Unabhängig davon, ob sie vom Postdienst oder per E-Mail verschickt werden, haben Geschäftsbriefe immer ein bestimmtes Format und einen bestimmten Stil. Wenn Sie dem Format folgen, gelangen Sie schnell zum Punkt und informieren Ihren Leser über weitere zugehörige Dokumente, die Sie mit einschließen, z. B. einen Lebenslauf, einen unterzeichneten Vertrag oder Kopien von bezahlten Rechnungen. Das Anhängen von Anhängen im Hauptteil Ihres Schreibens und das Aufschreiben am Ende Ihres Schreibens ist eine professionelle Möglichkeit, dem Empfänger zu zeigen, warum Sie schreiben und welche zusätzlichen Materialien Sie gesendet haben.
Sagen Sie dem Leser, warum Sie schreiben
Ein gut geschriebener Geschäftsbrief beginnt mit einem Satz, in dem erklärt wird, warum Sie schreiben. Teilen Sie dem Empfänger mit, welche und wie viele Dokumente Sie beifügen und warum Sie sie einbeziehen. Sie sollten mit folgenden Sätzen beginnen: "Ich füge meinen Lebenslauf für die Position des stellvertretenden Chefs bei" oder "Im Anhang ist eine Kopie des Briefes, den ich zur Bestätigung meiner letzten Zahlung erhalten habe".
Vermeiden Sie es, zu formal zu sein
Das Schreiben Ihres Geschäftsbriefs sollte nicht den viel formelleren Ausdruck „Bitte finden Sie beigefügt…“ enthalten. Diese Form der formalen Schriftsprache ist zwar nicht grammatikalisch falsch, wird jedoch meist in akademischen Zeitschriften, offiziellen Dokumenten und an Orten verwendet, an denen eine erhöhte Ernsthaftigkeit erforderlich ist. Vermeiden Sie in Ihrer täglichen Geschäftskorrespondenz und E-Mails generell eine zu formale Sprache.
Listen Sie die Anhänge oder Anlagen unter Ihrer Signatur auf
An der Unterseite des Buchstabens nach der Signaturzeile befindet sich der richtige Ort, um Anhänge aufzulisten. Wenn Sie E-Mails senden, müssen Sie nach der Unterschrift doppeltes Leerzeichen eingeben und dann die Anhänge mit einer kurzen Notiz wie „Anhang: Für Jane K. Doe fortsetzen“ zitieren. Wenn Sie einen Brief über den Postdienst versenden, fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu die Anlagen zwei Zeilen unter der Signatur. Sie können das Wort "Beilage" ausschreiben (Beispiel: "Beilage: Monatliche Marktübersicht") oder die gebräuchliche Geschäftskürzel "enc" verwenden ("Enc: Resume für John K. Doe).
Zusätzliche Tipps für Geschäfts-E-Mails
Anhänge benennen: Die Formatierung ist wichtig, wenn Sie eine geschäftliche E-Mail senden. Der Dateiname des Anhangs sollte sich auf Ihre E-Mail beziehen. Geben Sie Ihren Namen, eine kurze Beschreibung des Betreffs und das Datum der E-Mail an. Wenn Ihr Anhang mehr als eine Seite enthält, geben Sie dies ebenfalls an.
Fotos effizient anhängen: Wenn Sie Fotos senden, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Fotos so zuschneiden, dass nur relevante Informationen angezeigt werden, und zwar in einem kleinen oder mittleren Format, das auf dem Computer oder Gerät Ihres Empfängers schnell heruntergeladen werden kann.
Stellen Sie sicher, dass Sie alles einschließen: Vergewissern Sie sich vor dem Verschließen des Umschlags oder Drücken der Senden-Taste, dass sich Ihre Anlagen im Umschlag befinden oder dass Sie Ihre Dokumente an Ihre E-Mail angehängt haben. Viele Personalvermittler und andere Unternehmen verwerfen möglicherweise Briefe, die die angeforderten Anhänge nicht enthalten. Es vermittelt auch den Eindruck, dass der Sender unachtsam ist.
