Um ein medizinisches Front Office effektiv zu managen, sei es in einer kleinen Praxis oder in einer großen Klinik, müssen umfassende und klare Verfahren entwickelt und implementiert werden, die die notwendigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten berücksichtigen. Die Abläufe im Büro sollten die Pflichten verschiedener Mitarbeiter hervorheben, z. B. die Beschreibung, was die Rezeptionisten beim Öffnen und Schließen des Büros tun sollen. Sie sollten wissen, wie die Arztpraxis arbeitet, um die Verfahren entsprechend anzupassen.
Grundlagen
Büroanweisungen sollten die Interaktion mit Kunden vermitteln. Zu den relevanten Themen gehören Standard-Client-Begrüßungen (z. B. persönlich und telefonisch), verwirrende oder verärgerte Kunden des Managements, Client-Vertraulichkeit (z. B. HIPAA-Bestimmungen) sowie Terminvereinbarung und Benachrichtigung. Die meisten Mitarbeiter des medizinischen Büros benötigen starke Fähigkeiten im Kundenservice. Daher sollten die Verfahren "gut" von "unzureichendem" Kundenservice unterscheiden. Es sind Standardverfahren für Notfälle oder Naturkatastrophen wie Feuer oder Überschwemmung erforderlich. Erstellen Sie ein separates Mitarbeiterhandbuch, in dem Sie Richtlinien zu Kleiderordnung, Anwesenheit, sexueller Belästigung, Gehaltsabrechnung, Urlaub und Sozialleistungen besprechen.
Aufzeichnungen
Eine erfolgreiche Arztpraxis verwaltet ihre Patientenakten effizient. Sicherungsverfahren sollten für papierlose Büros obligatorisch sein (z. B. mit online gespeicherten Patienteninformationen oder einem Computerprogramm). Das Front Office-Handbuch muss erläutern, wie Client-Datensätze erstellt, aktualisiert und gespeichert werden. Das Handbuch sollte auch Verfahren zum Deaktivieren von Datensätzen enthalten, z. B. wenn sich Patienten bewegen. Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft Arztkalender. Beispielsweise kann ein Arzt 20 bis 30 Minuten Freizeit haben, wenn er pro Stunde zwei Patienten anberaumt. In den Verfahren sollte erläutert werden, wie stündlich und täglich eine angemessene Anzahl von Patienten geplant wird. Verfahren können auch eine Standardmethode für die Zuweisung von Prüfungsräumen darstellen.
Abrechnung
Die Arztpraxis in der Arztpraxis sollte detailliert beschreiben, wie die Zahlung von Patienten eingezogen wird. Wenn ein Patient eine Versicherung in Anspruch nimmt, sollte in den Verfahren erläutert werden, welche Informationen erforderlich sind, um die Versicherung zu überprüfen und gegebenenfalls eine Zuzahlung zu leisten. In den Verfahren sollte erläutert werden, ob vor oder nach dem Besuch eine Zahlung eingeholt werden soll, wenn ein Patient aus eigener Tasche zahlt. Beschreiben Sie auch die erforderlichen Schritte, um Versicherungsansprüche rechtzeitig zurückerstatten zu können. Erklären Sie beispielsweise, wer medizinische Verfahren für die Patientenakten sowie die Abrechnung kodiert oder identifiziert. In den Verfahren sollte festgelegt werden, wie mit überfälligen Konten umgegangen wird, z. B. solche, die für 6 Monate oder 1 Jahr ausstehen.
