Wenn Sie mit einem langatmigen Kollegen oder Kunden telefoniert werden, kann ein schnelles und einfaches Telefonieren einen großen Teil Ihres Tages in Anspruch nehmen. Anstatt zu versuchen, während des Anrufers Multitasking durchzuführen, sollten Sie einige taktvolle Techniken anwenden, um den Anruf so schnell wie möglich zu beenden, ohne die Höflichkeit zu opfern oder von der grundlegenden Etikette abzuweichen. Wenn Sie sich um das anstehende Geschäft gekümmert haben, können Sie den Anruf elegant und höflich beenden.
Konzentrieren Sie sich auf das vorliegende Thema. Behalten Sie die Konversation mit dem Zweck des Anrufs im Mittelpunkt und vermeiden Sie es, sich in Small Talk zu verwandeln. Wenn die Person, mit der Sie sprechen, beginnt, sich auf ein nicht verwandtes Thema zu konzentrieren, lenken Sie sie zurück zu relevanteren Themen. Haben Sie keine Angst davor, vorwärts zu sein. Wenn die Person, mit der Sie sprechen, zu einem anderen Thema wechselt, bringen Sie es zurück, indem Sie „Aber ungefähr…“ sagen, und erwähnen Sie den Hauptpunkt noch einmal. Der Anrufer wird darauf hingewiesen, dass das Thema das Wichtigste ist. Erwähnen Sie auch, dass Sie „nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen möchten.“ Dies ist eine strenge, aber höfliche Art, ein Telefonat auf dem richtigen Weg zu halten.
Stellen Sie geschlossene Fragen, damit Sie nicht vom Hauptthema abdriften können. Anstatt zu fragen, was für ein guter Zeitpunkt es ist, sich zu treffen, fragen Sie: „Wird es ein guter Zeitpunkt, um sich zu treffen?“ Für geschlossene Fragen gibt es nur eine festgelegte Anzahl von Antworten, höchstens zwei oder drei, und dadurch bleibt das Gespräch spezifisch zum Thema.
Fassen Sie den Anruf zusammen, um sicherzustellen, dass Sie sich um alles gekümmert haben. Wiederholen Sie das Problem und wie es behandelt wird. Ein schnelles "Ich werde diese Informationen abrufen und bis zum Ende des Tages einen Bericht erhalten", bekräftigt, dass für alles gesorgt wurde.
Fragen Sie, ob Sie sonst noch etwas tun können, um zu helfen, oder zu anderen Themen, die besprochen werden müssen. Betonen Sie noch einmal den Zweck des Anrufs und wechseln Sie nicht zu anderen Themen. Verwenden Sie folgende Ausdrücke wie "Löse das Problem mit der Spesenabrechnung?" Oder "Gibt es noch etwas, das ich in dieses Paket aufnehmen kann?" Wenn Ihr Anruf beendet ist, wird die Person am anderen Ende wahrscheinlich zugeben, dass es nichts anderes zu diesem Thema gibt.
Danke dem Anrufer für seine Zeit oder für den Anruf (je nachdem, wer den Anruf eingeleitet hat). Lassen Sie ihn wissen, dass Sie auf jede Weise nachgehen werden, die der Situation angemessen ist. Verwenden Sie ein kurzes „Schönen Tag“ oder „Danke für Ihren Anruf“, um den Anruf zu beenden. Vermeiden Sie langwierige Abschiede, bei denen Sie zu viele Liebkosungen austauschen.
Tipps
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Wenn Sie wissen, dass ein bestimmter Mitarbeiter dazu neigt, zu lange zu sprechen, senden Sie nach Möglichkeit eine E-Mail, um Probleme zu lösen oder Fragen zu stellen.
