Als die Unternehmen anfingen, Computer in großer Zahl zu verwenden, kündigten die Experten das Kommen der "papierlosen Gesellschaft" an. Die Computerrevolution hat immer noch einen Weg, um dieses besondere Versprechen einzuhalten. Trotzdem migrieren traditionell papierbasierte Prozesse - sowohl geschäftlich als auch privat - immer häufiger zu mehr computerisierten Formularen, und das aus sehr guten Gründen.
Unterlagen
Der Computer hat die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten sehr einfach und flexibel gemacht. Im Gegensatz zu einer Schreibmaschine bieten computergestützte Textverarbeitungsprogramme eine nahezu unbegrenzte Auswahl an Stilen, Schriftarten und Formaten für Dokumente. Tippfehler können auf dem Bildschirm leicht korrigiert werden, ohne dass Korrekturflüssigkeit oder Korrekturband erforderlich ist. Ganze Textblöcke können problemlos von einem Dokument in ein anderes kopiert werden, ohne dass eine erneute Eingabe erforderlich ist. Fotos und andere Grafiken können mit sehr geringem Aufwand in das Dokument aufgenommen werden.
Freigeben
Das Freigeben von Dokumenten mit einem Computersystem ist einfach. Es ist nicht erforderlich, physische Kopien des Dokuments anzufertigen und diese anschließend per Post oder Fax an die Empfänger zu senden. Ein in einem Computersystem hinterlegtes Dokument kann mit allen anderen Benutzern geteilt werden, die Zugriff auf dieses System haben, indem sie einfach das Dokument auf ihrem eigenen Computerbildschirm anzeigen lassen. Dokumente können außerhalb des Unternehmens freigegeben werden, indem das Dokument einfach an eine E-Mail angehängt wird, die an den Empfänger gesendet wird.
Einreichung
Der Zweck des Archivierens besteht nicht nur darin, Dokumente zu speichern, sondern sie auch leicht zugänglich zu machen. Der Computer zeichnet sich dabei so aus, wie es der einfache Aktenschrank nie konnte. Dokumente, die in einem Computersystem abgelegt werden, werden automatisch vom Dateikontrollsystem des Computers indiziert. Diese Indizes werden vom System automatisch aktualisiert und verwaltet, unabhängig davon, wie oft das Dokument verschoben oder bearbeitet werden kann. Dokumente können sogar gefunden werden, indem der Computer eine große Anzahl von Dokumenten nach bestimmten Wörtern oder Ausdrücken durchsucht. Außerdem können computergestützte Ablagesysteme eine große Anzahl von Dokumenten auf einem winzigen Bruchteil des Platzes speichern, den physische Ablagen benötigen.
Funktionalität
Ein elektronisches Dokument kann nicht nur eine elektronische Darstellung eines statischen Papierdokuments sein, sondern kann zu einer wirklich interaktiven Einheit werden. Beispielsweise kann eine elektronische Version eines Ausfüllformulars die Eingabe von Daten in das Dokument mit Echtzeitfehlerprüfung und -prüfung ermöglichen. Berechnungen und Funktionen können direkt in das Dokument integriert werden. Ein bestehender Kunde kann beispielsweise in einem elektronischen Dokument aufgeführt werden, indem das Dokument die Kundendatenbankdatei des Computers verwendet, damit der Benutzer den Namen des Kunden einfach aus einer Liste aller Kunden in der Datei auswählen kann. Die in das Dokument integrierte Logik überträgt dann automatisch die Informationen des Kunden, einschließlich Adressen, Kundennummern oder andere gewünschte Daten, in das Dokument.
Sicherheit
Die physische Sicherheit der Akten eines Unternehmens ist von größter Bedeutung. Dateien müssen gegen physische Beschädigung oder Zerstörung gesichert werden. Der Zugriff auf Dateien durch nicht autorisiertes Personal muss ebenfalls verhindert werden. Ein computergestütztes Ablagesystem vereinfacht diese Aufgaben. Kopien computergesteuerter Dateien können einfach erstellt und an verschiedenen Orten gespeichert werden, sowohl auf mehreren Computerplattformen innerhalb des Netzwerks als auch auf Wechselmedien, um physisch außerhalb des Standorts zu speichern. Dateien im Computersystem können auch verschlüsselt werden, um sie für Personen unlesbar zu machen, die keine Berechtigung zum Anzeigen der Dateien haben.
