Die korrekte Abrechnung der Lohnkosten ist ein wesentlicher Teil der Verantwortung einer Buchhaltungsabteilung, die in allen Ländern und auf der ganzen Welt tätig ist. Genaue Finanzunterlagen sind in einer Reihe von Situationen erforderlich, z. B. bei der Meldung von Buchungsnummern an Finanzaufsichtsbehörden, bei der Beantragung von Finanzhilfen und bei Darlehensanträgen. Die Aufrechterhaltung genauer Kostenaufzeichnungen wird dem Management auch dabei helfen, realisierbare Budgetentscheidungen zu treffen und die Einstellungszyklen zu steigern. Obwohl nur wenige Leute über Zahltag nachdenken, bis es endlich ankommt, ist die Vorbereitung auf den Zahltag für andere ein Vollzeitjob.
Sammeln Sie Arbeitszeitnachweise oder Punch-In / Punch-Out-Detailsätze und geben Sie diese in eine Abrechnungssoftware ein. Dazu gehören auch Anfragen nach Kranken- / Privatbezügen, Urlaubsgeld und Zeitanpassungsbögen. Stellen Sie sicher, dass die Arbeitszeitnachweise vor der Eingabe vom zuständigen Manager genehmigt werden.
Überprüfen Sie die Zeitaufzeichnungen erneut, um sicherzustellen, dass sie angemessen und genau sind. Dieser Vorgang schließt jegliche Möglichkeit eines Betrugs der Zeituhr aus.
Holen Sie die endgültige Genehmigung des Managers ein, bevor Sie Schecks abschneiden und EFT (Electronic Funds Transfers) an Bankinstitute einreichen.
Cut-Checks und Autorisierung von EFT-Transaktionen.
Bewahren Sie die Gehaltsabrechnung fünf Jahre ab dem Zeitpunkt auf, zu dem die Mitarbeiter bezahlt wurden.
Verfolgen Sie die Live-Check-Aktivitäten, einschließlich, wenn sie auf dem Konto des Mitarbeiters hinterlegt sind, wenn die Bank die Bank kündigt und Sie auf ein elektronisches Abbild des gelöschten Schecks zugreifen können. Halten Sie eine Kopie des gelöschten Schecks bereit.
