Das Erstellen einer Rechnung für geleistete Arbeitsstunden oder eine bestimmte Dienstleistung, die an ein anderes Unternehmen oder eine Einzelperson erbracht wird, erfordert einen etwas anderen Ansatz als den Verkauf eines materiellen Produkts. Anstatt einen festgelegten Einzelhandelspreis oder Großhandelspreis einzuholen, berechnen Sie entweder die zu einem vereinbarten Tarif geleisteten Arbeitsstunden oder eine bestimmte Dienstleistung zu einem vereinbarten Preis. Die Rechnungsstellung für erbrachte Leistungen erfordert Detailgenauigkeit.
Teilen Sie Ihren Kunden mit, wann und wie Sie sie für Ihre Arbeit in Rechnung stellen. Wenn Sie vor Beginn eines Projekts einen Teil in Rechnung stellen, müssen Sie Ihre Kunden darüber informieren. Wenn Sie die laufenden Arbeiten in Rechnung stellen und nicht bis zum Abschluss des Vertrages warten, stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde damit einverstanden ist. Viele kleine Unternehmen rechnen elektronisch. Teilen Sie Ihren Kunden mit, dass sie Rechnungen per E-Mail erhalten, damit sie nicht versehentlich gelöscht werden.
Behalten Sie gute Aufzeichnungen. Erfassen Sie die Aufzeichnungen der Arbeitszeiten und der Art der erbrachten Leistungen. Überprüfen Sie Ihre Projektvereinbarung oder Ihren Servicevertrag, um Ihr Gedächtnis bezüglich der spezifischen Bedingungen zu aktualisieren. Überprüfen Sie den Namen und die Adresse. Geben Sie, falls vorhanden, die Rechnungsnummer des Kunden an.Geben Sie ggf. Ihre eigene Aktenreferenznummer an.
Verwenden Sie ein einfaches Format. Dies macht den Rechnungsprozess effizienter. Sie können auch ein Softwareprogramm verwenden, um Ihr Rechnungsformat zu standardisieren. Ihre Rechnung sollte Felder für Rechnungsreferenznummern, Rechnungsdatum, Name und Anschrift des Unternehmens sowie den Namen des Vertragsbediensteten enthalten, an den die Rechnung gesendet wird. Lassen Sie ausreichend Platz, um die erbrachten Leistungen zusammen mit den entsprechenden Projekt- oder Produktcodes darzustellen.
Geben Sie den Rechnungsbetrag an. Die Stunden können die tatsächlich erbrachten Dienststunden zu einem vereinbarten Stundensatz sein oder die spezifischen Dienstleistungen, die Sie für den Rechnungsbetrag erbracht haben. Wenn Sie beispielsweise eine Veranda bauen, haben Sie möglicherweise den Plan erstellt, das Bauholz ausgewählt und das Fundament für den Rahmen während eines Abrechnungszeitraums gelegt. Sie können die Aktivitäten auflisten und einen Pauschalbetrag angeben. Sie können auch jede Aktivität separat auflisten, die Arbeitsstunden angeben und dann den Rechnungsbetrag berechnen, indem Sie die Arbeitsstunden und den Stundensatz multiplizieren.
Fügen Sie gegebenenfalls Unterlagen bei. Wenn Sie beispielsweise zum Ausführen der Aufgaben Kurierdienste oder Duplizierservices verwenden mussten, hängen Sie Kopien der Quittungen an.
