Eine Ausschreibungsunterlage ist ein Angebot zur Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen oder zur Ausführung von Arbeiten zum angegebenen Preis und zu den angegebenen Bedingungen. Wenn Sie Produkte an andere Unternehmen oder an den öffentlichen Sektor liefern, ist es üblich, ein Angebot im Wettbewerb mit anderen Unternehmen abzugeben. Im Wesentlichen handelt es sich bei einem Ausschreibungsdokument um einen Brief, in dem erläutert wird, wie Sie die Erwartungen Ihrer Kunden erfüllen und warum Sie der Beste sind, der dies tun kann. Indem Sie ein Angebot schreiben, können Sie Ihre Ziele, Stärken und Schwächen verbessern und Ihr Profil bei Ihrem Kunden verbessern.
Die angeforderten Informationen
In einem Ausschreibungsdokument werden verschiedene Erwartungen eines potenziellen Kunden angesprochen, beginnend mit dem Zweck Ihres Angebots. Sie müssen Ihre Nachweise formulieren und die Erfahrungen der Vergangenheit beschreiben. Eine Fallstudie erfolgreicher Arbeit, die für einen anderen Kunden durchgeführt wurde, ist in der Regel überzeugend. Erläutern Sie, wie Sie den Service oder das Produkt bereitstellen, die Prozessabläufe Ihres Unternehmens sowie die personellen und technischen Ressourcen, die für die Ausführung erforderlich sind. Geben Sie einen Zeitplan für die Ergebnisse an und beschreiben Sie, wie das Projekt verwaltet wird. Ermittlung von Risiken oder potenziellen Problemen, die die Implementierung verzögern oder behindern können. Detaillieren Sie Ihre Preisstruktur sowie Überlegungen zur Nachsorge. Potenzielle Kunden möchten auch etwas über die Fähigkeiten und Erfahrungen Ihres Teams erfahren. Zum Schluss verfassen Sie ein Anschreiben, in dem der Punkt des Angebots sowie dessen Aufbau zusammengefasst sind.
Eine Teamantwort
Wenn Sie wissen, was in einer Ausschreibung erwartet wird, organisieren Sie ein Team, das sich mit den verschiedenen Abschnitten befasst und den Schreibprozess verwaltet. In gewisser Weise schreiben Sie einen verkürzten Geschäftsplan für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung. Finden Sie heraus, wer für die Recherche und das Sammeln der erforderlichen Informationen verantwortlich ist. Möglicherweise muss jemand die verschiedenen Materialien koordinieren, die Ihnen oder einem Verfasser beim Erstellen des Ausschreibungsdokuments helfen. Wenn etwas über die Ausschreibung unklar ist, rufen Sie den Kunden an oder fragen Sie ihn und stellen Sie Fragen. Im Allgemeinen möchten Kunden nichts weiter, als Ideen in Ihren Prozess der Reaktion auf ihre Bedürfnisse einzubringen.
Planen und schreiben, um zu gewinnen
Wenn Sie wissen, wie Sie sich von Mitbewerbern unterscheiden können, können Sie ein erfolgreiches Ausschreibungsdokument erstellen. Brainstorming neue Ideen, um die Bedenken eines potenziellen Kunden hinsichtlich der von Ihnen angebotenen Produkte und Dienstleistungen zu lösen. Wenn er sich Sorgen um die Wartung eines Produkts macht, suchen Sie nach einer Lösung, die diese Bedenken berücksichtigt. Im Allgemeinen wollen Kunden Wert für ihr Geld, daher ist die Preisgestaltung nicht die einzige Determinante dafür, wer das Geschäft verlässt. Finden Sie heraus, was Sie bieten können, was Ihre Konkurrenten nicht bieten können, z. B. eine Verbesserung des Services, eine Verringerung der Risiken, eine höhere Zuverlässigkeit oder eine bessere Qualität. Geben Sie nicht nur die Wünsche des Kunden an, sondern auch eine hilfreiche Idee.
Tipps zur Zusammensetzung
Ein schlecht geschriebenes und vorgelegtes Dokument kann selbst die besten Angebote durchkreuzen. Halten Sie das Dokument sachlich und verwenden Sie dazu kurze, schlagkräftige Sätze und Absätze. Aufzählungspunkte und Kopfzeilen können helfen, das Dokument zu segmentieren. Stellen Sie sicher, dass alle Elemente des Dokuments, z. B. Lebensläufe von Teammitgliedern, standardisiert wurden. Die Schriftart sollte während des gesamten Angebots einheitlich sein. Bitten Sie einen Redakteur, das Dokument zu überprüfen und zu überarbeiten, und bringen Sie dann einen Korrekturleser mit, um auf Tippfehler und Auslassungen zu prüfen. Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis hinzu, damit der Leser das Dokument durchblättern und bestimmte Abschnitte leicht finden kann.
