Die meisten, die arbeiten, werden täglich von endlosen E-Mails bombardiert. Viele dieser E-Mails werden schnell gescannt und gelöscht, wenn sie überhaupt geöffnet werden. Wenn Sie eine Geschäfts-E-Mail an einen Kollegen, einen Mitarbeiter oder einen Kunden senden, möchten Sie nicht, dass diese auf dem Ablagestapel landet. Wenn Sie sich mit dem Geschäfts-E-Mail-Format vertraut machen, kann dies den Unterschied zwischen dem Lesen Ihrer E-Mails und dem Ablegen in den virtuellen Papierkorb ausmachen.
Was ist das Geschäfts-E-Mail-Format?
Das Geschäfts-E-Mail-Format ist eine bewährte Methode, um jede Art von Korrespondenz im Namen Ihres Unternehmens zu versenden. Es bietet eine formale Struktur, die Ihnen hilft, Ihre Nachricht zu übermitteln und eine Antwort zu erhalten.
Zu den Elementen einer geschäftlichen E-Mail gehören:
- Ausführliche Betreffzeile. Verwenden Sie eine Betreffzeile, die den Leser dazu ermutigt, Ihre E-Mail zu öffnen. Je spezifischer Sie sind, desto besser. Fügen Sie ein paar Worte dazu ein, worum es bei der E-Mail geht - Nächste Woche treffen, um den Vorschlag zu diskutieren - anstatt ein vages Wort, wie Hallo. Wenn Sie spezifisch sind, können Sie verhindern, dass Ihre E-Mails in einen Spam-Filter geraten, und sie niemals beim Empfänger ankommen.
- Professionelle Begrüßung Wie Sie die Person begrüßen, hängt von Ihrer bereits bestehenden Beziehung ab, sofern Sie eine haben. Wenn Sie sich mit jemandem in Verbindung setzen, der sich in einer höheren Position befindet, empfiehlt es sich, eine formellere Begrüßung zu verwenden Sehr geehrter Herr Jones. Wenn Sie bereits mit dieser Person gearbeitet haben und eine eher beiläufige Beziehung haben, können Sie den Vornamen der Person verwenden, z Hallo Kim. Stellen Sie sicher, dass der Name der Person richtig geschrieben ist und die E-Mail-Adresse korrekt ist.
- Prägnante Nachricht. Der Körper der geschäftlichen E-Mail sollte direkt und auf den Punkt gebracht werden. Die Person, die sie liest, hat nicht immer viel Zeit. Machen Sie sie also nicht zu lang und detailliert. Verwenden Sie kurze Sätze und Absätze und fügen Sie nur relevante Informationen hinzu. Zum Beispiel ein oder zwei Sätze, warum Sie sich treffen möchten, und die vorgeschlagenen Zeiten. Dies erleichtert es auch den Menschen, die Nachricht auf ihrem Telefon zu lesen. Dort werden sie wahrscheinlich E-Mails öffnen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die grundlegende E-Mail-Formatierung verwenden, auch wenn Sie versucht sind, viele Farben oder Emojis zu verwenden.
- Unterschrift. Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail senden, ist es immer eine gute Idee, mit einer E-Mail-Signatur zu schließen. Geben Sie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihre Firma und Ihre Kontaktinformationen an. Es kann auch Links zu Ihren sozialen Medien oder Ihrer Website enthalten, so dass der Empfänger bequem darauf zugreifen kann. Fügen Sie einfach nicht so viele Informationen hinzu, dass sie unübersichtlich aussehen. Ihre Signatur kann in Ihren E-Mail-Einstellungen vorprogrammiert werden, sodass sie automatisch in den von Ihnen gesendeten E-Mails enthalten ist.
Warum Sie das Geschäfts-E-Mail-Format kennen müssen
Eine Geschäfts-E-Mail ist im Wesentlichen wie jeder andere Geschäftsbrief, wird jedoch elektronisch gesendet. Achten Sie wie bei jedem Geschäftsbrief darauf, das richtige Format zu verwenden, damit Sie so professionell wie möglich wirken. Sie möchten keine E-Mail senden, die zu locker oder zu unpersönlich ist, insbesondere für ein wichtiges geschäftliches Anliegen.
Das Geschäfts-E-Mail-Format bietet eine einfache Struktur, die an jede Geschäfts-E-Mail angepasst werden kann. Es soll den Empfängern genau sagen, worum es in der Nachricht geht, und sie dazu anregen, die E-Mail zu öffnen und zu lesen. Das Geschäfts-E-Mail-Format ermöglicht es Ihnen außerdem, abhängig vom Empfänger formell oder zufällig zu sein. Bleiben Sie stets professionell und freundlich in Ihrer E-Mail. Schreiben Sie so, dass der Empfänger dazu aufgefordert wird, Ihre Nachricht zu lesen und auf Ihre Anfrage zu antworten.
Sie vertreten Ihr Unternehmen mit jeder E-Mail, die Sie senden. Durch das Erlernen des Geschäfts-E-Mail-Formats können Sie sowohl bei denjenigen, mit denen Sie zusammenarbeiten, als auch bei denen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, einen guten Eindruck machen.
Beispiel für ein Business-E-Mail-Format
Die genaue Art und Weise, in der Sie Ihre geschäftlichen E-Mails formatieren, hängt von Ihrer Persönlichkeit ab, worum es sich bei der E-Mail handelt und an wen Sie sie senden. Folgen Sie diesem grundlegenden E-Mail-Format für Geschäftszwecke:
Betreff: Überprüfung des Sommer-Marketingplans
Hallo Sam,
Anbei der Sommer-Marketingplan, den ich zusammengestellt habe. Ich würde es sehr begrüßen, wenn Sie es überprüfen könnten und mir Vorschläge machen würden.
Wirst du Zeit haben, das nächste Dienstag oder Mittwoch mit mir zu besprechen?
Vielen Dank,
Jenny
Titel, Firmenname und Kontaktinformationen
Achten Sie wie immer auf Rechtschreibung und Grammatik, bevor Sie auf "Senden" klicken.
