In einer perfekten Geschäftswelt benötigen die Mitarbeiter kein schriftliches Blatt mit Hinweisen bezüglich Ihrer Erwartungen bezüglich ihres Verhaltens, ihrer Arbeitsgewohnheiten und ihrer Ethik. Unglücklicherweise gibt es in den Gesetzesbüchern zahlreiche Fälle, in denen Arbeitnehmer verurteilt wurden, die ihren Arbeitgeber wegen unrechtmäßiger Kündigung verklagt hatten, weil ihnen nie gesagt wurde, es sei unangebracht, Spiele am Computer zu spielen, Büromöbel zu verkaufen oder Hilfsgüter zu verkaufen. So schreiben Sie Richtlinienanweisungen, mit denen sichergestellt wird, dass alle die gleichen Regeln einhalten.
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Identifizieren Sie ein Personalproblem, das angegangen werden muss. Dies kann entweder ein vorhandenes Problem sein (d. H. Verstöße gegen Bekleidungsvorschriften, Fehlzeiten) oder ein potenzielles Problem, das aus einer bevorstehenden Verschmelzung, Verkleinerung, Auslagerung oder der Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung entstehen könnte.
Stellen Sie ein informelles Komitee zusammen, das aus Ihrer HR-Person, einem Anwalt und Vertretern der Gruppe besteht, die direkt von der neuen Richtlinie betroffen sind.
Erklären Sie der Gruppe, warum Sie der Meinung sind, dass eine neue Richtlinie erforderlich ist. Am Beispiel eines Dresscodes könnte man argumentieren, dass Mitarbeiter ein professionelles Image des Unternehmens entwickeln müssen, um Kunden zu gewinnen und zu binden. Wenn Kunden glauben, dass die Angestellten keine Zeit oder Sorge in ihr Äußeres investiert haben, fragen sie sich vielleicht, ob sich eine solche Nachlässigkeit auf die Abwicklung ihrer Versicherungspolice oder den Verkauf ihres Hauses auswirken wird.
Bitten Sie den Ausschuss um Rückmeldung, wie das Problem gelöst werden kann. Zum Beispiel könnte der Vorschlag gemacht werden, dass männliche Angestellte offene Hemden tragen dürfen, aber dass sie immer einen Mantel und eine Krawatte für Meetings mit Kunden zur Verfügung haben müssen. Andere Ideen könnten sein, einen Tag in der Woche (d. H. "Casual Friday") für eine entspannte Kleiderordnung festzulegen oder Mitarbeitern, die keinen Kundenkontakt haben, zu ermöglichen, festzulegen, welche Art von Bekleidung ihren Arbeitsbedingungen am besten gerecht wird.
Überprüfen Sie die Vorschläge und wählen Sie die am besten zu verwendenden aus. Gehen Sie zurück zum Ausschuss mit dieser Liste und laden Sie zur Diskussion ein (1), welcher den besten Kompromiss darstellt, und (2) wie die Richtlinie durchgesetzt wird.
Skizzieren Sie Ihre Politik. Die Eröffnungserklärung sollte in klarer, übersichtlicher Sprache erklären, warum die Politik wichtig ist. Im zweiten Abschnitt sollte angegeben werden, was die neue Richtlinie ist, auf wen sie sich auswirkt und wann sie wirksam wird. Wenn es mehrere Komponenten der Richtlinie gibt (d. H. Eine Liste von Kleidungsstücken, die nicht mehr akzeptabel sind), verwenden Sie Aufzählungspunkte, damit diese hervorstechen. Der dritte Teil der Richtlinie sollte erläutern, wie die Richtlinie durchgesetzt wird und welche Konsequenzen sich daraus ergeben.
Überprüfen Sie den Entwurf Ihrer Erklärung mit Ihrer HR-Person und Ihrem Anwalt, um sicherzustellen, dass alle Grundlagen abgedeckt sind und die Sprache leicht verständlich ist.
Bestimmen Sie, wie die neue Grundsatzerklärung an die Mitarbeiter verteilt wird. Das beliebteste Format ist ein Office-Memo, das über reguläre Kanäle verteilt wird. Unglücklicherweise kann dieser Ansatz einem Mitarbeiter offenstehen, der darauf besteht, dass er oder sie ihn nie gesehen hat oder dass er durch Zufall hinausgeworfen wurde. Um dieses Szenario zu behandeln, möchten Sie möglicherweise eine Signaturzeile für jeden Mitarbeiter unter der Angabe "Ich bestätige den Erhalt und das Verständnis dieser Richtlinie" angeben. Verteilen Sie zwei Exemplare. Bitten Sie sie, einen von ihnen zu unterschreiben und zurückzugeben, und halten Sie den zweiten in den Akten oder in ihrem Mitarbeiterhandbuch.
Tipps
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Die Folgen eines Verstoßes gegen eine Unternehmensrichtlinie sollten mit dem Schweregrad übereinstimmen. Bei geringfügigen Verstößen könnte dies so einfach sein wie ein in die Personalakte des Arbeitnehmers gestecktes Verweisungsschreiben, ein in Lohn gestecktes Dock oder der Entzug eines Privilegs. Bei schwerwiegenden Handlungen wie Drogenmissbrauch, Diebstahl oder Beeinträchtigung der Integrität des Unternehmens würde dies zu einer Kündigung und in einigen Fällen zur Erhebung einer Strafanzeige führen.
