Unternehmen nutzen die Handbücher für Verwaltungsverfahren, um Mitarbeiter zu schulen, Software zu erstellen oder zu kaufen und die Effizienz im Büro zu verbessern. Software ist ein großer Teil des Office-Betriebs und erfordert Verfahren zur Definition von Computervorgängen wie Sicherheit, Datenbankerstellung und -zugriff, E-Mail-Protokoll und Virenschutz. Das Verfahrenshandbuch enthält häufig Flussdiagramme, die Sie beim Erstellen oder Kauf von Software unterstützen, die den Anforderungen Ihres Büros entspricht.
Office-Administratoren sind für die Verarbeitung und Verwaltung von Datensätzen und Dokumenten verantwortlich. Vorbereitung auf Besprechungen, Konferenzen und besondere Veranstaltungen; Reisevorbereitungen treffen; und Kommunikation mit Kunden, Management, Lieferanten und Mitarbeitern. Ein effektives Verfahrenshandbuch beschreibt die Büroabläufe klar und so detailliert wie möglich. Ein neuer Mitarbeiter sollte in der Lage sein, Informationen zu den Büroabläufen im Handbuch nachzulesen.
Artikel, die Sie benötigen
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3-Ringbinder
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Textverarbeitungssoftware
So schreiben Sie Verwaltungsbüro-Prozeduren
Identifizieren Sie die Verfahren
Das Handbuch für das Büroverwaltungsverfahren besteht aus mehreren Verfahren. Beginnen Sie mit den allgemeinsten Verfahren auf höchster Ebene und arbeiten Sie bis ins kleinste Detail. Es sollte ein übergeordnetes Flussdiagramm geben, das angibt, wie jede Prozedur in diese Kategorie passt. Flussdiagramme erleichtern die Schulung neuer Mitarbeiter, da sie die Arbeitsabläufe grafisch darstellen. Das folgende Beispiel zeigt eine einfache Darstellung einiger Office-Verfahren.
1. Bürodatensätze
1.1 Einkauf von Verbrauchsmaterialien 1.2 Einreichung 1.3 Postabwicklung 1.4 Terminplanung
1.3 Postabwicklung
1.3.3 E-Mail empfangen -> 1.3.4 E-Mail sortieren -> Sofortige Antwort erforderlich -> Ja -> Als dringend kennzeichnen -> Liefern Nein -> Nicht markieren -> Liefern
Geben Sie beim Schreiben des Handbuchs schriftliche Angaben zu jedem Untertitel an. Zum Beispiel:
1.3.3 Empfangen von E-Mails Die E-Mails werden in der Poststelle sortiert und bis 10:00 Uhr an jede Abteilungs-Mülltonne gesendet. siehe 1.3.5).
Informationen zur Prozedur sammeln
Dies ist der wichtigste Schritt im Schreibprozess und erfordert die meiste Zeit. Stellen Sie sicher, dass Sie das beschriebene Verfahren und den Umfang des Projekts verstehen. Verstehen Sie das Publikum für dieses Verfahren und wie es in übergeordnete Verfahren passt. Wer sind die Lieferanten für das Verfahren? Wer sind Eigentümer und Fachexperten? Wer sind die kunden Wenn Sie sich mit dem Vorstehenden vertraut haben, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Schreiben Sie eine Reihe von Interviewfragen. Was müssen Sie wissen, um ein detailliertes Verfahren zu schreiben?
- Führen Sie die Interviews durch und dokumentieren Sie die Ergebnisse.
- Erstellen Sie ein Flussdiagramm, das die Eingabe des Prozesses, die Arbeitsschritte und die Ausgabe darstellt.
- Überprüfen Sie die Flussdiagramme, die Sie mit den Prozessverantwortlichen erstellt haben, auf Genauigkeit.
Schreiben Sie ein Entwurfshandbuch
Wählen Sie ein Format für das Handbuch und stellen Sie sicher, dass das Management mit diesem Format übereinstimmt. Beschreiben Sie das gesamte Handbuch. Sie möchten das Handbuch nicht neu schreiben, da hinsichtlich des Formats oder des Inhalts keine Übereinstimmung besteht. Verwenden Sie einen Ordner mit 3 Ringen, damit Änderungen und Aktualisierungen leicht vorgenommen werden können. Fügen Sie für jede dokumentierte Prozedur Folgendes hinzu:
- Titel
- Einführung
- Überblick
- Änderungsdatum
- Prozedurbesitzer - Verwenden Sie geeignete Titel und vermeiden Sie die Verwendung persönlicher Namen
- Flussdiagramm mit Schritt-für-Schritt-Beschreibungen
- Definitionen
- Im Verfahren verwendete Materialien oder Software
- Abbildungen, Tabellen, Diagramme und Grafiken
Überprüfen und bearbeiten
Lassen Sie das Handbuch durch das zuständige Management-Team, den Verfahrensinhaber und den Kunden des Verfahrens überprüfen. Wenn sich der Kunde außerhalb der Organisation befindet, stellen Sie sicher, dass die Genehmigung des Managements vorliegt, bevor Sie eine Überprüfung anfordern.
Möglicherweise möchten Sie, dass eine andere Person als der Autor jeden Schritt des Prozesses durchläuft, um die Richtigkeit und Vollständigkeit zu testen. Wenn rechtliche Einschränkungen bestehen, vergewissern Sie sich, dass Ihre interne rechtliche Organisation das Handbuch auf Compliance überprüft.
Analysieren und beheben Sie während des Überprüfungsprozesses festgestellte Mängel und schreiben Sie die endgültige Version. Erhalten Sie die endgültigen Genehmigungssignaturen auf der entsprechenden Ebene, bevor Sie das Dokument veröffentlichen.
Bestimmen Sie einen einzelnen Besitzer des Handbuchs, der für die Dokumentation der Aktualisierungen verantwortlich ist.
