Meetings können der produktivste Teil Ihres Tages sein oder eine komplette Zeitverschwendung. Alles hängt von der Struktur des Treffens und von der Fähigkeit des Leiters ab, der das Treffen durchführt. Wenn Sie ein Meeting vereinbaren möchten, besteht eines Ihrer wichtigsten Ziele darin, die Tagesordnung zu erstellen. Die korrekte Bezeichnung der Tagesordnungspunkte für die Besprechung ist von wesentlicher Bedeutung, da diese Tagesordnungspunkte den Ton für die Besprechung bestimmen und dazu beitragen, dass die Diskussion nicht in Verzug gerät.
Kennzeichnen Sie einen Tagesordnungspunkt als "informativ", wenn er den anderen Teilnehmern der Besprechung einen Hintergrund bieten soll. Beispielsweise muss ein Mitglied des Projektteams möglicherweise den Umfang der vorgeschlagenen Softwareänderungen in einem ersten Kick-Off-Meeting erläutern. Diese Art von Tagesordnungspunkten der Besprechung dient nur der Information. Die Teilnehmer müssen diesem Punkt nicht zustimmen oder nicht zustimmen. Sie müssen nur die Informationen aufnehmen.
Erstellen Sie Agendas für beratende Besprechungen für Elemente, die einer Diskussion bedürfen, deren Lösung jedoch nicht bei der Besprechung erwartet wird. Durch Beratungspunkte auf der Tagesordnung können die Teilnehmer ihre Bedenken äußern und sich zu den behandelten Themen äußern. Eine Besprechung zu einem vorgeschlagenen Computer-Hardware-Upgrade könnte beispielsweise mehrere Punkte der beratenden Tagesordnung enthalten, einschließlich einer Diskussion der in Betracht gezogenen Hardwarelösungen. Der Projektleiter kann einen kurzen Überblick über jede vorgeschlagene Lösung geben, gefolgt von einer allgemeinen Diskussion der verbleibenden Sitzungsteilnehmer.
Bezeichnen Sie einen Tagesordnungspunkt einer Besprechung als "Problemlösung", wenn der Zweck darin besteht, während der Besprechung eine Lösung zu finden. Dieses Label basiert auf dem Ziel für das bestimmte Meeting, das Sie planen. Ein Tagesordnungspunkt könnte bei einem Meeting als beratend und beim nächsten Problemlösungsprozess bezeichnet werden, wenn sich das Projekt vom Beginn bis zur Lösung bewegt. Beispielsweise könnte der beratende Tagesordnungspunkt zu Hardware-Entscheidungen beim nächsten Meeting zur Problemlösung führen, wenn die Teilnehmer aufgefordert werden, eine Hardwarelösung zu wählen.
Erstellen Sie einen Besprechungsagenda-Punkt mit der Bezeichnung "request for help", wenn Sie die anderen Besprechungsteilnehmer um Unterstützung bitten möchten. Diese Punkte können als Folgemaßnahmen für das nächste Meeting dienen, wobei jedes Mitglied des Projektteams ein Update bereitstellt und dem Rest des Teams Informationen zum Status des Projekts gibt.
