Wenn in Ihrer Organisation mehr als ein Mitarbeiter beschäftigt ist und diese Mitarbeiter mit ihren persönlichen Kreditkarten reisen oder Einkäufe tätigen, benötigen Sie eine Erstattungsrichtlinie für Kreditkarten.Mit den Kreditkarten-Rückerstattungsrichtlinien können Sie festlegen, welche Ausgaben erstattet werden, die Ausgabenbegrenzung festlegen und die Mitarbeiter über die Funktionsweise des Erstattungsprozesses informieren.
Stellen Sie fest, ob eine Vorabgenehmigung erforderlich ist
Die Erstattung von Kreditkartenausgaben für Angestellte kann ein Albtraum sein, wenn Personal und Buchhaltung keine Ahnung haben, welche Art von Gebühren zu erwarten sind. Durch die Vorabgenehmigung einiger oder aller Kreditkartenausgaben kann der Schock der Aufkleber während des Abgleichs der Kreditkartenerstattungskosten beseitigt werden. Reise- oder Kostenermächtigungsformulare und Kaufaufträge können Managern dabei helfen, nicht autorisierte Ausgaben zu stoppen, während Personal und Buchhaltung einen Überblick über die Kosten erhalten, die erstattet werden.
Ausgabenlimits festlegen
Die Begrenzung von Kreditkartenerstattungen durch Festlegen von Ausgabenlimits ist eine weitere Möglichkeit, dass Kreditkartenerstattungsrichtlinien dazu beitragen können, Haushaltsprobleme zu vermeiden. Durch die Festlegung von Ausgabenlimits für Mahlzeiten, Hotels und Unterhaltungsangebote werden Reiserückerstattungen in Schach gehalten, während Erstattungen für Dienstleistungen oder Material durch Kaufaufträge oder Vorautorisierung kontrolliert werden sollten. Standardzulagen für Mahlzeiten können beispielsweise dazu führen, dass Mitarbeiter keine Quittungen mehr einreichen müssen, und sind für Organisationen hilfreich, die viele Erstattungen abwickeln.
Legen Sie fest, welche Ausgaben erstattet werden
Bei jeder Kreditkartenrückerstattungsrichtlinie sollte klar definiert werden, welche Ausgaben erstattet werden. Während Essens-, Reise- und Verpflegungskosten normale Kosten für die Erstattung sind, kann die Unternehmenskultur andere Erstattungskosten vorschreiben, z. B. Kosten für die Unterhaltung der Kunden, einschließlich alkoholischer Getränke und Wäscheservice für längere Geschäftsreisen. In Ihrer Richtlinie sollte festgelegt werden, welche Kosten wann erstattet werden können, um einen Missbrauch der Spesenkonten durch die Mitarbeiter zu vermeiden.
Bestimmen Sie, was erforderlich ist, um die Rückerstattung zu begründen
Die Erstattung von Kreditkartengebühren für Angestellte kann für Buchhaltung und Personal schnell problematisch werden, wenn die Erstattungsrichtlinie nicht bestimmt, welche Unterlagen erforderlich sind. Während einige Unternehmen auf Einzelbelege angewiesen sind, verwenden andere E-Mail-Bestätigungen oder mit Anmerkungen versehene Kopien von Kreditkartenabrechnungen oder setzen Standardvergütungen für die meisten erstattungsfähigen Ausgaben, um den Papieraufwand insgesamt zu vermeiden. Der Umfang der Erstattungen, mit dem sich Ihre Organisation befasst, sollte Ihre Richtlinien vorgeben.
