Mitarbeiter, die genehmigte Betriebsausgaben aus eigenen Mitteln zahlen, können im Allgemeinen eine Erstattung von ihrem Arbeitgeber erwarten. Um eine solche Erstattung zu erleichtern und sicherzustellen, dass die Kosten korrekt im Geschäftsbuch des Unternehmens verbucht werden, wird von den Mitarbeitern erwartet, dass sie einen detaillierten Bericht über all diese Auslagen vorlegen.
Artikel, die Sie benötigen
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Computer
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(fakultativ) Vorlage für Unternehmenskostenbericht
Wenn Ihr Unternehmen eine Vorlage für einen Spesenbericht bereitstellt, greifen Sie darauf zu und folgen Sie den Anweisungen.
Wenn nicht, sammeln Sie Ihre Quittungen zusammen und ordnen Sie sie in chronologischer Reihenfolge auf. Geben Sie auch alle Ausgaben an, für die Sie keine Quittungen haben, wie z. B. die Kilometerzahl und Nebenkosten wie Zeitungen und Erfrischungen, die Sie an Hotelautomaten erworben haben.
Wenn Sie einen eigenen Bericht ohne eine vom Unternehmen bereitgestellte Vorlage erstellen, verwenden Sie eine Computertabelle. Erstellen Sie eine Vorlage, und kopieren Sie sie für jeden neuen Bericht, den Sie vorbereiten, in ein neues Arbeitsblatt. In jeder Kopfzeile sollten Sie Ihren Namen, Abteilungsnamen und -code sowie den Zeitraum angeben, für den der Bericht gilt. Unterhalb dieser Informationen sollte Ihre Vorlage mindestens fünf Spalten mit Datum, Empfänger, Zweck oder Beschreibung und Betrag enthalten. Abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise zusätzliche Spalten für Informationen wie Buchungscodes, Besprechungsteilnehmer usw. hinzufügen.
Listen Sie Ihre Ausgaben in der Datumsreihenfolge auf Ihrem Blatt auf. Erstellen Sie einen Bericht pro Zeitraum - entweder wöchentlich, zweimonatlich, monatlich oder anderweitig. Dies wird normalerweise in den Richtlinien Ihres Unternehmens festgelegt. Wenn Sie für einen Tag mehrere Quittungen haben, können Sie sie nach Kostenarten gruppieren, z. B. Kosten für Mahlzeiten und Parkgebühren.
Wenn Sie zu irgendeinem Zweck eine Pauschale erhalten, geben Sie diese in der eigenen Zeile am Ende des Berichts nach den eingegangenen Ausgaben ein.
Wenn Sie für den Kilometerstand, den Sie in Ihrem persönlichen Fahrzeug abgelegt haben, eine Erstattung erhalten, sollten Sie ein Fahrzeugprotokoll führen und den Kilometerstand täglich oder wöchentlich in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien in Ihre Spesenabrechnung übertragen. Geben Sie den Kilometerstand in einer eigenen Zeile als separate Kostenposition ein. Geben Sie die Wörter "Personal Auto Mileage" (Personal Auto Mileage) in die Spalte "Payee" (Payee), die Meilen- und Meilenrate in die Spalte "Description" (d. H. "275 Meilen @ 58 Cents / Meile") und den zu erstattenden Betrag in die Spalte "Betrag" ein. Beachten Sie, dass jeder Arbeitgeber eine eigene Erstattungsrate für Meilen hat.
Wenn alle Ausgaben erfasst sind, summieren Sie sie als letzte Position in der Spalte "Betrag". Wenn Sie zur Deckung der Ausgaben einen Vorschuss erhalten haben, ziehen Sie diesen Betrag von Ihren Gesamtkosten ab. Dies ist der Betrag, der Ihnen erstattet wird.
Unterschiedliche Arbeitgeber haben unterschiedliche Richtlinien für das Einreichen von Belegen. Ihre können verlangen, dass Sie Originalbelege einreichen oder Scans oder Fotokopien einreichen. Möglicherweise müssen Sie einen Querverweis durchführen, damit die Person, die Ihre Erstattung bearbeitet, die Ausgaben leichter mit dem Beleg abgleichen kann. Wenn Sie einen Antrag auf Erstattung der Meilen einreichen, sollten Sie auch eine Kopie Ihres Auto-Logs für den Zeitraum einreichen.
Senden Sie Ihre Spesenabrechnung gemäß den Richtlinien Ihres Arbeitgebers in dem Formular und zusammen mit den Quittungen. Senden Sie nur das Arbeitsblatt mit den Ausgaben der aktuellen Woche, nicht die gesamte Tabellendatei mit der leeren Vorlage und viele Wochen mit Kosten.
Tipps
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Bezahlen Sie erstattungsfähige Ausgaben möglichst mit einer Kreditkarte, die Sie ausschließlich für diese Kosten verwenden. Dies sollte Ihnen helfen, die erstattungsfähigen Geschäftskosten im Auge zu behalten und deren Zahlung abzustimmen.
Vermeiden Sie es, geschäftliche und persönliche Ausgaben auf derselben Quittung zu vermischen.
Prüfen Sie alle Berichte und vergleichen Sie die Spesenbelege mit den im Bericht angegebenen Beträgen. Viele Fehler treten auf, wenn Personen, die die Aufgabe durchlaufen, den falschen Betrag von der Quittung in die Spesenabrechnung überweisen.
Wenden Sie sich stets an die Personalabteilung, die Lohnbuchhaltung oder die Buchhaltung Ihres Arbeitgebers, um Hinweise zu erhalten, wie Sie die Ausgaben pünktlich und rechtzeitig erhalten.
Warnung
Lüge niemals über Kosten. Dies ist ein Diebstahl des Unternehmens und kann zu nachteiligen Folgen wie Kündigung oder strafrechtlicher Verfolgung führen.
Erkundigen Sie sich bei Ihrem Arbeitgeber nach Einschränkungen, was Sie zurückerstatten können. Es kann sein, dass nicht jede Mahlzeit kostenpflichtig ist und Sie möglicherweise nicht in der Lage sind, Dinge wie Alkohol, Reinigung oder Parkservice zu bezahlen. Ihr Arbeitgeber sollte Richtlinien für was ist und nicht erstattungsfähig ist.
Zahlen Sie nur für Ihre eigenen genehmigten Geschäftskosten - zahlen Sie keine Ausgaben anderer Personen, es sei denn, Sie haben die Vollmacht dazu. Vermeiden Sie auch, die Kosten eines anderen Mitarbeiters zu zahlen, der die erstatteten Ausgaben erhält.
