Die Pflichten des Buchhalters für eine Kindertagesstätte unterscheiden sich nicht völlig von denen eines Buchhalters für andere dienstleistungsorientierte Unternehmen, aber die Verantwortlichkeiten sind erheblich größer. Da Daycares den Eltern der Kinder aus steuerlichen Gründen Gesamtjahresbelege ausstellen müssen, muss bei der genauen Erfassung der Transaktionen mehr Sorgfalt angewandt werden.
Steuerbezogene Verpflichtungen
Aufgrund der Einzigartigkeit des Tagesbetreuungsgeschäfts, insbesondere wenn die Eltern den Betrag, den sie für die Kinderbetreuung zahlen, am Jahresende von ihren Steuern abziehen, muss der Buchhalter die von jedem Kunden gezahlten Beträge korrekt erhalten. Wenn die Kindertagesstätte vor und nach der Schulbetreuung anbietet, müssen alle Beträge, die für diese Dienstleistung bezahlt werden, protokolliert werden, und es werden Belege verschickt.
Abrechnungsverpflichtungen
Bei der Durchführung der Gehaltsabrechnungen verwenden Buchhalter für die Tagespflege Buchhaltungssoftware oder die Steuertabellen auf der IRS- und State-Website. Der Buchhalter muss den Eidgenössischen Steuerzahlerservice in Anspruch nehmen und für jeden Zahlungszeitraum eine Zahlung in Höhe von 941 leisten (dies ist für die Beiträge des Unternehmens zu Sozialversicherung, Medicare und Federal Withholding sowie die Beiträge des Arbeitnehmers.) Der Buchhalter verwendet die Website, www.eftps.com und gibt die EIN- und PIN-Nummer des Unternehmens ein.
Auf vierteljährlicher Basis muss ein Buchhalter für Kinderbetreuung ein Formular 941 bereitstellen und an die IRS senden. Das Formular 941 enthält insgesamt 941 Zahlungen pro Abrechnungsperiode und muss in jedem Quartal unterschrieben und versandt werden. Der Buchhalter muss auch die berechneten Zahlungen aus der Buchhaltungssoftware leisten und vierteljährlich die Arbeitslosensteuer (FUTA) einreichen. Zusätzlich zu diesen Anforderungen muss der Buchhalter jedes Quartal das Formular für die Arbeitslosensteuer des Staates ausfüllen. (SUTA).
Tägliche Verpflichtungen
Ein Buchhalter in einer Kindertagesstätte muss alle Forderungen überwachen, um sicherzustellen, dass alle Kunden pünktlich zahlen, und alle Verbindlichkeiten, um sicherzustellen, dass Gebäude, Versorgungsunternehmen und andere monatliche Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Jeden Monat müssen die Bank- und Kreditkartenkonten abgeglichen werden, indem Bank- und Kreditkartenabrechnungen mit der Buchhaltungssoftware verglichen werden und sichergestellt wird, dass die Bank- / Kreditkartenabrechnungen mit der Buchhaltungssoftware übereinstimmen.
Stornierte Schecks, Rechnungskopien von Lieferanten und Belege von Spesen werden wöchentlich eingereicht, um sicherzustellen, dass alle ausgedruckten Exemplare für Einsicht und Überprüfung zur Verfügung stehen.
Rechtliche Anforderungen
Der Buchhalter führt eine Analyse der Einnahmen pro Kind durch und berücksichtigt dabei die gesetzlichen Verhältnisse von Kindern zu Lehrern. Die Verhältnisse werden in jedem Bundesstaat je nach Landesgesetz variieren. Der Buchhalter muss diese Informationen verwenden, um einen Plan für die Einstellung weiterer Lehrer oder die Durchführung einer Kostenanalyse pro Unterricht zu erstellen.
Finanzielle Verpflichtungen
Zu den zusätzlichen Aufgaben gehören das Sammeln sämtlicher Schecks und Barzahlungen, deren Erfassung als Forderungen und das Ausfüllen der Einzahlungsscheine, die der Inhaber der Kindertagesstätte, der alle Beträge nochmals überprüft, an die Bank liefert. Quittungen für geleistete Zahlungen werden monatlich gedruckt und jedem Kunden ausgehändigt.
Das Drucken von monatlichen Finanzberichten, einschließlich der Gewinn- und Verlustrechnung, der Bilanz und einer Cashflow-Prognose, der Aufrechterhaltung der Aufzeichnungen für den Kassenfonds und der Aufrechterhaltung von Belegen, um dem Fonds alle gezahlten Ausgaben zu erstatten, gehören in der Regel ebenfalls zum Job.
