Rechnungswesen ist die Aufzeichnung, Analyse und Meldung von Ereignissen, die für ein Unternehmen von wesentlicher Bedeutung sind. Die Buchführung enthält Aufzeichnungen über Änderungen der Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, des Eigenkapitals sowie der Erträge und Aufwendungen. Die übliche Reihenfolge der Schritte des Erfassungsprozesses umfasst die Analyse, die Vorbereitung der Journalbuchungen und die Buchung dieser Buchungen in das Hauptbuch. Nachfolgende Rechnungslegungsprozesse umfassen die Erstellung eines Probesaldos und die Erstellung von Abschlüssen.
Grundlagen: Lastschriften und Gutschriften
Lastschriften und Gutschriften sind die grundlegenden Rechnungslegungswerkzeuge für das Ändern von Konten. Belastungen erhöhen die Vermögens- und Kostenrechnung und verringern die Passiv-, Eigenkapital- und Ertragskonten. Kredite erhöhen die Passiv-, Eigenkapital- und Ertragskonten und verringern die Vermögens- und Aufwandskonten. Lastschriften und Gutschriften befinden sich auf der linken bzw. rechten Seite eines T-Kontos. Dies ist die grundlegendste Form der Darstellung eines Kontos.
Analyse
Der erste Schritt des Erfassungsprozesses besteht darin, die Transaktion zu analysieren, die Buchungsposten zu ermitteln und sie in den entsprechenden Konten zu erfassen. Die Analyse umfasst eine Prüfung des Papiers oder der elektronischen Aufzeichnung der Transaktion, z. B. einer Rechnung, einer Kaufquittung oder einer elektronischen Überweisung. Zu den üblichen Transaktionen zählen der Verkauf von Produkten, die Lieferung von Dienstleistungen, der Kauf von Lieferungen, das Bezahlen von Gehältern, der Kauf von Werbung und die Erfassung von Zinszahlungen. In der periodengerechten Buchhaltung müssen Unternehmen Transaktionen in derselben Periode verbuchen, in der sie auftreten, unabhängig davon, ob Bargeld wechselt oder nicht. Umsatz- und Aufwandsvorgänge wirken sich auf die entsprechenden Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Bilanzkonten aus. Einige Transaktionen können nur die Bilanzkonten betreffen.
Journaleinträge
Journaleinträge sind der zweite Schritt im Aufzeichnungsprozess. Ein Journal ist eine chronologische Aufzeichnung von Transaktionen. Ein Eintrag besteht aus dem Transaktionsdatum, den Belastungs- und Guthabenbeträgen für die entsprechenden Konten und einer kurzen Notiz, in der die Transaktion erläutert wird. Die Journaleinträge für eine Barverkaufstransaktion sollen beispielsweise Bargeld gutschreiben (erhöhen) und Belastungen (erhöhen). Journaleinträge zeigen alle Auswirkungen einer Transaktion an einem Ort auf. Sie sind auch beim Erkennen und Korrigieren von Fehlern hilfreich, da die Abbuchungs- und Guthabenbeträge am Ende einer Periode ausgeglichen werden müssen.
Buchung ins Ledger
Der dritte und letzte Schritt des Erfassungsprozesses ist das Buchen der Journalbuchungen im Hauptbuch, das Übersichtsdatensätze aller Konten enthält. Jeder Datensatz enthält Felder für das Transaktionsdatum, Kommentare, Lastschriften, Gutschriften und den ausstehenden Saldo. Im vorherigen Beispiel für einen Verkaufsvorgang umfasst der Buchungsprozess die Eingabe eines Guthabensbetrags für das Verkaufskonto, eines Belastungsbetrags für das Geldkonto und die Aktualisierung der jeweiligen Salden. Das Hauptbuch kann in der Form einer Mappe, Karteikarten oder einer Softwareanwendung sein.
