Egal, ob Sie sich freiwillig gemeldet haben, um die Aktivitäten während wöchentlicher Mitarbeiterbesprechungen zu verfolgen, oder Ihre Kollegen haben Sie in das Büro für die Aufnahme einer Sekretärin einer gemeinnützigen Stiftung gewählt - es ist wichtig, dass Sie klare und genaue Aufzeichnungen darüber erstellen, was während der Besprechungen Ihrer Organisation geschieht. Sitzungsprotokolle dienen als offizielle Aufzeichnung der behandelten oder behandelten Probleme. Als solche werden sie oft als historische Dokumente betrachtet. Daher kann die Wichtigkeit, ein hervorragendes Sitzungsprotokoll zu erstellen, nicht überbewertet werden, und die Teilnehmer werden Ihre Liebe zum Detail und Ihre Professionalität zu schätzen wissen.
Artikel, die Sie benötigen
-
Roberts Rules of Order-Handbuch
-
Mitgliedschaftsliste
Wählen Sie eine Methode zum Aufzeichnen der Besprechungsminuten. Wiegen Sie die Vor- und Nachteile von Tonbandaufnahmen, das Schreiben von Notizen und das Schreiben der Details von Hand im Laufe des Meetings. Stellen Sie sich eine fehlersichere Methode vor, beispielsweise eine Kombination aus zwei dieser Methoden. Sie können beispielsweise die Besprechung mit Band aufzeichnen und Notizen auf Ihrem Laptop oder Tablet eingeben.
Besorgen Sie sich eine Kopie der "Geschäftsordnung von Robert" oder greifen Sie auf ein Online-Abonnement dieses Leitfadens zu parlamentarischen Verfahren und bewährten Verfahren für die Durchführung und Aufzeichnung von Meetings zu. Studieren Sie das richtige Format für die Aufzeichnung von Besprechungsdiskussionen, Anträgen, Sekunden vor Anträgen, Diskussionen und Abstimmungen. Halten Sie nach Möglichkeit eine Kopie des Buches oder der Website während des Meetings für Sie bereit. Dies ist von unschätzbarem Wert, wenn die Mitglieder Sie nach Antworten zu ordnungsgemäßer Führung, Verhalten, offiziellen Aufzeichnungen und Protokollen fragen.
Formatieren Sie eine Einführung und Struktur für Ihre Protokolle. Nennen Sie in Ihrer Einführung beispielsweise Datum, Uhrzeit, Namen der Offiziere, Ort und Zweck der Besprechung. Das Sitzungsprotokoll sollte die Zeit widerspiegeln, zu der die Besprechung einberufen wurde, sowie die Zeit, zu der sie verschoben wurde. Der Zweck formeller Treffen kann einfach eine monatliche Mitgliederversammlung sein. Wenn Sie jedoch die Protokolle einer besonderen Mitgliederversammlung aufzeichnen, stellen Sie sicher, dass in Ihrem Protokoll genau angegeben wird, dass es sich um eine Besprechung handelt, die die Organisation normalerweise nicht im normalen Geschäftsbetrieb abhält. Viele Organisationen des öffentlichen Sektors können Sondertreffen einberufen, um vertrauliche Fragen zu erörtern, beispielsweise Personalfragen, die von bestimmten Bestimmungen des Sunshine-Gesetzes eines Staates ausgenommen sind.
Stehen Sie auf, wenn der Präsident der Organisation oder der Leiter der Gruppe Sie vorstellt. Wenn Sie nicht offiziell vorgestellt werden, stellen Sie sich der Gruppe vor und erklären Sie Ihre Rolle als Aufnahmesekretär oder Notizenmacher. Teilen Sie der Gruppe mit, welche Methoden Sie zum Erfassen von Besprechungsgesprächen verwenden. Auf diese Weise identifizieren Mitglieder Sie als die Person, die für das Erstellen und Verwalten der offiziellen Dokumente der Organisation verantwortlich ist. Dies ist besonders hilfreich für Mitglieder, die Sie nicht kennen, oder solche, die mit der Organisation und ihren Praktiken nicht vertraut sind. Darüber hinaus dient Ihre Einführung als Vorschlag, dass die Teilnehmer akustisch sprechen müssen, damit Sie Ihre Notizenaufträge effektiv erfüllen können.
