Schreiben im Geschäftsformat unterscheidet sich von anderen Schreibweisen. Die Richtlinien sind strenger und der Stil, in den Sie schreiben, ist normalerweise vorbestimmt. Das Ziel beim Schreiben im Geschäftsstil ist immer, professionell zu wirken. Sie schreiben viel für bestehende oder potentielle Kunden, Kollegen oder Vorgesetzte. Einige dieser Dokumente können Einfluss darauf nehmen, wie gut Sie oder Ihr Unternehmen abschneiden. Die Einhaltung der Richtlinien ist daher unerlässlich.
Verwenden Sie das Block-, Modified-Block- oder Semi-Block-Format, wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben. Das Blockformat wird am häufigsten verwendet. In diesem Format wird alles mit Ausnahme des doppelten Leerzeichens zwischen den Absätzen mit einem Abstand gesetzt.
Schreiben Sie Ihr Dokument für das Publikum. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Bedürfnisse und Interessen anstatt auf Ihre. Überlegen Sie, was die Leser wissen müssen, und legen Sie den geeigneten Weg fest, um die Informationen an diese bestimmten Leser weiterzuleiten.
Verwenden Sie einen formellen Ton beim Schreiben an Vorgesetzte oder Kunden. Verwenden Sie einen informellen Ton nur für Memos oder E-Mails an Kollegen.
Betonen Sie die positiven Informationen und konzentrieren Sie sich auf die Vorteile für den Leser. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie einen Brief schreiben, der eine negative Nachricht enthält.
Schreiben Sie klar und prägnant. Sie können dies tun, indem Sie die Absätze kurz halten, indem Sie wichtige Informationen am Anfang des Dokuments und der Absätze angeben und wenn möglich Listen verwenden. Dies hilft Ihren Lesern, die normalerweise unter Zeitdruck stehen, die wichtigen Informationen zu finden, selbst wenn sie nur das Dokument überfliegen.
Lesen Sie Ihr Dokument durch, um sicherzustellen, dass es keine Rechtschreib-, Grammatik- und Interpunktionsfehler enthält. Irgendwelche Fehler in Ihrem Schreiben können Sie unprofessionell oder unvorsichtig erscheinen lassen.
Tipps
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Im Allgemeinen können Sie in einem Geschäftsdokument die Wörter "Ich" und "Sie" verwenden. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie das Wort "wir" verwenden, da dies Ihre Worte zu einer Reflexion des gesamten Unternehmens macht.
Verwenden Sie nach der Anrede in einem Geschäftsbrief immer einen Doppelpunkt und kein Komma.
