Erfolgreiche Aktenverwaltungssysteme speichern Akten sicher und erstellen eine organisatorische Methode für die Erstellung, Pflege, Verwendung und Entsorgung von Akten. Die Erstellung und fortlaufende Aktualisierung von Richtlinien für die Datensatzverwaltung ist für die Aufrechterhaltung der Integrität des Systems unerlässlich. Mit Richtlinien für Informationsanforderungen, Eingabemethoden, Speicherzeiten und Backups, Sicherheitsbestimmungen und präzisem Berichtswesen können Sie ein effektives Datensatzverwaltungssystem erstellen.
Information
Entwickeln Sie Richtlinien, welche Art von Informationen Ihr Unternehmen speichern möchte und muss. Dies sollte Verträge, Mitarbeiterakten, Gründungsdokumente, Kundendatensätze, aufsichtsrechtliche Daten, Finanzdatensätze und andere relevante Informationen umfassen, die das Unternehmen benötigt. Stellen Sie diese Liste zusammen mit mehreren Abteilungen zusammen, um die Vollständigkeit und die Einhaltung aller funktionalen Anforderungen sicherzustellen. Durchsuchen Sie die endgültige Liste mit dem Rechtsberater Ihres Unternehmens, um zu überprüfen, ob die Informationen, die zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich sind, in den Richtlinien zum Aufbewahren von Datensatzmanagement enthalten sind.
Eingabemethoden
Erstellen Sie für jeden Datensatztyp eine Methodik für die Datensatzeingabe. Datensätze können manuell eingegeben, von ergänzenden Systemen importiert oder über ein Scansystem eingegeben werden. Diese Eingabemethoden sollten zuverlässig und sicher sein. Führen Sie für den elektronischen Austausch Redundanzprüfungen durch, um genaue Übertragungen sicherzustellen. Für die manuelle Eingabe ein System zur Überprüfung der Qualität einleiten, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
Lager
Legen Sie für jeden in das System eingegebenen Datensatztyp Speicherzeitpläne fest. Die Zeitpläne sollten rechtliche Verpflichtungen, Einschränkungen des Datensystems und die Funktionalität berücksichtigen. Berücksichtigen Sie für Datensätze, auf die selten zugegriffen wird, ein ergänzendes Speichersystem, das gelegentlichen Zugriff auf Datensätze ermöglicht. Diese Datensätze können komprimiert werden, um den Speicherbedarf zu minimieren. Durch das Speichern von Datensätzen außerhalb Ihres Primärdatensatzsystems können häufig verwendete Datensätze schneller abgerufen werden. Ihre Richtlinien zur Datensatzverwaltung sollten routinemäßige Sicherungsverfahren und vorzugsweise die doppelte Speicherung kritischer Datensätze außerhalb des Standorts enthalten.
Sicherheit
Ein umfassender Sicherheitsplan ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Datensatzverwaltungsplans. Gruppieren Sie Datensätze in sicherheitsklassifizierbare Gruppen und weisen Sie den richtigen Mitarbeitergruppen sicheren, kennwortgeschützten Zugriff zu. Diese Sicherheitsüberprüfung sollte auch für alle gelten, die Zugriff auf Eingabedaten haben, Wartungsarbeiten durchführen und Aufzeichnungen verwenden oder vernichten. Überprüfen Sie regelmäßig die Sicherheitsüberprüfung, um die Einhaltung von Unternehmens- und behördlichen Auflagen zu gewährleisten. Integrieren Sie die Sicherheitsüberprüfung in neue Mitarbeiterprozeduren und beendete Mitarbeiterprozeduren.
Berichte
Die routinemäßige Berichterstellung sollte Teil Ihres Datensatzverwaltungssystems sein. Diese Berichte sollten Listen mit Benutzern enthalten, die auf vertrauliche Daten zugegriffen haben, etwaige Änderungen der Sicherheitsüberprüfung, Fehlerberichte für unvollständige Datensätze und Datensätze, die der Entsorgung unterliegen. Fügen Sie Berichte für kritische Datenbereiche hinzu.
