Geschäftstreffen erfordern Terminplanung, Organisation, Führung, Aufbewahrung und Nachverfolgung. Wie Ihr Projekt abläuft, hängt von der Entscheidungsfindung und den Maßnahmen ab, die sich aus der gemeinsamen Anstrengung ergeben, die das Meeting ermöglicht.
Artikel, die Sie benötigen
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Agenda
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Konferenzraum
Entwurf der Tagesordnung Die Agenda enthält eine Übersicht aller Themen, die eine Diskussion erfordern, um Entscheidungen zu treffen, die zur Förderung Ihres Projekts oder Ihrer Ziele erforderlich sind. Listen Sie alle bekannten Probleme in einem übersichtlichen Gliederungsformat mit Aufzählungspunkten auf. Sobald Sie die Tagesordnung erstellt haben, kennen Sie die Themen und dann wissen Sie, wer an dem Meeting teilnehmen muss.
Senden Sie eine Massen-E-Mail oder rufen Sie alle Personen an, die an der Besprechung teilnehmen müssen, und fragen Sie nach Verfügbarkeit mit Datum und Uhrzeit über einen Zeitraum von einer Woche, wenn Sie mehrere Teilnehmer haben. Dies allein kann angesichts des vollen Terminkalenders eine entmutigende Herausforderung sein. Sobald Sie über die Verfügbarkeit aller verfügen, verweisen Sie auf die Zeitpläne für ein verfügbares Datum und eine verfügbare Uhrzeit. Planen Sie ausreichend Zeit ein, um die Besprechung abzuhalten, und senden Sie eine Benachrichtigung mit Datum, Beginn, Ende und Ort der Besprechung sowie eine Kopie der Tagesordnung an alle Teilnehmer.
Lassen Sie sich zur Vorbereitung des Treffens Kopien der Tagesordnung an alle Teilnehmer zusammen mit allen Dokumenten verteilen, die Gegenstand der Diskussion sein werden. Anzeigetafeln und Powerpoint-Präsentationen sollten mit Staffeleien und erforderlichen Projektoren, Laptops und Bildschirmen angezeigt werden können. Außerdem sollte der Organisator der Besprechung bereit sein, die Besprechung zu leiten, und ein Protokollführer sollte an der Besprechung teilnehmen, um sich Notizen zu machen.
Der Organisator / Leiter der Besprechung muss die Diskussion auf Kurs halten. Die Diskussion führt unweigerlich zu tangentialen Themen und einer Off-Topic-Diskussion. Daher muss der Leiter sicherstellen, dass die Diskussion schließlich zu den Tagesordnungspunkten zurückkehrt. Der Leiter muss auch die Zeit verfolgen und die Diskussion fließen lassen, um alle Tagesordnungspunkte zu treffen. Der Leiter sollte eine kurze Beschreibung der Tagesordnungspunkte bereitstellen, um die Diskussion zu beginnen, und Fragen stellen oder von den Teilnehmern Beiträge anfordern, um die erforderlichen Informationen zu erhalten. Der Leiter sollte jeden Aktionsgegenstand mit der für die Fertigstellung des Gegenstands verantwortlichen Person und einem voraussichtlichen Zeitplan für die Fertigstellung abschließen.
Sobald alle Tagesordnungspunkte abgeschlossen sind, sollte die Gruppe gegebenenfalls ein Folgetreffen oder regelmäßig stattfindende Sitzungen an einem vereinbarten Tag und zu einer vereinbarten Zeit einplanen.
Der Protokollführer sollte seine Notizen zu einem Protokoll zusammenstellen, das im Gliederungsformat angeordnet ist. Der Entwurf des Protokolls sollte dann an die Teilnehmer des Meetings gesendet werden, um nach Kommentaren, Korrekturen oder Änderungen zu suchen. Das endgültige Sitzungsprotokoll sollte dann an die Teilnehmer verteilt und für Folgemaßnahmen und gegebenenfalls als Basis für die nächste Sitzungsagenda verwendet werden.
