Kein Geschäftsbetrieb ist perfekt. Es besteht die Chance, dass Sie irgendwann in Ihrer Karriere auf ein Problem stoßen, das mit einer höheren Managementebene angegangen werden muss. Viele Unternehmen empfehlen die Verwendung von Reklamationsberichten als die richtige Methode, um formell Beschwerden zu formulieren. Diese Berichte werden normalerweise verwendet, um unbefriedigende Transaktionen oder Bedingungen eines Unternehmens zu behandeln. Das korrekte Schreiben eines Reklamationsberichts ist der Schlüssel, um Ihr Anliegen anzuhören und das Problem zu beheben.
Behandeln Sie den Hintergrund der Situation. Geben Sie wichtige Informationen wie Ihre Position und Ihren Schreibgrund an. Nennen Sie kurz den Grund für Ihre Unzufriedenheit.
Folgen Sie dem Hintergrund mit einer detaillierteren Beschreibung des Problems. Objektive Fakten melden. Beschreiben Sie die resultierenden Auswirkungen des Problems.
Kommunizieren Sie, was Sie für eine zufriedenstellende Lösung halten. Erklären Sie, was Sie von der anderen Partei erwarten, um Abhilfe zu schaffen.
Fügen Sie eine Warnung hinzu, wenn Sie dies für notwendig erachten. Möglicherweise möchten Sie die Konsequenzen mitteilen, falls die andere Partei nicht an der Lösung des Problems beteiligt ist. Dieser Schritt ist optional und basiert auf Ihrer Beziehung zu der anderen Partei und dem Schweregrad des Problems.
Beenden Sie mit einer höflichen Schlussfolgerung, die Ihre optimistische Einstellung zur Situation zum Ausdruck bringt. Vermitteln Sie das Gefühl, dass Sie das Problem beheben möchten, um beide Parteien davon zu profitieren.
Tipps
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Denken Sie daran, im gesamten Brief die Höflichkeit zu verwenden. Unterlassen Sie es, die andere Partei zu beleidigen oder sich feindselig zu verhalten.
