Um einen Beschaffungsprozess zu rationalisieren, müssen bestimmte Einkaufsschritte erstellt werden, um die Zeit zwischen der Anforderung einer Person und dem Erhalt einer Person zu minimieren. Basierend auf Ihrem aktuellen Einkaufsprozess können Sie Ihr System rationalisieren, indem Sie die beteiligten Personen ändern, mehr Kaufberechtigung erteilen und bestimmte Lieferantenrichtlinien festlegen.
Schwachstellen identifizieren
Der erste Schritt zur Optimierung Ihres Beschaffungsprozesses besteht darin, zu ermitteln, warum Sie dies tun möchten. Sie könnten zu viel ausgeben. Ihre Mitarbeiter sind möglicherweise weniger produktiv, weil sie auf die Ausrüstung warten müssen, die sie benötigen. Ihre Kunden sind möglicherweise unglücklich, da Sie nicht schnell genug Material zur Auftragserfüllung erhalten können. Ihre Formulare oder sogar das Fehlen effizienter Unterlagen können Engpässe verursachen. Sobald Sie wissen, was Ihre Einkaufsprobleme sind, können Sie Ihren Prozess untersuchen, um herauszufinden, was das Problem möglicherweise verursacht.
Zentralisieren oder Dezentralisieren
Eine Möglichkeit, Ihren Einkaufsprozess zu rationalisieren, ist die Zentralisierung mit einer Person oder Abteilung. Anstatt dass ein Mitarbeiter zu ihrem Abteilungsleiter geht, geht er zum Chief Operating Officer, der dann zum Finanzmanager geht und es Mitarbeitern ermöglicht, Anforderungen direkt an einen Beschaffungsagenten zu senden. Dies kann die Zeit verkürzen, die für die Genehmigung von Einkäufen erforderlich ist, da eine Person für die Zeitleiste verantwortlich ist.
Wenn Sie bereits über einen solchen zentralisierten Einkaufsprozess verfügen, kann dies Ihr Problem sein. Dies kann passieren, wenn der Einkäufer mit Anfragen überfordert ist, die er recherchieren muss. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie zunächst die Einkäufe durch die Abteilungsleiter genehmigen lassen, die sie dann der Finanzabteilung vorlegen. Um diese Art von System optimal zu nutzen, erstellen Sie ein Fälligkeitsdatum für alle Ihre Formulare, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten wissen, wann eine Bestellung fällig ist, und dass sie zur Verantwortung gezogen werden.
Beschaffung erhöhen
Eine andere Methode zur Rationalisierung des Einkaufs besteht darin, mehr Mitarbeitern die Berechtigung zum Kauf zu geben. Dies kann zu Mehrausgaben führen, wenn Sie keine spezifischen Parameter festlegen, z. B. welche Waren und Dienstleistungen ein bestimmter Mitarbeiter kaufen kann, eine Obergrenze für die Anzahl der Einkäufe, die er tätigen kann und welche Anbieter er verwenden kann. Erwägen Sie, Mitarbeitern die Befugnis zu geben, kleinere Einkäufe zu tätigen, insbesondere regelmäßige Einkäufe, wie zum Beispiel Bürobedarf. Wenn Sie die Kreditkartennutzung der einzelnen Mitarbeiter kontrollieren können, geben Sie diese an Mitarbeiter mit Einkaufsbehörden aus. So können Sie online Einkäufe tätigen, Einkäufe tätigen oder telefonisch einkaufen, ohne einen Scheck oder eine Kreditkarte von der Buchhaltungsabteilung anfordern zu müssen. Erstellen Sie strenge Unternehmensrichtlinien für die Verwendung von Firmenkreditkarten.
Vorab genehmigte Anbieter
Wenn die Mitarbeiter bei jedem Einkauf Nachforschungen anstellen und bestätigen müssen, erstellen Sie eine Liste der zugelassenen Anbieter, die sie verwenden können. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie mit Lieferanten zusammenarbeiten, die Sie kennen, und möglicherweise zu umfangreichen Käufen führen, die zu Lieferantenrabatten führen können. Richten Sie ein Einkaufssystem mit zugelassenen Anbietern ein, damit Sie nicht jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter einen Einkauf tätigt, einen Kreditbericht über Sie erstellen müssen. Geben Sie den Anbietern eine Liste der Mitarbeiter, die Einkäufe tätigen können, oder verwenden Sie einen von Ihnen angegebenen Kaufcode des Unternehmens, um Mitarbeiter auszuwählen. Durch eine Angebotsanfrage oder -vorlage, die Ihre Mitarbeiter verwenden können, wenn sie mehrere Angebote für einen Job benötigen, wird der Prozess vereinfacht, da die Mitarbeiter keine Angebotsunterlagen erstellen müssen.
Verbessern Sie die Einkaufsplanung
Wenn Sie im Voraus wissen, dass Sie bestimmte Waren und Verbrauchsmaterialien kaufen müssen, planen Sie diese Einkäufe in langsamen Zeiten in Ihrem Unternehmen frühzeitig ein. Dies kann dazu beitragen, Einkäufe zu reduzieren, die in einem Meer von Papierkram verloren gehen, was Abfragen auf Abteilungsebene und beschleunigte Anforderungen erfordert. Bitten Sie Ihre Abteilungsleiter, vierteljährliche Kaufanfragen, einschließlich Liefertermine, einzureichen, und lassen Sie Ihren Einkäufer einen Kalender für den Einkauf anlegen.
