Wenn sich jemand um einen Job, ein Darlehen oder eine Miete bewirbt, kann er davon ausgehen, dass der Beschäftigungsstatus vom potenziellen Arbeitgeber, Darlehensgeber oder Vermieter überprüft wird. Durch das Senden eines Anforderungsschreibens für ein Beschäftigungszertifikat bietet der Empfänger die Möglichkeit, mit Informationen zu antworten, die wahrheitsgetreu und in gutem Glauben zur Verfügung gestellt werden. Außerdem können Sie die Anforderung anpassen. Zum Beispiel muss ein Vermieter möglicherweise nur die Beschäftigung eines potenziellen Mieters und seine aktuellen Löhne überprüfen, ein Kreditgeber kann an zukünftigen Lohnerhöhungen interessiert sein, und ein potenzieller Arbeitgeber benötigt möglicherweise detailliertere Informationen über die Beschäftigungsdaten, die Position und die Lohnentwicklung eines Bewerbers.
Holen Sie sich die Zustimmung und wichtige Informationen
Sie müssen zunächst eine schriftliche Einwilligung des Antragstellers einholen, da die meisten Unternehmen Informationen über einen aktuellen oder ehemaligen Mitarbeiter nicht ohne schriftliche Genehmigung freigeben. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, dass der Antragsteller ein Genehmigungsformular unterschreibt. Eine andere Möglichkeit besteht darin, einen Zustimmungsabschnitt in das Anforderungsschreiben für ein Arbeitszeugnis aufzunehmen. Sie sollten den Antragsteller auffordern, den korrekten Namen und die Postanschrift für den Empfänger anzugeben. Diese Informationen können je nach Arbeitgeber sehr unterschiedlich sein. Bei dem Kontakt kann es sich beispielsweise um die Personalabteilung in einem großen Unternehmen oder um den Geschäftsinhaber in einem kleineren Unternehmen handeln.
Verwenden Sie das Geschäftsbriefformat
Einige Arbeitgeber verwenden ein Standardformular für Anträge auf Überprüfung der Beschäftigung. Andere überlassen jedoch das Format und den Wortlaut der Anfrage. Wenn Sie den Brief ohne offizielle Anleitung schreiben, verwenden Sie ein Standard-Geschäftsbriefformat und halten Sie die Anfrage kurz und auf den Punkt.
Komm auf den Punkt
Verwenden Sie den Anfangsabschnitt des Briefes, um den Zweck der Brief- und Adresseinwilligung anzugeben. Öffnen Sie beispielsweise eine Aussage wie "Ich übermittle eine Anfrage zur Beschäftigungsprüfung". Folgen Sie dazu der vollständigen Einverständniserklärung. Fügen Sie alternativ zwei Zeilen kurz vor der Begrüßung ein, in der der Antragsteller schriftlich zustimmt. Eine einfache Aussage wie "Ich genehmige die Freigabe meiner Beschäftigungsinformationen an (das Unternehmen oder die Person)", gefolgt von der Unterschrift des Antragstellers in einer separaten Zeile, ist ausreichend.
Geben Sie Ihre Überprüfungsanforderungen an
Geben Sie anschließend im zweiten Absatz die erforderlichen Informationen mithilfe eines Listen- oder Aufzählungspunktformats an. Obwohl die spezifischen Anforderungen in diesem Abschnitt abhängig von Ihren Bedürfnissen und der Kontaktaufnahme mit einem aktuellen oder ehemaligen Arbeitgeber variieren, umfasst dies im Allgemeinen Folgendes:
- Der vollständige Name des Antragstellers
- Berufliche Stellung
- Beschäftigungsdaten
- Lohnsatz oder Jahresgehalt
- Bitten Sie den Arbeitgeber eines derzeitigen Angestellten, anzugeben, ob es sich um eine befristete oder unbefristete Stelle handelt
- Bitten Sie den Arbeitgeber auch für einen derzeitigen Mitarbeiter, anzugeben, ob erwartet wird, dass die Bezahlung des Antragstellers gleich bleibt oder sich innerhalb der nächsten 12 Monate ändert
Beenden Sie den Brief
Geben Sie nach Angabe der Verifikationsanforderungen Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen im dritten Absatz an. Dadurch kann das Unternehmen Sie kontaktieren, wenn Sie telefonisch mit Ihnen sprechen müssen. Fügen Sie dem Brief einen Abschluss wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Respektvoll" hinzu. Schließen Sie zum Schluss den Brief, indem Sie Ihren Namen drucken und unterschreiben und das Datum der Anfrage eingeben.
