Die Richtlinien und Verfahren für eine Arztpraxis oder Klinik sind von entscheidender Bedeutung für die Festlegung der Standards für die Gesundheitsfürsorge und der Verwaltung, die von den Ärzten erwartet werden. In einem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch erfahren Ärzte, Krankenschwestern und andere Büromitarbeiter, wie sie bestimmte Aufgaben ausführen müssen, damit sie Patienten eine qualitativ hochwertige Betreuung bieten können. Da die Gesundheitsbranche komplex ist und von zahlreichen Vorschriften verwaltet wird, legt ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch auch fest, welche Gesetze eingehalten werden müssen. Das Verfassen von medizinischen Richtlinien und Verfahren ist eine fortlaufende Praxis, da die sich ändernden Gesetze im Gesundheitswesen häufig vorschreiben, dass sich auch die Richtlinien Ihrer Arztpraxis ändern.
Machen Sie eine Liste der Kategorien oder Abschnitte, die Sie in Ihrem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch enthalten möchten. Beispiele für Kategorien, die typischerweise in medizinischen Richtlinien- und Verfahrensbüchern zu finden sind, sind unter anderem Versicherung, Hinterlegung, Einreichung und Abrechnung von Ansprüchen, Patientensicherheit, Arbeitssicherheit, Berechtigungsnachweis und Privilegierung, Pharmakologie, Kundenrechte, Vertraulichkeit und Mitarbeiterschulung.
Ermitteln Sie die rechtlichen Anforderungen - oder Lizenzanforderungen -, die Ihre medizinische Tätigkeit betreffen. Wenn Sie beispielsweise Richtlinien und Verfahren für ein Kardiologiebüro schreiben, hat Ihre Klinik möglicherweise bestimmte Vorschriften, die anders sind als die, die ein Pathologiebüro einhalten muss. Um wirksame Richtlinien und Verfahren zu verfassen, müssen Ihre Richtlinien den Bundesvorschriften entsprechen.
Erstellen Sie eine Vorlage für Ihre Richtlinien und Verfahren. Mithilfe von Vorlagen können Sie sicherstellen, dass jede von Ihnen entworfene Richtlinie einheitlich und standardisiert bleibt. Die Vorlage sollte den Titel oder die Nummer der Richtlinie, den Zweck der Richtlinie, die Anwendbarkeit und die Schritte der Verfahren enthalten, die ausgeführt werden müssen. Sie können auch eine Nachtragsmitteilung beifügen, wenn die Richtlinie mit einem bestimmten medizinischen Formular Hand in Hand geht. Wenn Sie beispielsweise eine Richtlinie und ein Verfahren für "Patientenaufnahme" schreiben, fügen Sie das Formular zur Patientenaufnahme am Ende der Richtlinie an.
Verwenden Sie Ihre Hauptrichtlinienkategorien, um individuelle Richtlinien festzulegen. Wenn Ihre Hauptrichtlinienkategorie Vertraulichkeit ist, haben Sie möglicherweise zwei separate Richtlinien in diesem Abschnitt, z. B. elektronische Sicherheitsinformationen und Angaben zur Patientengesundheit. In Ihrer Kategorie für medizinische Einreichung haben Sie möglicherweise Richtlinien für die rechtzeitige Einreichung und die Anforderung medizinischer Unterlagen.
Beginnen Sie mit dem Schreiben der Verfahren für jede Richtlinie, die Sie in Ihr Buch aufnehmen möchten. Schreiben Sie sie direkt in die Vorlagen und beschriften Sie sie als Entwurf. Seien Sie für jede von Ihnen verfasste Richtlinie so genau wie möglich. Alle Schritte sollten klar umrissen und leicht verständlich sein.
Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis für Ihr medizinisches Richtlinien- und Verfahrensbuch. Ein Inhaltsverzeichnis hilft, die Dinge zu organisieren, sodass die Leser die von ihnen gesuchten Richtlinien und Verfahren leicht finden können.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinien HIPAA-kompatibel sind. HIPAA, das Health Insurance Portability and Accountability Act (Gesetz zur Portabilität und Rechenschaftspflicht für Krankenversicherungen), ist eine Bundesverordnung, die es den Gesundheitseinrichtungen verbietet, Gesundheitsinformationen des Patienten ohne Einwilligung des Patienten freizugeben. Die Nichteinhaltung der HIPAA-Standards kann dazu führen, dass Ihr Unternehmen wegen Nichteinhaltung einer Geldstrafe geahndet wird. Dies kann zu einer Klage führen, wenn ein Patient der Meinung ist, dass seine Vertraulichkeit verletzt wurde.
Senden Sie Ihre Richtlinienentwürfe und -verfahren zur Überprüfung und endgültigen Genehmigung an die entsprechende Behörde in Ihrer Organisation, z. B. den medizinischen Direktor oder den Chief Medical Officer.
Überprüfen Sie Ihre Richtlinien und Verfahren jährlich, um sicherzustellen, dass Sie keine Änderungen daran vornehmen müssen. Fügen Sie Ihrem Buch neue Richtlinien hinzu, und löschen Sie alte Richtlinien, die nicht mehr gelten.
