektivsten und zuverlässigsten Ergebnisse gewährleisten sollen. Der Prozess für eine bestimmte Prüfung hängt davon ab, welche Art von Prüfung durchgeführt wird und welche Standards die Arbeit des Abschlussprüfers bestimmen.
Benachrichtigung
Audits beginnen mit der Ausgabe einer Benachrichtigung an das zu prüfende Unternehmen oder die Organisation. Im Benachrichtigungsschreiben wird im Allgemeinen der Zweck der Prüfung angegeben, wann sie durchgeführt wird, sowie Datum und Uhrzeit einer ersten Besprechung, die die Prüfer gerne mit den Führungskräften des Unternehmens vereinbaren möchten.
In der Benachrichtigung wird auch aufgeführt, welche Dokumente der Prüfer prüfen möchte. Für ein Unternehmen kann dies die Satzung, das Protokoll der Vorstandssitzungen, ein Organigramm, Korrespondenz, Verkaufsprotokolle und vieles mehr umfassen.
Planungsprozess
Nachdem die Benachrichtigung gesendet wurde, benötigt der Prüfer einige Zeit, um die Prüfung zu planen. Dies erfolgt vor einem Treffen mit der Organisationsleitung, um die geeignete Strategie für dieses Treffen und die anschließende Feldarbeit zu erarbeiten. Die Prüfer müssen auch die wichtigsten Untersuchungsbereiche und Anliegen sowie die spezifischen Informationen ermitteln, die sie zur Analyse dieser Bereiche untersuchen möchten. Dies gibt dem Unternehmen auch Zeit, die angeforderten Dokumente zu sammeln.
Erstgespräch
Die Planungsphase führt in der Regel zu einem ersten Treffen zwischen der Unternehmensleitung und den Abschlussprüfern. Verwaltungspersonal kann auch anwesend sein. Ziel des Treffens ist es, den Prüfern die Möglichkeit zu geben, den Prozess zu erläutern, und der Organisation die Möglichkeit zu geben, ihre praktischen, strategischen oder terminlichen Bedenken auszudrücken.
Feldarbeit
Feldarbeit ist die erste aktive Prüfungsphase. In der Regel wird ein detaillierter Zeitplan erstellt, damit die Anwesenheit des Abschlussprüfers nicht zu störend ist. Interviews mit Schlüsselmitarbeitern können stattfinden, um Geschäftsabläufe und -praktiken zu untersuchen. Auditoren können auch Musterdokumente prüfen, um sicherzustellen, dass die Dokumenterstellungs- und Aufbewahrungsverfahren des Unternehmens einwandfrei sind.
Die Feldarbeit kann je nach Umfang und Umfang der Prüfung von einigen wenigen Auditoren oder einem größeren Team durchgeführt werden.
Kommunikation
Während die Feldarbeit vom Auditteam vor Ort in den Räumlichkeiten des Unternehmens durchgeführt wird, sollte das Team in regelmäßigem Kontakt mit dem Wirtschaftsprüfer stehen, um die Verfahren zu klären und einen ordnungsgemäßen Zugang zu den erforderlichen Dokumenten zu gewährleisten.
Entwurf einer Prüfung
Wenn das Auditteam die Feld- und Dokumentenprüfung abgeschlossen hat, erstellen die Auditoren einen Entwurf des Auditberichts. Dieses Dokument beschreibt den Zweck der Prüfung, die von den Prüfern verwendeten Verfahren, die geprüften Unterlagen und die Feststellungen der Prüfung. Es wird wahrscheinlich auch eine vorläufige Liste der ungelösten Probleme enthalten. Der Berichtsentwurf wird im Team zur Überprüfung und zur Überarbeitung vorgeschlagen.
Antwort des Managements
Nachdem das Auditteam die letzten Überarbeitungen des Auditberichts vorgenommen hat, wird das endgültige Dokument dem Management zur Überprüfung und Reaktion übergeben. Im Prüfdokument wird die Geschäftsleitung in der Regel aufgefordert, auf die Feststellungen und Schlussfolgerungen der Prüfung zu reagieren, indem sie angibt, ob sie mit den genannten Problemen einverstanden ist oder nicht, dem Plan, festgestellte Probleme oder Mängel zu beheben, und den voraussichtlichen Termin, bis zu dem alle Probleme gelöst worden sind.
Beenden Sie das Meeting
Im Anschluss an die Antwort des Managements, die dem Abschlussprüfungsbericht formell beigefügt sein kann, kann ein formelles Exit-Meeting mit dem zu prüfenden Unternehmen geplant werden, um vorhandene Lossends zu schließen oder Fragen zu beantworten, die Antwort des Managements zu besprechen und den Umfang der Prüfung anzusprechen.
Verteilung des Prüfungsberichts
Der endgültige Prüfbericht wird an alle erforderlichen Interessengruppen verteilt, gegebenenfalls auch innerhalb und außerhalb des geprüften Bereichs.
Feedback
Schließlich führt das geprüfte Unternehmen die im Prüfbericht empfohlenen Änderungen ein. Anschließend prüfen und prüfen die Prüfer, wie gut diese Änderungen die festgestellten Probleme oder Probleme lösen. Das Feedback zwischen dem Unternehmen und den Prüfern dauert an, bis alle Probleme gelöst sind und der nächste Prüfzyklus beginnt.
