Einen Geschäftsbrief an eine Person zu richten, ist relativ einfach. Sie schreiben den Namen und die Adresse der Person im US-amerikanischen Post-Office-Format und folgen anschließend "Sehr geehrter Herr / Frau / Frau". Wenn Sie mehrere Empfänger in einem Geschäftsbrief ansprechen müssen, wird dies komplizierter. Je nach Standort des Empfängers adressieren Sie entweder jeden Empfänger einzeln oder verwenden die "Kopie" -Notation - "cc" - am Ende des Briefes.
Mehrere Personen, gleiche Adresse
Bei der Adressierung mehrerer Empfänger in derselben Organisation muss die Adresse nicht mehrmals wiederholt werden. Schreiben Sie einfach den Namen und den Titel jedes Empfängers gefolgt von der einzelnen Firmenadresse. Es sollte ungefähr so aussehen:
Frau Mary Harris, Geschäftsführerin
Herr Robert Martinez, Direktor der Einrichtungen
Dr. Philippa Bennett-Price, Finanzdirektorin
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Ihre Anrede sollte dann die Namen in derselben Reihenfolge wie die Adresse aufführen, gefolgt von einem Doppelpunkt (":"), zum Beispiel "Sehr geehrte Frau Harris, Herr Martinez und Dr. Bennett-Price:" Schreiben "Liebe Mary, Robert und Philippa: "ist vollkommen in Ordnung, wenn Sie sich auf Vornamen beziehen. Es ist höflich, jeder Person einen separaten Brief und einen separaten Umschlag zu senden. Drucken und unterschreiben Sie daher für jeden Empfänger ein Original.
Mehrere Personen, unterschiedliche Adresse
Wenn der gleiche Brief an mehrere Empfänger an verschiedenen Orten gesendet werden soll, erhält jede Person einen individuell adressierten Brief. Geben Sie an, dass Sie den Brief an andere Personen gesendet haben, indem Sie unter der Signatur "cc:" unterhalb der Signaturzeile eingeben, gefolgt von den Namen der anderen Empfänger in alphabetischer Reihenfolge. "CC" steht für Durchschlagkopie und bezieht sich auf das Durchschreibepapier, das vor der Erfindung des Fotokopierers zum Anfertigen zusätzlicher Kopien von Dokumenten verwendet wurde - heute verwenden wir den Ausdruck "Höflichkeitskopie". Überarbeiten Sie unbedingt die Zeile "cc:" in jedem Buchstaben, damit jeder Empfänger weiß, wer alle anderen Empfänger sind. Geben Sie ihre Adressen an, wenn dies für Ihren Empfänger hilfreich ist.
Wenn es viele Adressaten gibt
Bei vielen Empfängern, z. B. Mitgliedern eines Ausschusses, ist es möglicherweise sinnvoller, einen an die Gruppe gerichteten Brief vorzubereiten und am Ende des Briefes einen Verteilerblock zu platzieren. Es ist akzeptabel, größere Gruppen als Personengruppen zu begrüßen, z. B. "Sehr geehrte Investor Relations" oder "Sehr geehrte Vorstandsmitglieder". Wenn der Brief innerhalb Ihrer Organisation intern verteilt wird, verwenden Sie die informelle Begrüßung "Sehr geehrte Damen und Herren".
Ein Wort der Warnung
Es gibt zwar eine bestimmte Etikette, um Briefe an mehrere Empfänger zu richten, aber es gibt keine festen Regeln. Ihr Unternehmen hat möglicherweise einen eigenen Stil, der möglicherweise den traditionellen Standards entspricht. Konsistenz vermittelt einen guten Eindruck Ihrer Marke. Überprüfen Sie daher, ob alle Ihre Mitarbeiter in jeder geschäftlichen Kommunikation den gleichen Stil verfolgen.
