Jedes Unternehmen und jede Person, die mit der Öffentlichkeit arbeitet, muss irgendwann mit der Öffentlichkeit kommunizieren. Es ist jedoch nicht ideal für eine Partei, ihre Ressourcen auf ihr Hauptgeschäft aufzuteilen und dieses Geschäft der Welt zu erklären - hier kommen PR-Agenturen ins Spiel. Jede PR-Agentur, die es verdient, sich zu schützen, wird verschiedene Methoden einsetzen, um ein wirksames Gesicht und eine wirksame Stimme zu werden für den Kunden, den es vertritt.
Auf dieselbe Seite wie der Kunde
Bevor eine PR-Agentur die Nachricht im Namen eines Kunden abrufen kann, muss sie herausfinden, was diese Nachricht ist. PR-Vertreter setzen sich zu Beginn einer Beziehung mit ihren Kunden zusammen, um alles über ihre Geschäftstätigkeit herauszufinden. Für Unternehmen umfassen diese Informationen das allgemeine Leitbild, die Produkte und Dienstleistungen sowie die Art und Weise, wie sie diese auf den Markt bringen. Für Personen des öffentlichen Lebens umfasst dies Informationen über die beruflichen Projekte der Person sowie Angaben zum persönlichen Leben, die die öffentliche Meinung beeinflussen könnten. Für alle Kunden legt die Agentur ein Protokoll für den Informationsaustausch fest, so dass sie niemals die Gelegenheit verpasst, neue Entwicklungen der Öffentlichkeit vorzustellen.
Schreiben von Pressemitteilungen
Das Basisprodukt von PR-Agenturen ist die Pressemitteilung, Informationen über das Unternehmen, die den Presseagenturen zur Veröffentlichung zur Verfügung gestellt werden. Nachrichtenagenturen haben gern Pressemitteilungen, vor allem an langsamen Nachrichtentagen, weil es weniger Arbeit bedeutet, Platz in der Zeitung zu füllen. Der Nachteil ist, dass für die Pressemitteilung nur wenige Bearbeitungsänderungen erforderlich sind. Andernfalls wollen Nachrichtenredakteure keine wertvolle Zeit mit möglicherweise unwichtigen Informationen verschwenden. Eine Möglichkeit, die Qualität einer PR-Agentur zu messen, besteht darin, Muster für Pressemitteilungen anzufordern und sie anhand der Richtlinien von Associated Press zu prüfen. Wenn die Veröffentlichungen im Format kaum von echten Nachrichtenartikeln unterschieden werden können und Sie immer noch einen positiven Eindruck von der in der Veröffentlichung vertretenen Organisation hinterlassen, hat die Agentur ihre Arbeit gut gemacht. Im Gegensatz zu einem eigentlichen Nachrichtenartikel ist es jedoch nicht wichtig, dass eine Pressemitteilung genaue Zitate enthält. Oft erstellt der PR-Verfasser Zitate - aber nur für Kunden - und bittet den Kunden um Zustimmung, bevor diese Pressemitteilung an Nachrichtenagenturen gesendet wird.
Aufbau von Beziehungen zu Nachrichtenagenturen
PR-Agenturen sollten eine Liste von Nachrichtenagenturen führen, an die sie Pressemitteilungen senden. Noch wichtiger ist jedoch, dass PR-Mitarbeiter mit Journalisten in Verbindung treten, die für einen Artikel Informationen über einen Kunden suchen. PR-Fachleute sind das Tor für alle Informationen, die aus der Organisation stammen, die sie vertreten. Das bedeutet, dass eine PR-Agentur die erste Anlaufstelle des Journalisten ist, um Informationen über den Kunden zu erhalten, und die Agentur wird entweder als Sprecher des Kunden fungieren oder den Journalisten mit der richtigen Person innerhalb der Kundenorganisation in Verbindung setzen. Manchmal fungiert ein Mitarbeiter der Agentur als Dritter in einem Interview, um Fragen und Antworten in eine positive Richtung zu lenken.
Verwalten der Social Media-Präsenz
Mit der Entwicklung von Social Media hat sich die Rolle der PR-Fachleute auf die Online-Vertretung der Kunden ausgeweitet. Wenn ein Kunde über ein Blog-, Facebook- oder Twitter-Profil verfügt, sollte die PR-Agentur Zugriff darauf haben. Wenn der Kunde keine hat, sollte die Agentur eine einrichten. Im Gegensatz zu Pressemitteilungen ist die Präsenz sozialer Medien direkt an die Öffentlichkeit gerichtet. Infolgedessen muss sich die Agentur nicht um die Einhaltung des Nachrichtenformats kümmern oder im Namen des Kunden als voreingenommen erscheinen, da niemand erwartet, dass eine Persönlichkeit oder ein Unternehmen der Öffentlichkeit nicht sein eigenes Horn schlägt. Wie die Pflichten des Sprechers oder Zitate in Pressemitteilungen sollten Social-Media-Updates so geschrieben werden, als ob die Informationen direkt vom Kunden stammen, im Gegensatz zu den Einstellungen eines gemieteten Dritten.
