Das Erstellen und Senden von Rechnungen kann zeitaufwändig sein. Es ist jedoch kein Prozess, der übersprungen oder ignoriert werden sollte. Eine ordnungsgemäß gestaltete Rechnung hilft einem Unternehmen, bezahlt zu werden, und bietet beiden Parteien Rechtsschutz. Wenn Sie jemals vom Internal Revenue Service geprüft werden, kann Ihr Fakturierungssystem Ihr ausgewiesenes Einkommen belegen.
Rechnungsgrundlagen
Wenn ein Verkäufer für Waren oder Dienstleistungen bezahlt werden möchte, sendet er eine Rechnung. Eine Rechnung ist ein Dokument, das die finanziellen Komponenten eines Geschäftsvorgangs beschreibt. Eine Rechnung enthält den Namen und die Kontaktinformationen des Käufers und des Verkäufers, eine Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen oder Waren, die Kosten pro Artikel und den fälligen Gesamtbetrag. Rechnungen enthalten normalerweise auch ein Fälligkeitsdatum, eine Rechnungsnummer und eine bevorzugte Zahlungsart.
Bezahlt werden
Rechnungen helfen einem Unternehmen, vollständig bezahlt zu werden und pünktlich bezahlt zu werden. Ohne eine ordnungsgemäße Rechnung kann es schwierig sein, bezahlt zu werden. Unternehmen verlangen in der Regel den Erhalt einer detaillierten Rechnung, bevor Zahlungen ausgezahlt werden. Zahlungsbedingungen können einem Unternehmen helfen, Forderungen schnell einzuziehen. Ein Unternehmen kann beispielsweise sagen, dass die Zahlung nach Erhalt innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt oder 60 Tagen nach Erhalt fällig ist. Das Einschließen einer Gebühr für verspätete Gebühren auf einer Rechnung - zum Beispiel, dass für verspätete Zahlungen eine Gebühr von 20 US-Dollar anfällt - kann ebenfalls dazu beitragen, eine schnelle Zahlung zu gewährleisten.
Rechtliche Rechte begründen
Rechnungen belegen die Lieferung von Produkten und Dienstleistungen und begründen das Recht eines Unternehmens auf Zahlung. Für den Fall, dass ein Kunde nicht bezahlt, kann ein Unternehmen Verträge und Rechnungen verwenden, um einem Gericht rechtskräftig nachzuweisen, dass es sich um eine Zahlung handelt. Ebenso kann das Unternehmen Kopien von Rechnungen und Beträgen aufbewahren, die an Auftragnehmer und Verkäufer gezahlt wurden, um nachzuweisen, dass es seine vertraglichen Zahlungsverpflichtungen erfüllt hat.
Prüfnachweis
Selbst wenn Sie alles richtig machen, besteht immer die Möglichkeit, dass Ihr Unternehmen vom IRS geprüft wird. Während einer Prüfung möchte der IRS sicherstellen, dass Sie alle Einkünfte, die Sie im Laufe des Jahres erzielt haben, ordnungsgemäß ausgewiesen haben. Wenn Sie über ein organisiertes System von fortlaufend nummerierten Rechnungen verfügen, ist der IRS sicherer, dass Sie Ihr Einkommen vollständig und richtig gemeldet haben. Wenn Rechnungen unberechenbar oder nicht vorhanden sind, müssen Sie nachweisen, dass Sie kein Einkommen verbergen.
