Ein häufig übersehener und dennoch wertvoller Aspekt eines Unternehmens ist die Voicemail-Begrüßung. Einprägsame und professionelle Aufnahmen wirken sich positiv aus. Passen Sie die Begrüßung an das Unternehmen an und fügen Sie dennoch Stil hinzu, wobei der Persönlichkeit etwas Persönlichkeit hinzugefügt wird. Die besten ausgehenden Aufnahmen haben das richtige Aroma, ohne die professionelle Note zu verlieren.
Grundzutaten
Eine geschäftliche Voicemail sollte aus mehreren Zutaten bestehen, die informieren. Geben Sie den Namen der Person, deren Nebenstelle gewählt wurde, den Namen des Unternehmens und die Abteilung an. Laden Sie den Anrufer ein, eine Nachricht zu hinterlassen. Oft erkennt der Anrufer nicht, dass er die Voicemail erreicht hat. Teilen Sie den Kunden mit, wann sie einen Rückruf erwarten können, und bieten Sie, wenn möglich, einen alternativen Kontakt an. Fügen Sie die Website oder E-Mail des Unternehmens hinzu. Lassen Sie nur einen zusätzlichen Kontakt für die Kürze, warnt Christopher Null und schreibt in PC World. Konstruieren Sie eine Begrüßung kurz und auf den Punkt.
Nein-Nr
Vermeiden Sie es, die Begrüßung mit einem Mobiltelefon aufzuzeichnen. Für die Begrüßungsaufzeichnung wird eine Festnetzleitung bevorzugt. Die Klangqualität eines Mobiltelefons ist im Vergleich zu einem Festnetzanschluss nicht so gut. Professionelle Grüße sollten nicht durcheinander oder knackig klingen. Vermeiden Sie Standardbegrüßungen. Sie klingen automatisiert, unpersönlich und kalt. Stellen Sie sicher, dass keine Hintergrundgeräusche aufgezeichnet werden. Eine schlecht aufgezeichnete Begrüßung des Telefons kann Kunden und Leads abweisen. Vermeiden Sie "um" und "uhs". Bereiten Sie ein Skript vor der Aufnahme vor, damit es problemlos abläuft.
Allgemeine Begrüßung
Die allgemeine Begrüßung wird täglich für unbeantwortete Anrufe im Alltag verwendet. Diese Begrüßung wird im Allgemeinen für Personen gespielt, die von außerhalb des Unternehmens anrufen.
„Sie haben erreicht (Firma), wo (Slogan). Dies ist (Name), Ihr Leitfaden für (Abteilung). Leider kann ich jetzt nicht zum Telefon gelangen, aber hinterlasse mir eine Nachricht mit Name und Telefonnummer, und ich werde deinen Anruf so schnell wie möglich zurücksenden. Oder senden Sie mir eine E-Mail an (E-Mail-Adresse). ”
Abwesenheitsgruß
Abwesenheitsnachrichten werden verwendet, wenn jemand für eine vorbestimmte Zeit aus dem Büro entfernt wird. Bei den meisten Voicemail-Diensten kann eine Begrüßung für eine festgelegte Zeitdauer abgespielt werden, sodass niemand daran denken muss, die Begrüßung außerhalb des Büros zu deaktivieren.
„Hi, das ist (Name) in (Abteilung). Ich bin bis (Datum) außer Haus. Ich werde meine Voicemails den ganzen Tag über prüfen. Bitte hinterlassen Sie mir eine Nachricht und ich werde Ihren Anruf so schnell wie möglich zurücksenden. Wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen, können Sie sich an (alternative Kontaktperson) unter (Telefonnummer) wenden oder unsere Website unter (URL) besuchen. “
