Wenn Sie ein Geschäft führen, erwarten Stakeholder, Manager und Kunden Effizienz, Zuverlässigkeit und Sicherheit. Dies gilt insbesondere für Finanztransaktionen. Die interne Kontrolle stellt sicher, dass alle Geschäfts- oder Organisationsprozesse diese Anforderungen erfüllen. Es ist jedoch wichtig, Schwachstellen in Ihrem internen Kontrollsystem zu identifizieren. Es gibt mehrere Möglichkeiten, diese Mängel zu erkennen, und es stehen Informationen zur Verfügung, die Ihnen helfen. Die Securities and Exchange-Kommission hat beispielsweise Richtlinien zur Überwachung der internen Kontrollen herausgegeben.
Katalogisieren Sie alle Ihre internen Kontrollverfahren. Dies umfasst die Dokumentation von Finanztransaktionen, Produktdesign und -tests, Einkaufsverfahren und die interne Revision. Informieren Sie sich genau, mit was Sie es zu tun haben, bevor Sie die Verfahren genauer untersuchen. Versuchen Sie, Teile des Unternehmens oder der Organisation zu identifizieren, an denen möglicherweise ein größeres Risiko besteht als andere. Bewerten Sie auch das Design Ihrer Steuerungen. Dies umfasst typischerweise Dokumentation, Organisation, Aufgabentrennung, Feedback und Schulung.
Führen Sie für alle Ihre Kontrollverfahren eine Risikobewertung durch. Ermitteln Sie die wahrscheinlichsten Fehler in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation. Eine Risikobewertung erfolgt normalerweise in Form einer Tabelle. Jedes neue Risiko wird in eine Reihe gestellt. Um das Risiko zu untersuchen, fügen Sie eine Reihe von Spalten hinzu, die angeben, was schief gehen kann, warum, wer für diesen bestimmten Prozess verantwortlich ist, wer ihn inspiziert hat, welche Lösungen er hat und wann die verantwortliche Person Maßnahmen ergriffen hat.
Führen Sie eine interne Prüfung durch. Dazu gehören Bestände an Beständen und Aktiva, Barabgleich und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Barabgleich bedeutet, dass die liquiden Mittel des Unternehmens im Vergleich zu den Einnahmen und Ausgaben korrekt sind. Die Prüfung der Kreditorenbuchhaltung bedeutet, zu prüfen, ob alle Zahlungen an die richtige Firma oder Person gerichtet werden. Diese sollten mit allen Abschlüssen sowohl intern (Buchhaltung) als auch extern (Banken) verglichen werden.
Schulung der Mitarbeiter in modernen internen Kontrollprozessen und -methoden. Interne Kontrollen entwickeln sich wie viele andere Aspekte des Geschäfts ständig weiter. Benachrichtigen Sie Ihre Mitarbeiter über Änderungen und halten Sie sie gut geschult. Mangelnde Kenntnisse und Schulungen sind ein wesentlicher Grund für interne Kontrollfehler. Testen Sie das Wissen der Mitarbeiter und führen Sie während der Schulung der Mitarbeiter Wiederholungssitzungen durch.
Überwachen Sie Ihr internes Kontrollpersonal. Risikobewertungen werden normalerweise von denjenigen erstellt, die die interne Kontrolle durchführen. Durch die Überwachung oder Durchführung externer Inspektionen kann ein Dritter mögliche Schwachstellen erkennen, die die Person oder das eingesetzte Team versäumt hat. Diese können vom Prozess selbst bis zur Überwachung der Kontrollierenden reichen. Normalerweise führt eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft solche Prüfungen durch. Die meisten Unternehmen haben Beziehungen zu vertrauenswürdigen externen Prüfern.
Überprüfen Sie das Kunden- und Stakeholder-Feedback. Gibt es häufige Beschwerden? Gab es Verstöße gegen die interne Kontrolle? Wenn beispielsweise mehrere Kunden den gleichen Produktfehler melden, z. B. eine fehlerhafte Schaltfläche, können Sie rückwärts durch die Verfahren Ihres Unternehmens arbeiten, um das Problem zu finden. Dies würde normalerweise bedeuten, in umgekehrter Reihenfolge Lieferung, Montage, Herstellung, Prüfung und Konstruktion zu überprüfen.
Schauen Sie sich die Abteilungsberichte an. Gibt es Bereiche des Unternehmens, die sich verschlechtert haben oder sich nicht wie erwartet verbessern? Solche Probleme können auf andere Faktoren zurückzuführen sein, können aber auch auf einen Ausfall der internen Kontrolle hinweisen. Jede Abteilung kann steuern und überwachen, was sie tut. Abteilungsberichte müssen jedoch miteinander verknüpft werden, um das Geschäft als Ganzes widerzuspiegeln. Prüfen Sie, ob jede Abteilung über einen ausreichend starken Mechanismus verfügt, um Kontrollschwächen zu melden.
