Kritische Informationen zu Ihrem Unternehmen, z. B. Änderungen der Richtlinien oder Hinweise zu anstehenden Besprechungen, müssen Ihren Mitarbeitern mitgeteilt werden. Eine Möglichkeit, Informationen herauszuholen, ist das Erstellen eines Memos. Memos sind einfache Dokumente, die wichtige Informationen enthalten. Sie sagen Ihren Mitarbeitern zuerst, von wem das Memo stammt, an wen es gerichtet ist und worum es geht, und dann werden sie die Nachricht im Memo-Körper ausarbeiten. Schreiben Sie eine Beispielnotiz, um eine Vorlage für zukünftige Memos zu verwenden.
Öffnen Sie ein neues Dokument in der Textverarbeitung Ihres Computers. Geben Sie "TO:" ein und fügen Sie Klammern oder andere Indikatoren ein, um anzuzeigen, dass der Name einer Person in dieses Feld eingegeben werden muss. Drücken Sie die Eingabetaste zweimal, um eine neue Zeile zu beginnen. Geben Sie im zweiten Feld "FROM:" ein und fügen Sie Klammern ein, um anzuzeigen, dass der Name des Absenders in dieses Feld eingegeben werden muss. Drücken Sie die Eingabetaste zweimal, um eine neue Zeile zu beginnen, und geben Sie "RE:" oder "SUBJECT:" ein. Fügen Sie Klammern ein, um anzugeben, dass der Inhalt der Notiz hier ausgefüllt werden muss.
Drücken Sie die Eingabetaste zweimal und verwenden Sie die Unterstrich-Taste, um eine Linie über die gesamte Seite zu ziehen. Hierbei wird zwischen dem einführenden Feld und dem erläuternden Feld - oder Hauptteil der Notiz - unterschieden, das unten zu schreiben ist.
Schreiben Sie ein oder zwei Sätze unter die in Schritt 3 erstellte Zeile, um zu erläutern, dass der Memo-Zeichner diesen Platz verwenden muss, um den gesamten Inhalt des Memos zu erläutern.
Geben Sie am Ende des Mustermemos ein Leerzeichen ein, damit der Zeichner seinen Namen unterschreiben und Anhänge des Memos notieren kann.
