Ein Audit ist ein formales Verfahren, das ein Audit Officer ausführt, um zu sehen, wie ein Unternehmen funktioniert und wie es sich verbessern kann. Es gibt verschiedene Arten von Prüfungen, z. B. Leistung und Finanzen, die jedoch alle dem gleichen grundlegenden Verfahren entsprechen. Das Verfahren ist in der Regel in vier Hauptabschnitte gegliedert, einschließlich anfänglicher Planung, Feldarbeit, Berichterstattung und Nachbereitung der Schließung.
Verfassen Sie ein vorläufiges Benachrichtigungsschreiben und senden Sie es an den zu prüfenden Kunden oder die geprüfte Abteilung. Geben Sie an, wann die Prüfung stattfinden wird, wie lange Sie davon ausgehen, wie lange Sie damit rechnen, welche Aufgabe der Abschlussprüfer hat, wenn es sich nicht um den Prüfer handelt, und eine Checkliste der Daten, die Sie während der Prüfung suchen und benötigen werden.
Planen Sie ein Meeting mit den Verantwortlichen des Unternehmens oder der Abteilung. Definieren Sie die Ziele und den Umfang des Audits mit den Managern und ermitteln Sie, welche Ressourcen verfügbar sind. Erhalten Sie auch ausführliche Informationen zu Unternehmens- oder Abteilungsprozessen. Erlauben Sie den Managern, ihre Bedenken bezüglich der Prüfung auszudrücken oder Fragen zu stellen.
Führen Sie eine Grundbefragung des Unternehmens oder der Abteilung durch. Der Zweck der Umfrage ist es, das, was Sie in der Manager-Besprechung gelernt haben, zu ergänzen und Ihnen dabei zu helfen, die Ziele, Abläufe und aktuellen Kontrollmechanismen des Unternehmens, z. B. Autorisierungsverfahren, besser zu verstehen.In dieser Phase können verschiedene Daten wie das Unternehmenshandbuch und Arbeitnehmererklärungen hilfreich sein.
Formulieren Sie einen grundlegenden Feldarbeitsplan, der auf den Informationen basiert, die durch das Meeting und die Umfrage gewonnen wurden. Der Feldarbeitsplan beschreibt, wie Sie die restlichen Daten erhalten, die Sie verwenden. Sie kann je nach Elementen variieren, z. B. die Stärke der Unternehmenskontrollen.
Sprechen Sie mit den Mitarbeitern, um Dokumente zu sammeln - diese variieren je nach Prüfungsart, die Sie durchführen - und erhalten eine Vorstellung von den Vorgängen im Unternehmen. Fragen Sie, was das Unternehmen ihrer Meinung nach gut macht und was verbessert werden könnte und warum.
Überprüfen Sie die von Mitarbeitern gesammelten Dokumente. Überprüfen Sie auf Eingabefehler oder widersprüchliche Informationen. Wenden Sie sich an die Mitarbeiter, um zu erfahren, ob sie eine angemessene Erklärung für die Fehler oder Konflikte haben.
Vergewissern Sie sich, dass die Dokumentation und Verfahren den Unternehmensrichtlinien und anderen örtlichen, staatlichen oder bundesstaatlichen Vorschriften entsprechen.
Testen Sie die Kontrollen, die das Unternehmen oder die Abteilung hat. Testen bedeutet lediglich, dass Sie die Dokumentation für bestimmte Transaktionen - normalerweise irgendwo in der Nähe von 24 bis 36 - genauer betrachten. Je mehr Fehler oder Unstimmigkeiten Sie in den Dokumentationen und Interviews finden, desto wichtiger ist dies. Wenn die Dokumentation anfänglich zeigt, dass die Steuerelemente einwandfrei funktionieren, müssen Sie in diesem Schritt möglicherweise nicht viel tun. Audits, die keine Kontrollen testen, folgen einem inhaltlichen Ansatz.
Formulieren Sie einige erste Meinungen über das Unternehmen oder die Abteilung und darüber, wie es funktioniert oder verbessert werden kann. Geben Sie dem Unternehmen oder den Abteilungsleitern Feedback und bitten Sie sie um eine schriftliche Antwort auf Ihre Empfehlungen und erste Ergebnisse. Die Antwort sollte erläutern, wie die Manager die von Ihnen isolierten Probleme beheben möchten.
Erstellen Sie einen groben Entwurf Ihres Prüfberichts. Der Bericht muss Hintergrundinformationen enthalten und den Umfang der Prüfung beschreiben. Es muss auch zeigen, was Sie gefunden haben und welche Empfehlungen auf diesen Ergebnissen basieren, sowie Kopien oder Auszüge aus den Antworten der Manager.
Treffen Sie sich noch einmal mit Managern und besprechen Sie Ihren groben Bericht. Stellen Sie ihnen Kopien zur Verfügung und beantworten Sie eventuelle Fragen der Manager. Das Ziel dieses Meetings ist es sicherzustellen, dass die Manager alles, was Sie getan haben, verstehen und was sie tun müssen, um sich zu verbessern.
Bearbeiten und bearbeiten Sie Ihren Bericht, um einen endgültigen Entwurf zu erstellen. Der endgültige Entwurf sollte die Ergebnisse der Audit-Überprüfungssitzung enthalten. Verteilen Sie den endgültigen Entwurf an die Manager.
Wenden Sie sich innerhalb von sechs bis zwölf Monaten an die Abteilung oder das Unternehmen, um herauszufinden, ob das Unternehmen oder die Abteilung Änderungen vorgenommen hat, um die während der Prüfung festgestellten Probleme zu beheben.
Schreiben Sie den Geschäftsführern einen förmlichen Brief, in dem Sie angeben, was Sie während des Follow-ups gelernt haben und welche zusätzlichen Arbeiten erforderlich sind. Wenn das Unternehmen oder die Abteilung die Erwartungen erfüllt hat, geben Sie dies in dem Schreiben an und geben Sie an, dass Sie die Prüfungsziele erreicht haben, dass Sie die Prüfung abschließen.
Tipps
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Seien Sie auf Spannungen während des Auditprozesses vorbereitet. Die Leute sind oft nervös wegen Fehlern, die Sie möglicherweise finden, auch wenn die Fehler unschuldig sind, da zu viele Fehler bedeuten, dass ihre Jobs auf dem Spiel stehen. Versichern Sie ihnen, dass es Ihre Aufgabe ist, einfach Nachforschungen anzustellen und keine Belohnungen oder Strafen zu geben. Erklären Sie immer den genauen Grund, warum Sie bestimmte Daten anfordern, damit die Mitarbeiter Ihre Gründe verstehen.
