Das IRS-Formular W-4 ist eine Bescheinigung, nach der die Bundessteuerbehörde alle neuen Mitarbeiter ausfüllen und an ihren Arbeitgeber zurückgeben muss. Der W-4 listet die Anzahl der Einbehaltungszulagen auf, die der Arbeitnehmer beanspruchen möchte. Je größer die Anzahl der Zertifikate ist, desto geringer ist der Einbehaltbetrag. Mit dem W-4 können Mitarbeiter auch die Befreiung von der Quellensteuer ganz beantragen. In der Vergangenheit hatte der IRS von Arbeitgebern verlangt, für bestimmte Arbeitnehmer W-4 einzureichen. Dies ist jedoch nicht mehr der Fall.
Einreichung
Zu einem bestimmten Zeitpunkt forderte der IRS die Arbeitgeber auf, W-4-Formulare einzureichen, wenn ein Angestellter, der mindestens 200 US-Dollar verdient hatte, mehr als zehn Quellensteuer forderte. Im Jahr 2010 befreite eine Zulage die Löhne des Arbeitnehmers von der Einkommensteuer in Höhe von 3.650 USD. Der IRS forderte auch die Arbeitgeber auf, die W-4 für Arbeitnehmer zu beantragen, die aufgrund ihres Anmelde-Status, ihres Haushaltseinkommens, ihrer Abzüge und ihrer Befreiung die Befreiung von den Bundessteuern beantragten.
Einbehaltung
Die Arbeitgeber mussten den Anweisungen des IRS folgen, um die Anzahl der Befreiungen einzuschränken, die dem Arbeitnehmer erlaubt waren. Mitarbeiter mussten ihre W-4 überarbeiten, wenn sie mehr Ausnahmen beantragen wollten, als erlaubt waren, und eine schriftliche Erklärung vorlegen, in der sie den Antrag erläuterten. Der Antrag musste vom IRS genehmigt werden, bevor der Arbeitgeber die Einbehaltung den Wünschen des Arbeitnehmers anpassen konnte.
Neue Regelungen
Die im Jahr 2005 verabschiedeten neuen Vorschriften änderten die Richtlinien für die Anmeldung von W-4 beim Internal Revenue Service. Obwohl das Gesetz immer noch verlangt, dass Mitarbeiter W-4 einreichen, erfordert dies keinesfalls die automatische Einreichung der Formulare seitens des Arbeitgebers.
Schriftliche Anfragen
Die IRS kann weiterhin einen schriftlichen Antrag an einen Arbeitgeber senden, einen W-4 für einen bestimmten Mitarbeiter einzureichen. Die Agentur behauptet, dass sie jetzt andere Mittel einsetzt, um festzustellen, ob ein Arbeitnehmer zu viele Ausnahmen beansprucht und zu wenig Steuern von seinen Gehaltsabrechnungen einbehalten hat. Nach Erhalt des W-4 kann der IRS beantragen, dass der Arbeitgeber die Einbehaltung in geeigneten Fällen durch Verwendung eines "Lock-in" -Schreibens erhöht.
Lock-In-Buchstaben
Bei der Entscheidung, dass die Zurückhaltung für einen bestimmten Mitarbeiter nicht ausreichend ist, gibt der IRS ein "Lock-In" -Letters aus. Das Schreiben gibt die Höchstzahl der Zulagen für diesen bestimmten Angestellten an und das Datum, an dem der Arbeitgeber gemäß dieser Anzahl mit der Zurückhaltung beginnen muss. Alle zukünftigen Änderungen der Quellensteuer müssen von der IRS genehmigt werden. Dem Mitarbeiter ist eine Kopie des Sperrbriefes des Arbeitnehmers vorzulegen, oder der Arbeitgeber muss dem IRS gegebenenfalls mitteilen, dass der Mitarbeiter nicht mehr für das Unternehmen arbeitet. Das Lock-In-Schreiben gibt dem Mitarbeiter eine Nachfrist, in der er ein neues W-4 und eine entsprechende Erklärung einreichen kann.
