Ein Front-Office-Manager, der manchmal als Empfangsdame oder Angestellter bekannt ist, nimmt eine Vielzahl von Rollen wahr. Diese kundenorientierte Position, die normalerweise in der Hotellerie zu finden ist, dient sowohl der Kontaktaufnahme mit den Kunden als auch der Erfüllung von Front-Office-Geschäftstätigkeiten. Obwohl die Verantwortlichkeiten und Vergütungen von Organisation zu Organisation und sogar innerhalb von Unternehmen sehr unterschiedlich sind, teilen sich viele Front-Office-Manager eine Reihe von grundlegenden Aufgaben.
Kundenschnittstelle
Front-Office-Manager stehen häufig in Kontakt mit Kunden und begrüßen sie häufig, wenn sie die Einrichtung betreten, beantworten Anfragen und generieren Verkäufe. Gemäß einer allgemeinen Jobbeschreibung, die auf der Karriereseite des Career Builder veröffentlicht ist, können Front-Office-Manager Zahlungen von Kunden erhalten und verarbeiten und bei Bedarf Quittungen bereitstellen. Laut Career Builder befassen sich Front-Office-Manager in einigen Fällen auch mit problematischen Kunden oder Gästen und beauftragen entsprechendes Sicherheitspersonal mit der Sicherheit der Kunden. Je nach Organisation kann ein Front-Office-Manager mit allen Gästen oder nur mit den als sensibel oder wichtig eingestuften Gästen kommunizieren.
Büromanagement
Front-Office-Manager stellen sicher, dass das Front-Office des Unternehmens weiterhin effizient funktioniert. Die Verwaltung des Büros kann eine Analyse der Ausgaben umfassen, um die Kosten zu minimieren, wie in einer Jobbeschreibung auf der Website des Hotels Mule zu finden ist. Einige Manager überprüfen die täglichen Logbücher, um sich über die Geschäftsaktivitäten zu informieren. Front-Office-Manager sollten mit typischen Büroanwendungen wie Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungsprogrammen vertraut sein. Laut der Beschäftigungswebsite The Job Fool können Mitarbeiter in dieser Position auch firmeneigene Systeme zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs verwenden.
Kundenerlebnis verwalten
Mitarbeiter in einer Front-Office-Managerposition haben eine beträchtliche Verantwortung dafür, dass Kunden und Gäste vorbildlichen Service erhalten. Neben der einfachen Interaktion mit Kunden und der Bewältigung von Sicherheitsfragen fungieren Front-Office-Manager auch als zentrale Anlaufstelle für Kundenbeschwerden und eskalierte Probleme. Front-Office-Manager genehmigen möglicherweise als Reaktion auf Kundenverhandlungen Werbe-Raten, wie aus einer Stellenbeschreibung im Hotel Mule hervorgeht. Einige Front-Office-Manager haben die Befugnis, unzufriedenen Gästen Rabatte, Servicegutschriften oder kostenlosen Service zu gewähren. Die Front-Office-Manager arbeiten möglicherweise auch mit anderen Gruppen innerhalb des Unternehmens zusammen, wie z. B. der Reinigung und der Wartung, um sicherzustellen, dass die Gäste bei der Ankunft ein sauberes, voll funktionsfähiges Gebäude sehen.
Personalüberwachung
Je nach Organisation können Front-Office-Manager für die Überwachung der Hotelmitarbeiter verantwortlich sein. Aufsichtsaufgaben können laut The Job Fool die Einplanung des Personals zur Befriedigung der Kundennachfrage, die Planung und Zuweisung von Arbeit sowie die Entwicklung der Mitarbeiterkommunikation umfassen. Front-Office-Manager können regelmäßige Besprechungen mit Mitarbeitern planen und durchführen und sogar mit den Leitern anderer Abteilungen zusammenarbeiten, um die Erfüllung der organisatorischen Aufgaben sicherzustellen. In einigen Fällen entwickeln Mitarbeiter in dieser Position Schulungen und bieten Schulungen an, um die Mitarbeiter über die sich ändernden Geschäftspraktiken auf dem Laufenden zu halten.
