Die Kreditorenbuchhaltung ist ein kritischer Teil Ihrer Finanzaufzeichnungen und kann ohne sorgfältige Abstimmung und Kontrolle Betrug unterliegen. Starke Rechnungsprüfungsverfahren können die Richtigkeit und Aktualität Ihrer Rechnungszahlungen gewährleisten. Die Prüfverfahren mit den besten Kreditoren ermöglichen eine Mischung aus täglichen Prüfungen, routinemäßigen internen Kontrollen und externen Prüfverfahren.
Routineverfahren
Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sollten täglich ausgeglichen werden, um die Zahlungen mit den erfassten Buchungen abzugleichen. Jede Abweichung zwischen dem gezahlten Gesamtbetrag und dem erfassten Gesamtbetrag sollte sofort geprüft und abgeglichen werden. Die Aufsicht über das Management aller an der Kreditorenbuchhaltung beteiligten Personen sollte streng sein und eine routinemäßige Überwachung der Aktivitäten umfassen. Manager sollten geschult werden, um auf Anzeichen eines Fehlverhaltens von Kreditoren zu achten.
Sign-off-Verfahren, die zur Erstellung eines Prüfpfads beitragen, sollten erlassen werden. Diese Abzeichnungen sollten die Überprüfung der täglichen Abstimmungen durch das Management, monatliche Diskrepanzberichte und Einzelabnahmen für große Transaktionen umfassen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind.
Interne Kontrollen
Interne Kontrollen für Kreditoren sollten Unterschriftenanforderungen nach Zahlungsbeträgen enthalten. Erwägen Sie die Implementierung mehrerer Signaturanforderungen. Zum Beispiel könnten Sie die Unterschrift eines Buchhaltungsleiters für Gegenstände von mehr als 5.000 USD, eine Unterzeichnung durch die Geschäftsführung für Gegenstände über 10.000 USD und die doppelte Signatur für Zahlungen über 25.000 USD verlangen. Passen Sie Ihre Signaturanforderungen an Ihre Einnahmen und die Anfälligkeit Ihres Unternehmens für Betrug an, um maximalen Nutzen zu erzielen.
Einführung von Routinekontrollverfahren für Kreditoren. Fügen Sie Stichproben für einzelne Zahlungen hinzu, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Überprüfen Sie beispielsweise täglich fünf Verbindlichkeiten, überprüfen Sie den Zahlungsbetrag und die Informationen zum Zahlungsempfänger und stellen Sie sicher, dass die Buchhaltungsunterlagen korrekt abgeschlossen wurden.
Während des Buchabschlussverfahrens am Ende eines Monats oder eines Finanzzeitraums können Sie alle Abrechnungsarbeiten einschließlich der Summensummen und Kontenabstimmungen abzeichnen. Führen Sie außerdem einen laufenden Bericht aus, der die Zahlungsebenen anhand der Kreditorenverarbeitung überwacht. Wenn das Zahlungsniveau plötzlich steigt oder fällt, kann eine automatische Untersuchung der Ursachen potenzielle Probleme abwenden.
Externe Audits
Die meisten externen Audits beinhalten die Kreditorenbuchhaltung als Testbereich. Bei externen Prüfungen sollte eine detaillierte Auflistung der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen vorgenommen werden, und die Gesamtsummen von den Details über alle Buchhaltungsaufzeichnungen bis zur Gesamtsumme der Bankverfolgung sowie die Auszahlungen der Banken einbezogen werden. Ausgewählte Elemente sollten für eingehende Tests ausgewählt werden. Ausgewählte Zahlungsempfänger sollten kontaktiert werden, um den Eingang der Zahlungen zu überprüfen. Darüber hinaus sollten Routineabgleiche auf Genauigkeit und logische Verarbeitung überprüft werden. Alle Abstimmungen mit großen Abweichungen sollten vollständig untersucht werden.
Externe Audits sollten auf nicht erfasste Verbindlichkeiten prüfen. Erwägen Sie die Auswahl aller Rechnungen über einen bestimmten Schwellenwert und eine zufällige Auswahl von Routinenrechnungen zur eingehenden Prüfung. Sehen Sie sich die Auszahlungsunterlagen an, Gutschriften für Retouren, erhaltene oder nicht in Rechnung gestellte Waren und rechnungsspezifische Konten. Stellen Sie sicher, dass jede Rechnung im richtigen Zeitraum ordnungsgemäß erfasst wird. Überprüfen Sie das Konto auf, um zu sehen, ob es als Verbindlichkeit verbucht wurde oder ob es ordnungsgemäß aus dem Zeitraum ausgeschlossen wurde.
