Viele Unternehmen geben ihren Mitarbeitern Kreditkarten für verschiedene Einkäufe aus, darunter Bürobedarf, Geschäftsessen und Reisekosten. Zuweilen kann es jedoch vorkommen, dass Mitarbeiter die Unternehmenskreditkarte missbrauchen, stattdessen sie für die falschen Arten von Arbeitsausgaben oder, was noch schlimmer ist, für den persönlichen Gebrauch, einschließlich Barvorschüsse, persönliche Reisen, Hauskosten und vieles mehr. Wenn Sie herausgefunden haben, dass ein Mitarbeiter das Unternehmenskredit unangemessen verwendet hat, handeln Sie schnell, damit andere Mitarbeiter nicht nachziehen, oder der Missbrauch setzt sich fort.
Sehen Sie sich die Kreditdatensätze des Unternehmens an, um zu ermitteln, welche Gebühren unangemessen sind oder nicht unternehmensbezogen sind. Markieren Sie sie und erstellen Sie Kopien sowohl für die Finanzabteilung als auch für die Personalakte des Mitarbeiters. Dies gibt Ihnen nicht nur eine Vorstellung davon, wie viel die Karte missbraucht wurde, sondern auch einen Hinweis, den Sie beim Gespräch mit dem Mitarbeiter verwenden können.
Besprechen Sie sich mit den Humanressourcen, bevor Sie mit dem Mitarbeiter sprechen. Die Chancen stehen gut, dass sie sich im Zimmer befinden müssen, wenn Sie den Mitarbeiter nach den Gebühren fragen. Außerdem können sie Ihnen sagen, wie Sie vorgehen sollten, wenn der Mitarbeiter gesteht, die Karte für den persönlichen Gebrauch missbraucht zu haben, insbesondere wenn er wusste, dass dies gegen die Unternehmensregeln verstößt.
Planen Sie ein Meeting mit dem Mitarbeiter. Fragen Sie nach dem Erhalt der Karte, ob er eine Kopie der Unternehmensrichtlinien erhalten hat. Dies sagt Ihnen, ob er Kenntnis von den Richtlinien bezüglich der Verwendung von Unternehmenskrediten hatte. Geben Sie ihm die Gelegenheit, zu erklären und herauszufinden, ob die Gebühren vorsätzlich waren, ob er überhaupt für die Gebühren verantwortlich ist oder ob es sich lediglich um die falsche Karte für die falschen Einkäufe handelt. Wenn die Aktion böswillig und vorsätzlich war, müssen Sie möglicherweise disziplinarische Maßnahmen ergreifen. Der Schweregrad der Disziplin sollte von seiner Gesamtbilanz sowie der Höhe der Anklage, seiner Bereitschaft, seine Indiskretion zuzugeben, und dem Grad der Reue, die er zeigt, abhängen. Zeichnen Sie das Gespräch mit seiner Erlaubnis auf, falls Sie die Angelegenheit weiter verfolgen müssen, z. B. eine Strafanzeige.
Initiieren Sie die Vorgehensweise, die zur Missbrauchsstufe passt. Wenn es sich nur um einen unbeabsichtigten Missbrauch handelt, wiederholen Sie die Richtlinien zur Verwendung der Karte und geben Sie dem Mitarbeiter eine weitere Chance. Wenn die Gebühren sinnvoll waren, treffen Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens, um die beste Entscheidung zu treffen, und berücksichtigen Sie die Geschichte des Mitarbeiters und die Art der Gebühren.Wenn die Anklagen in die Tausende gehen, wird dies in den meisten Staaten als großer Diebstahl angesehen, und Sie haben möglicherweise keine andere Wahl, als sich an Ihre örtliche Polizeibehörde zu wenden, damit diese Anklage gegen den Angestellten erhebt.
Institut strengere Richtlinien bezüglich der Verwendung von Kreditkarten. Laut der Webseite von Inside Indiana Business sollten Sie jeden Monat die Gebühren überprüfen und diejenigen markieren, die verdächtig aussehen. Machen Sie es sich zur Regel, dass Mitarbeiter fragen, bevor Sie Gebühren für einen bestimmten Geldbetrag erheben. Beschränken Sie die Anzahl der Karten, die Sie an Mitarbeiter ausgeben, und lassen Sie nur diejenigen, die regelmäßig Verbrauchsmaterialien für das Unternehmen kaufen müssen, ein Firmenkreditkonto führen.