Bitten Sie die Teilnehmer, sich vorzustellen, während Sie schnell ihre Namen und ihren Sitzplatz notieren. Auf diese Weise müssen Sie die Benutzer nicht ständig bitten, ihren Namen zu wiederholen, wenn Sie Bewegungen, Sekunden und Diskussionspunkte aufnehmen. Zum Beispiel sollten Sie immer den Namen der Person, die einen Antrag stellt, aufzeichnen, die Person, die den Antrag gestellt hat, und die Person, die zur Abstimmung über einen Antrag auffordert. Wenn jemand zur Abstimmung aufruft, sagt er normalerweise: "Fordern Sie die Frage an". Der Vorsitzende der Gruppe bittet die Mitglieder dann zur Abstimmung. Wenn vor der Abstimmung eine Diskussion stattfindet, zeichnen Sie die wichtigsten Teile der Diskussion auf und beachten Sie die offiziellen Einwände. Ihre Notizen zu Anträgen und Abstimmungen sollten auch die Namen von Älteren, Nichtgebildeten und Enthaltungen enthalten.
Vermeiden Sie, subjektive Aussagen in Ihre Notizen einzufügen. Interpretieren Sie nicht, was ein Sprecher mit seinem Ton, seiner Wendung oder seinen nonverbalen Hinweisen meint. Die Sitzungsprotokolle müssen sachlich und objektiv sein. Jede Abweichung der Aussagen eines Teilnehmers kann die Integrität Ihrer Protokolle beeinträchtigen und Ihre Fähigkeit zur Protokollierung der Protokolle in Frage stellen. Schreiben Sie beispielsweise: "John Doe machte den folgenden Antrag: Schließen Sie die Schulen an Tagen, an denen der National Weather Service mehr als fünf Zoll Schnee für die Bezirke Jackson, Adams und Madison vorhersagt," nicht "John Doe hat ausdrücklich betont, dass er die Gruppe möchte darüber abstimmen, ob Schulen an Tagen geschlossen werden sollen, an denen regionale Wetterbedingungen schlechtes Wetter und unpassierbare Straßen anzeigen."
Beenden Sie Ihre Protokolle so bald wie möglich, nachdem die Besprechung unterbrochen wurde, während die Aktionen noch in Ihrem Kopf sind. Überprüfen Sie Ihre Notizen, hören Sie sich die Bandaufzeichnung an und bereiten Sie sich auf den Entwurf Ihrer endgültigen Version vor. Wenn Sie Fragen dazu haben, was während des Meetings aufgetreten ist, sprechen Sie mit einem Offizier oder einem Leiter der Gruppe. In einigen Fällen müssen Sie sich an die Person wenden, für die Sie eine Erklärung benötigen.
Geben Sie dem Gruppenleiter die letzten Minuten an, die Sie vorschlagen. Bitten Sie um Feedback, Fragen oder Korrekturen. Wenn Sie grünes Licht erhalten, bereiten Sie Ihre endgültige Version vor und sorgen Sie dafür, dass das Protokoll an die Mitglieder verteilt wird. Verwenden Sie die bevorzugte Methode Ihrer Organisation, um Kopien des Protokolls zu verteilen, sei es per E-Mail, Post oder persönlicher Zustellung, wenn Sie sich in derselben Büroumgebung wie die Teilnehmer befinden.
Tipps
-
Wenn Ihre Besprechung einen ersten Aufruf enthält, müssen Sie nicht darum bitten, dass sich die Mitglieder vorstellen. Erfassen Sie einfach die Namen der Anwesenden und notieren Sie die Namen der Abwesenden. Roll Calls sind im Allgemeinen ein Standardverfahren in formellen Besprechungen, z. B. bei Verwaltungsräten. Notieren Sie sich, wo sich die Menschen befinden. Dies wird zu Ihrem "Spickzettel", so dass Sie in Ihrem Protokoll leicht auf Personen verweisen können oder sich an sie wenden, wenn Sie jemanden bitten, zu klären oder zu wiederholen, was sie gesagt hat.
Auch wenn das Meeting informell ist, ist Ihre Rolle als Notennehmer nicht. Gehen Sie auch bei informellen Meetings ernsthaft mit der Notizverantwortung um und erstellen Sie formelle schriftliche Notizen, die die Meeting-Aktivitäten genau und formal beschreiben. Die Teilnehmer werden Ihre Liebe zum Detail zu schätzen wissen.
Warnung
Verwenden Sie kein Gerät wie ein Smartphone, um Besprechungsnotizen festzuhalten - es projiziert kein positives Image und Menschen, die die Fähigkeiten von Smartphones nicht kennen, denken vielleicht, dass Sie einfach auf Ihrem Telefon spielen, anstatt sich die Mitglieder der Organisation anzuhören diskutieren.
