Die traditionelle Projektkommunikation fand in einer klar definierten Struktur statt, wobei Kanäle wie interne Post, Telefone, Memos und formelle Besprechungen verwendet wurden. Moderne Projektkommunikation nutzt Technologien wie E-Mail, Intranet und soziale Medien, um Informationen innerhalb einer flexibleren Teamstruktur auszutauschen. Der Kommunikationsbedarf hat sich im Zuge der Entwicklung neuer Ansätze für das Projektmanagement und der Notwendigkeit einer Unterrichtung einer breiteren Gruppe von Stakeholdern geändert.
Methodik
Ein traditionelles Projektteam hat das Projekt in separaten Phasen bearbeitet und jede Phase vor dem nächsten abgeschlossen. Das Team dokumentierte jede Phase und erhielt eine Genehmigung, bevor es fortschritt. Laut Project Smart besteht die moderne Praxis darin, eine agile Projektmethodik anzuwenden, bei der sich die Projektphasen überlappen können, wenn die Teammitglieder einzelne Zyklen abarbeiten und sie entsprechend dem Feedback modifizieren. Dies macht die Kommunikation komplizierter und legt den Schwerpunkt auf Statusaktualisierungen und einfachen Zugriff auf die neuesten Projektinformationen.
Mannschaft
Ein modernes Projektteam besteht aus einer großen Gruppe fester und temporärer Mitglieder. Neben internen Mitarbeitern kann ein Team auch Berater, Lieferanten, Geschäftspartner und Unternehmen umfassen, die IT-Dienstleistungen anbieten. Der Projektmanager muss sicherstellen, dass alle Teammitglieder während der Zeit ihrer Beteiligung sicheren Zugang zur Projektkommunikation haben. Laut Project Place ist ein Projekt ein temporäres soziales System, in dem der Erfolg von Zusammenarbeit, Kommunikation und Engagement durch transparenten Informationsaustausch abhängt.
Interessengruppen
Moderne Projekte haben eine viel breitere Gruppe von Interessengruppen. Neben der Kommunikation mit Teammitgliedern und Sponsoren erkennen die Projektmanager die Wichtigkeit, alle Stakeholder, einschließlich der Community, Regulierungsbehörden, Regierungsbehörden und Investoren, auf dem Laufenden zu halten. Laut der Unternehmensberatung Cornwell trägt ineffektive Kommunikation dazu bei, dass mehr als 65 Prozent der gescheiterten Projekte zum Erfolg führen.
Channels
Moderne Projektkommunikation nutzt vernetzte Kommunikation, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Dank E-Mail und Instant Messaging können Teammitglieder Informationen schnell und einfach austauschen, anstatt sich auf papierbasierte Kanäle wie interne Memos oder Faxe zu verlassen. Projektportale bieten einen einzigen sicheren Zugangspunkt für alle Projektinformationen und -dokumentation über das Internet. Videokonferenzen ermöglichen es Teammitgliedern, Fortschrittsbesprechungen einzurichten, auch wenn sich die Teammitglieder an unterschiedlichen Orten befinden. Technologien wie Blogs und soziale Netzwerke verbessern die Projektkommunikation noch weiter, schaffen ein Gemeinschaftsgefühl und ermöglichen es den Stakeholdern, Feedback zu geben, das das Projekt beeinflussen kann
