Eine Prüfliste nach ISO 9001 ist ein Werkzeug, eines von vielen Werkzeugen des Auditors, mit dem das Qualitätsmanagementsystem eines Unternehmens bewertet wird. Stellen Sie sich eine Analogie vor, bei der das QMS mit der Blaupause eines Zimmermanns und der Prüfer mit einem Bauprüfer verglichen werden. Ziel ist es, die geleistete Arbeit im Vergleich dazu zu bewerten, wie es der Bauplan vorschreibt, und auch im Vergleich zu den Bauvorschriften - oder in diesem Fall den Anforderungen von ISO 9001. Checklisten sollten so gestaltet sein, dass sie bei dieser Bewertung helfen, und nicht Bürokratie.
Überprüfung der Dokumentation
Eine Checkliste kann entworfen werden, um eine Überprüfung der Dokumentation durchzuführen. Nachdem Sie bestätigt haben, dass das schriftliche Dokumentenkontrollverfahren der Organisation den ISO 9001-Anforderungen entspricht, erstellen Sie die Checkliste, indem Sie bestimmte Elemente aus diesem Verfahren ziehen. Konzentrieren Sie die Fragen auf die Dokumentenkontrolle selbst. Nur ein oder zwei Fragen beziehen sich auf die ISO 9001-Anforderungen, die für den zu prüfenden Prozess spezifisch sind. Es genügt zu fragen: "Welche ISO 9001-Klauseln gelten für Process ABC?" und "Erfüllt Process ABC diese Anforderungen?" Es ist nicht erforderlich, den gesamten Standard als Fragen in Checklisten umzuschreiben.
Verantwortung und Verpflichtung des Managements
Eine Checkliste kann speziell für ein Management-Audit erstellt werden. In der Checkliste kann jede Klausel, die eine Anforderung angibt, als direkte Verantwortung des Top-Managements und anderer relevanter Elemente wie Personal- und Infrastrukturplanung identifiziert werden. Diese Checkliste kann anfänglich während eines Managementinterviews verwendet werden und dann im Verlauf des Audits vervollständigt werden, da die Nachweise innerhalb der gesamten Organisation bewertet werden.
Training & Kompetenz
Eine Prüfliste kann Auditoren dazu auffordern, sich an allgemein gültige Anforderungen wie Schulung und Kompetenz zu erinnern. Wenn Sie einem Audit-Trail folgen, der andere Klauseln abdeckt, können diese Anforderungen manchmal übersehen werden und erfordern Folgeaktivitäten, bevor das Audit geschlossen werden kann. Mithilfe einer Checkliste kann sichergestellt werden, dass die Prüfer anhand von Schulungen, Schulungen, Fähigkeiten und Erfahrungen nach Beweisen suchen, dass die Mitarbeiter für die von ihnen ausgeübten Aufgaben kompetent sind. Ebenso wichtig ist es zu bestätigen, dass Aktionspläne entwickelt und durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die erforderliche Kompetenz erreichen.
Ausgelagerte Prozesse
Checklistenpunkte sollten ausgelagerte Prozesse abdecken. Dies kann mit den oben genannten universell anwendbaren Anforderungen kombiniert werden. Das Sprichwort "out of sight, out of mind" kann sowohl Auditoren als auch Auditoren dazu veranlassen, zu vergessen, dass die Lager für die Programme A, B und C noch vor Ort durchgeführt werden. Für Programm X wird diese Funktion jedoch jetzt von einem externen Logistikdienstleister ausgeführt. ISO 9001 verlangt insbesondere, dass ausgelagerte Prozesse kontrolliert werden, um sicherzustellen, dass sie die eigenen QMS-Anforderungen der Organisation erfüllen.
Überwachung & Messung
Checklisten sollten die Messung der Wirksamkeit von Prozessen und die Überwachung von Trends berücksichtigen, um die Leistungsfähigkeit des QMS zu bewerten. Maßnahmen können komplexe statistische Prozesssteuerungsdaten enthalten oder so einfach wie die Anzahl der internen oder externen Kundenbeschwerden sein. Prüflisten sollten es den Prüfern ermöglichen, zu ermitteln, welche Kennzahlen vorhanden sind und welche Trends diese Kennzahlen seit der letzten Prüfung festgestellt haben. Checklisten sollten die Prüfer auch daran erinnern, nach Hinweisen auf Maßnahmen zur Korrektur negativer Trends zu suchen.
Mehrwert
Audit-Checklisten sollten einen Mehrwert schaffen, nicht nur um der Anforderung eines internen Audit-Prozesses gerecht zu werden. Für einen Prüfer ist es wichtiger, einem Prüfpfad zu folgen, der sich während der Prüfung darstellt, als einer Checkliste zu folgen. Unerfahrene Prüfer können solche Spuren aus den Augen verlieren, wenn sie zu stark auf Checklisten angewiesen sind.
