Papierkram ist ein Teil der Geschäftstätigkeit, und der Einstellungsprozess eines neuen Mitarbeiters ist keine Ausnahme. Es gibt bestimmte Dokumente, die von neuen Mitarbeitern ausgefüllt werden müssen, z. B. Formulare zur Quellensteuer und direkt hinterlegte Unterlagen. Alle erforderlichen Formulare sowie alle unternehmensspezifischen Unterlagen sollten vom Mitarbeiter ausgefüllt und rechtzeitig bearbeitet werden, am besten am ersten Tag des Mitarbeiters.
Neue Mitarbeiterpapiere
Neue Mitarbeiter sollten - sofern noch nicht geschehen - ein Bewerbungsformular ausfüllen, in dem sie ihre vollständige Adresse, Kontaktnummern, Kontaktinformationen für Notfälle, Referenzen und alle früheren Arbeitserfahrungen sowie die Zustimmung zu einer Hintergrundprüfung und die Einwilligung für Arzneimittel enthalten testen. Die meisten Mitarbeiter füllen den Antrag aus und unterschreiben die Einwilligungsformulare während des Befragungs- und Einstellungsprozesses. Wenn dies nicht der Fall ist, benötigt die Personalabteilung diese Informationen für die Personalakte des Mitarbeiters.
Regierungsformulare
Die US-Regierung verlangt, dass für jeden neuen Mitarbeiter mehrere Formulare ausgefüllt werden. Das Formular I-9 prüft die Identität jeder Person, die eingestellt wurde, und ob sie legal in den USA arbeiten kann. Dieses Formular muss spätestens am ersten Tag der Beschäftigung ausgefüllt und unterzeichnet sein und vom Arbeitgeber zusammen mit einer Kopie der Sozialversicherungskarte des Arbeitnehmers aufbewahrt werden. Das Formular W-4 enthält Einzelheiten zu den Quellensteuern eines Arbeitnehmers für die Zwecke der Bundeseinkommensteuer. Mitarbeiter müssen ein neues Formular W-4 ausfüllen, wenn sich die Quellensteuer unter dem Jahr ändert.
State New Hire-Formular
Alle Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, jede neue Einstellung innerhalb von 20 Tagen ab dem Tag, an dem sie eingestellt wurde, beim US-amerikanischen Office of Child Support Enforcement zu melden. Diese staatliche Agentur legt fest, ob ein Mitarbeiter Unterhaltszahlungen für Kinder schuldet. Neue Mitarbeiter können mit einer Kopie des Formulars W-4 oder eines Unternehmensformulars mit denselben Informationen gemeldet werden. Formulare können elektronisch oder per Post an das State Directory of New Hires des Staates übermittelt werden, in dem der Mitarbeiter arbeitet.
Direkteinzahlungsformular
Ein direktes Einzahlungsformular sollte ausgefüllt und in die Buchhaltung umgewandelt werden. Ein Mitarbeiter muss seinen Namen, seine Adresse und seine Bankkontonummern auflisten und einen leeren Scheck mitbringen, um die direkte Einzahlung seiner Gehaltsschecks zu erhalten.
Empfang von Mitarbeiterhandbüchern / Handbüchern
Neue Mitarbeiter sollten eine Kopie des Unternehmens- und Sicherheitshandbuchs erhalten, falls zutreffend. Jeder Mitarbeiter sollte ein Papier unterschreiben und datieren, in dem er die erhaltene Bestätigung bestätigt, und sich an die im Handbuch festgelegten Regeln halten. Diese Formulare sind wichtig, da in einem Unternehmenshandbuch alle Unternehmensregeln aufgeführt sind, einschließlich der Drogen- und Alkoholpolitik, der Politik der sexuellen Belästigung, des Verhaltenskodex für Angestellte, der Geheimhaltung und der Nicht-Konkurrenzklauseln sowie anderer relevanter Unternehmensinformationen.
