Unternehmen nutzen täglich verschiedene Formen des Marketings und der Kommunikation. Das Design und der Inhalt des Briefkopfs, der für jede Art der Kommunikation verwendet wird, ist oft das erste, was ein Interessent über ein Unternehmen sieht. Obwohl Design und Kreativität unendliche Möglichkeiten haben, halten sich Unternehmen in der Geschäftskommunikation normalerweise an vier Standardbriefköpfen.
Standardbriefkopf
Ein Standardbriefkopf bezieht sich in der Regel auf eine gesamte Entität und wird normalerweise für administrative oder dienstleistungsorientierte Zwecke verwendet. Das Publikum ist in der Regel allgemein und weit verbreitet, und der Brief kann ein Formulardokument wie ein Standardbrief, eine Mitteilung oder eine Rechnung sein. Der Standardbriefkopf enthält normalerweise nur den Namen und die Adresse des Unternehmens sowie ein Logo oder ein Wasserzeichen des Logos, sofern das Unternehmen eines hat.
Spezialisierter Briefkopf
Der Spezialbriefkopf ist dem Standardbriefkopf sehr ähnlich, außer dass er normalerweise aus einer bestimmten Abteilung des Unternehmens stammt, z. B. Buchhaltung, Recht oder Marketing. Das Publikum ist möglicherweise mehr an dem Bereich interessiert, von dem aus es Mitteilungen erhält. In einem Einzelhandelsunternehmen kann das Publikum beispielsweise eine Gruppe von Anbietern für den Fertigungsbereich des Unternehmens oder eine Gruppe von Prüfern für den Buchhaltungsbereich des Unternehmens sein. Wie der Standardbriefkopf enthält der Spezialbriefkopf den Firmennamen, die Adresse und das Logo oder das Wasserzeichen. Die Fachabteilung oder der Unternehmensbereich ist jedoch ebenso enthalten wie alle anderen Bilder oder Logos der Abteilung.
Individueller Briefkopf
Der benutzerdefinierte Briefkopf ist in der Regel themenspezifischer als die anderen Typen und stammt im Allgemeinen von einer bestimmten Person. Diese Briefbögen werden üblicherweise für die Kommunikation zwischen den Büros wie Memos oder Präsentationen verwendet. Sie werden auch für die externe Kommunikation verwendet und sind im Allgemeinen nicht zur Verwendung in Formulardokumenten vorgesehen. Am Beispiel des Einzelhandels kann ein Projektmanager seinen eigenen Briefkopf verwenden, um externe Nachrichten an seine unabhängigen Auftragnehmer zu senden. Neben dem Firmennamen, der Adresse, dem Logo und dem spezifischen Bereich enthält der benutzerdefinierte Briefkopf auch den Namen des Absenders sowie die geschäftlichen Kontaktinformationen.
Executive Briefkopf
Der Executive-Briefkopf ist dem benutzerdefinierten Briefkopf sehr ähnlich, da die beabsichtigte Zielgruppe und der betreffende Gegenstand für eine Person oder ein Thema spezifisch sind. Dieser spezielle Briefkopf ist Personal auf Direktorenebene oder höher vorbehalten und wird für Zwecke verwendet, die von Kündigungsschreiben bis hin zu Angebotsbriefen reichen. Der Führungsbriefkopf kann auch auf einem Serienbrief einer bestimmten Führungskraft erscheinen. Beispielsweise kann eine Führungskraft viele verschiedene Serienbriefe zu Standardzwecken senden. Obwohl es sich bei ihnen um Boilerplate handelt, ist es wahrscheinlicher, dass die Empfänger die richtige Reaktion zeigen, wenn sie von einer bestimmten höheren Position aus eine Mitteilung erhalten, im Gegensatz zu einem Serienbrief, der mit einem Standardbriefkopf an mehrere Empfänger gesendet wird. Der ausführende Briefkopf ist ähnlich wie der benutzerdefinierte Briefkopf formatiert, obwohl er den Titel des jeweiligen Absenders mit einer fetteren oder größeren Schrift hervorheben kann. Das Papier ist typischerweise auch von höherer Qualität.
Design und Format
Alle Firmenbriefköpfe sollten ein einzigartiges Design haben, das Format sollte jedoch so standard wie möglich sein. Das Design sollte Ihrem Publikum sofort die Kultur und das Markenzeichen Ihres Unternehmens zeigen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise über bestimmte Marketingfarben, Logos oder Slogans verfügt, sollten diese in allen Briefbögen enthalten sein. Wenn Sie nur Schwarzweißdruck verwenden, sollten Ihr Logo und Ihr Slogan noch deutlicher sein. Die Schriftart Ihres Briefkopfes sollte hervorstechen; Es sollte jedoch für den Leser nicht überwältigend oder unleserlich sein. Insbesondere sollte Ihr Briefkopf nicht mehr als benötigt beanspruchen.
