Wer in einem Kalenderjahr mehr als 600 US-Dollar als Auftragnehmer und nicht als Arbeitnehmer verdient, muss ein W-9-Formular ausfüllen. Freiwillige und diejenigen, die weniger als 600 Dollar verdienen, sind von dieser Anforderung ausgenommen. Das W-9 liefert Unternehmen die Informationen, die sie benötigen, um die Einkünfte eines Auftragnehmers ordnungsgemäß in einem 1099-Formular zu melden.
Unabhängige Auftragnehmer und Haushaltshelfer
Ein unabhängiger Auftragnehmer kann jahrelang mit Ihnen zusammenarbeiten, muss jedoch kein fester Mitarbeiter sein. Viele Haushaltshelfer - Landschaften, Hausmädchen, Handwerker - und Unternehmer wie CPAs und Anwälte fallen in diese Kategorie. Der Internal Revenue Service (http://www.irs.gov/publications/p926/ar02.html) warnt davor, dass viele Haushaltshelfer - insbesondere Kindermädchen oder Babysitter - tatsächlich als Angestellte angesehen werden und als solche besteuert werden sollten.
Der Hauptunterschied besteht darin, dass unabhängige Auftragnehmer die Art und Weise kontrollieren, in der sie ihre Aufgaben erfüllen, während die Arbeitnehmer mehr von ihrem Job als vom Arbeitgeber vorgegeben haben. Zum Beispiel teilen Sie Ihrem Webdesigner mit, was Sie von Ihrer Website sagen möchten, aber sie entscheidet, wann sie an Ihrem Projekt arbeitet und wie sie damit umgeht. Auf der anderen Seite muss eine Kinderfrau festgelegte Stunden arbeiten und ihre Aufgaben in einer vom Arbeitgeber vorgegebenen Weise erledigen. Folglich gilt Ihr Webdesigner als unabhängiger Auftragnehmer, die Nanny jedoch als Angestellte.
Freiberufler
Freiberufler führen kurzfristige Projekte für Arbeitgeber durch. Dies sind die Menschen, die eine Veranstaltung zu etwas Besonderem machen - wie Fotografen, Caterer oder Musiker - oder bei einem besonderen Projekt helfen - zum Beispiel Webdesigner oder Computerprogrammierer. Es sind keine Menschen, die regelmäßig oder für ein langfristiges Projekt gebraucht werden. Sie müssen nur einen W-9 für Freelancer sammeln, die mindestens 600 $ erhalten. Sie müssen wahrscheinlich einen Fotografen von einem Event-Fotografen anfordern (es sei denn, Sie haben einen Fotografen über eine bestehende Firma angestellt), aber Sie benötigen keinen für den College-Studenten, für den Sie 100 US-Dollar bezahlt haben, um Ihre Pressemitteilung zu verfassen.
Berater
Ein Berater ist darauf spezialisiert, eine bestimmte Frage zu beantworten oder jemanden über eine Situation zu beraten. Dies kann ein Marketingfachmann oder ein Innenarchitekt sein. Der Berater kann sich ein- oder mehrmals mit einem Kunden treffen, um spezifisches Wissen über sein Fachgebiet auszutauschen. Ein Geschäft kann einen Berater hinzuziehen, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen oder die Rentabilität zu verbessern. Andererseits kann eine Einzelperson einen Finanzberater einsetzen, um bei der Planung einer Anlagestrategie oder eines Pensionsplans zu helfen. Es ist eine gute Idee, von allen Beratern, die Sie beauftragen, eine W-9 zu beziehen.
Unternehmen & LLCs
Ob Sie einen 1099-Antrag stellen müssen oder nicht - und daher einen W-9-Betrag -, hängt davon ab, wie Ihre Vertragspartner ihre Steuern einreichen. Nach Angaben des IRS benötigen Unternehmen für Vertragsunternehmen keine W-9, da sie keine 1099 erfordern. Für Unternehmer mit beschränkter Haftung ist dagegen eine W-9 erforderlich, wenn sie als Einzelunternehmen statt als Antragsteller einreichen Konzern. Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie nach einem W-9. Wenn Ihr Auftragnehmer seine Sozialversicherungsnummer oder eine persönliche Arbeitgeberkennnummer verwendet, müssen Sie eine 1099 einreichen. Wenn die LLC über eine eigene EIN verfügt, müssen Sie sie nicht verwenden.
